档案主题检索中导词的运用，本文主要内容关键词为：档案论文,主题论文,中导词论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1、引言
用户查找档案，一是查阅利用单份文件或互不相关的数份文件，二是查阅一批同一主题内容的全部文件，如某一科研任务形成的全部档案，某一项工程形成的全部档案，某一次会议形成的全部档案等。前者称为“特性检索”，检索入口比较具体、清楚，对标引的专指性要求较高，希望查得准；后一般称为“族性检索”，用户往往要求查得尽可能全。本文探讨在档案主题检索中运用导词提高查全率、查准率问题。
2、导词及其在主题检索中的作用
2.1导词的概念
在主题检索工具中，主题卡片的排列称之为主题索引，它一般由引得款目、说明款目和二次文献及其代号组成。在所有的主题目录、主题索引或机读式文档中，具有直接引得功能的款目，称为引得款目。引得款目即所谓检索入口的款目，构成引得款目的主题词，称为导词①。
2.2导词在档案主题检索中的作用
2.2.1导词是档案主题目录、主题索引和机读式倒排文档的排序依据。在档案主题检索中，它是利用者首先要考虑的检索点，即通常所说的检索入口。因此，可以认为在档案著录标引中，即使选用了正确的标引词，但不能正确选择导词，则仍然不可能使相同主题的档案集中在相应的引得款目之下，从而不能保证检索时查全查准。从这个意义看，档案主题标引的质量，在很大程度上取决于异词选取是否恰当。
2.2.2导词的选择规定了档案主题检索工具的引得深度。一份档案的引得深度是指标引时选用的导词数。检索工具的引得深度即指检索工具中各份档案的导词平均数。
2.2.3在手工检索的主题目录中，导词的选择直接决定了主题检索工具的体积与编排工作量。显而易见，导词多少与检索体积和编排工作量成正比，导词越多检索工具体积越大，所需的编制工作量及相应的人力物力也越大。
3、如何选取导词
在叙词型检索工具中，主题词呈现为散组形式，即标引在同一条目的主题词之间，没有固定的组配关系。因此，需要在其中选出某些词为导词。
3.1优先选用与检索工具的内容直接相关的专业主题词
由于选导词要受到检索工具专业内容的影响，同一主题的档案在不同单位的检索工具中，其导词也不完全相同，当某一主题单元的几个标引词都是专业主题词时，应优先选择表达其主题中心概念的主题词为导词。
3.2原则上选取比较专指的主题词
因为在较专指的主题词下集中的档案材料较少，更能发挥主题法的特性检索功能，以提高查准率。检索泛指的主题词，一般标引频率都高，如果不对这种词作为导词加以限制，即在其下集中的文件材料相当多，势必增加编制工作量及检索工具的体积，也不利于提供利用。
3.3通用的方面词一般不选为导词
像“理论”、“可靠性”这种通用方面词，在综合型检索工具中一般不能选为导词，因为这类词没有检索意义。但是，对某些专业面窄的检索工具，用通用方面词为导词时有一定检索意义时则可选用。
3.4交叉组配的一方被选做导词时，另一方也应选作导词
如“党员作家”这一主题概念，是由“党员”和“作家”这两个主题词组配而成，且都可以作导词选用，要组配成“党员作家”引得款目，则应将“党员”和“作家”这两个词都作为导词使用。
3.5在选择表示事物主体的主题词为导词时，应考虑其一致性
在进行档案主题标引中，有些表示事物主体的对主体概念起限定作用专业词可以选为导词，也可以不选为导词，在具体运用中往往会出现选择的不一致性，导致检索误差。要解决这个问题，就要根据检索系统的要求，作出更具体的规定。如果检索系统要求较高的引得深度，导词可以多选，否则，导词的选择应当从严。
3.6具有检索意义的名称、型号代号可以作为导词
在科技档案标引中可以将任务、工程、课题、设备、项目、产品等的名称或者型号代号作为导词使用，文书档案中的机构名称、番号、代号以及人名具有检索意义时，也可以作为导词选用。
4、导词在档案主题检索中的运用
4.1档案主题标引时，对同一问题的档案要选用相同的导词。选词应该准确、恰当，尽量避免使用上位概念或下位概念词。具体标引时，要对档案内容进行细划，使问题与导词相对应，提高档案查准率。
4.2对相互联系的一对或一组文件也要注意标引上同一导词。如请示和批复、问文和答文、通知和补充通知、计划和调整计划、原发文件和转发文件、一次会议所形成的全部文件等。因为它们之间有着紧密的联系，失去一份就使另外一份或一些文件使用价值大大降低，用一个导词将其“集合”在一起，则可保证其内在联系的完整性，保证查全率。
4.3选取导词时，既要考虑机关职能，也要考虑问题归类，一般来说按问题归类选要好一些，它不受机构和职能变化的影响，可以保证较长时间的稳定性。
4.4导词选择时的内涵范围，外延大小，应根据立档单位档案情况而定。标引人员应对档案主题进行科学分类，选取的导词尽量与之相对应。这就要求标引人员熟悉立档单位及其所属职能机构业务范围和工作分工，了解全宗内各类档案的大概数量，宜粗则粗、宜细则细。
注释：
①傅兰生《主题标引与索引技术》，科学技术文献出版社，1987年3月版
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