档案信息化管理过程中的SWOT分析
徐 琼 上海嘉定区住宅建设综合开发有限责任公司
摘要： 信息技术的成熟给各行业的发展带来了契机，但同时也给企业档案管理提出了新的要求。为更好应对新时期的发展机遇和挑战，企业在档案信息化管理的过程中需要正确意识到内部环境中的优势与劣势，以及外部市场环境带来的机会与威胁，通过这种“内外兼修”的办法来不断优化档案信息化管理的成效，才能更好凸显档案管理工作的服务作用和政治作用。因此，本文主要从SWOT分析的角度来对企业档案信息化管理的相关内容做出阐述，并针对其存在的优势、劣势、机会、威胁提出应对策略，以促进档案事业的不断发展。
关键词： 档案管理；信息化；SWOT分析
一、S WOT分析的概述
所谓SWOT分析，就是根据企业所处的内外部环境，来深入探讨研究对象的优势S(strengths)、劣势W(weaknesses)、机会O(opportunities)、威胁T(threats)，并运用科学的思想和管理办法，将这四个因素进行相互匹配分析，从而得出结论，最终为企业的经营决策提供客观的参考依据(如表1)。该分析方法最早见于1971年，由哈佛安德鲁斯在《公司战略概念》一书中提出，后经不断的完善和发展，SWOT分析得以广泛应用于各个领域，并取得了明显成效。从总体上看，SWOT主要包含了企业内部环境(优势、劣势)和外部市场环境(机会、威胁)的内容，以帮助管理者更好掌握企业的实际情况，进而发挥优势、把握机会、弥补劣势、规避威胁。
寿险公司财务风险管理是一项纷繁复杂的综合性工作。因此，在对其进行管理过程当中一定要依据寿险公司日常业务经营状况，采用科学合理的方法来对其进行综合管控，进而提升寿险公司财务决策水平，快速形成多元化发展模式。另外，相关管理人员在制定实施综合监督管理机制时，一定要围绕“以人为本”的发展理念，建立整套风险管理体系来规避财务风险的发生，不断优化资本结构，强化内控管理，提升公司整体风险管控能力，持续推动寿险公司的合规、稳健经营。
表1：SWOT分析
二、档案信息化管理的S WOT分析
1.优势S(strengths)
从档案管理的作用来看，其可以真实记录企业的各项业务往来，并且为管理者提供各种数据支持，这为企业经济效益和管理水平的提高打下了坚实的基础。因为档案管理所产生的信息较多，传统手工档案管理难以对复杂多变的信息内容做出有效的管理，所以档案信息化管理成为了大势所趋，并且受到了诸多管理者的重视。促进档案信息的数字化发展，一方面便于档案管理人员对这些信息进行录入、归类和保存，另一方面可有效减少重复工作，促进档案管理工作效率的提高，从而增强了档案信息的利用价值。
2.劣势W(weaknesses)
传统的档案管理只是一项负责企业历史文件的工作，其不能直接给企业带来经济效益，所以受传统思想的影响，档案管理工作在部分企业中的地位一直不高。具体体现于以下几个方面：首先在资金方面，部分企业在档案管理中的资金投入较少，这就使得档案信息化建设容易存在资金不足的问题，进一步降低了其在企业中的地位；然后在基础设施方面，部分企业内部还未完善计算机的软硬件设施建设，或者存在基础设施配置与实际档案管理工作不相符的问题，最终影响到档案管理工作的成效；最后在资源开发方面，企业的档案信息化建设还处于初级阶段，缺少向管理者提供更深层次信息服务的功能，这使得档案资源开发与实际需求存在较大的出入，难以满足企业的发展需求。
3.机会O(opportunities)
随着越来越多的人意识到档案信息化管理的重要作用后，档案管理工作的地位得以有效提高，进而容易获得更多的资源倾斜，这就为开展档案信息化建设提供了较高的可能性。另外从宏观角度来看，促进企事业单位电子政务管理的发展，成为了我国重要的政策需求，新的档案相关法律法规及规范要求得以出台，从而营造出了档案信息化建设的有利环境。
4.威胁T(threats)
基于上述的SWOT分析，笔者认为可从以下四个方面来对各因素进行有机组合(如表2)，进一步完善档案信息化管理的战略规划。
三、档案信息化管理的对策分析
信息化建设在给档案管理工作带来高效率和便捷性的同时，也会因为互联网的共享性、匿名性和开放性等特征，给档案管理工作带来安全问题。在互联网环境中，档案信息都是以数据的形式来进行存储和传送的，一旦网络安全受到威胁，轻者造成档案信息的丢失，影响到后续工作的持续开展，重者导致内部资料和商业机密的外泄，给企业带来重大的经济损失。而且人才流失也是档案部门较为常见的问题，究其原因，还在于档案管理工作的薪酬待遇较为有限，难以吸引和留住高素质的人才，部分档案管理人员也仅是把该项工作当作跳板，当遇到更加优越的岗位时，就会另谋他就。
企业在取得相应的内部优势时，也需要把目光转向于外部市场环境，以尽早发现市场中的潜在风险，并通过多种经营战略的方式来降低风险，促进企业的可持续发展。对档案管理而言，虽然信息化建设可以给企业的档案管理提供诸多便利，但管理者也需要充分意识到该过程所带来的网络安全问题以及人才流失问题。在网络安全方面，企业为防止病毒、黑客等侵入内部网络，就需要在设备购置和网络系统的建设环节，尽可能从正规途径购买软硬件，并且在平时加强对设施的管理和维护，减少人为因素和管理环节带来的网络安全风险。因为档案信息化建设的各项工作都需要人的参与，所以在人才队伍建设方面，企业要适当优化对人才的待遇，对于专业素质过硬、表现优异的人才，要给予其职业发展的空间，提高员工对企业的责任感和归宿感。必要时，企业可对外公开招聘档案管理及计算机方面的专业人才，切实将“人”作为企业发展的第一资源，这样才能逐步提高企业档案管理的信息化水平。
表2：SWOT战略模型
1.优势-机会(SO战略)
该战略将最大程度利用企业内部的优势及外部环境中的机会，实现研究对象的优势化发展，这也是最为理想的战略规划。对档案管理而言，互联网和信息技术的不断成熟给档案信息化建设提供了先决条件，所以企业应该充分把握这一契机，以借助计算机这一媒介来对传统档案管理进行优化，力求在内部构建出高度信息共享的局域网，便于档案管理人员以及档案信息的使用者可以随时随地、随心所欲地开展工作，这样工作效率自然得以有效提高。另外，档案管理人员要充分意识到信息化建设的重要性，在企业完善相关的基础设施后，要积极响应档案信息化的要求，以不断提高自身的专业素质和业务能力，便于更好胜任信息化办公的需要。
2.优势-威胁(ST战略)
Spark Streaming是一个对实时数据流进行高通量、容错处理的流式处理系统，可对多种数据源(如Kdfka、Flume和Twitter)进行类似Map、Reduce和Join等的复杂操作，并将结果保存到外部文件系统、数据库中或应用到实时仪表盘上。采用Spark Streaming流处理框架主要是因为对客流数据的采集为实时采集、实时计算，可结合后期接入的视频、图片数据，通过该框架对流数据进行快速处理。
长江河道采砂管理能力建设，是指为增加长江河道采砂管理能力所进行的各项投入和开展的相关工作，包括硬件建设和软件建设两个方面。硬件建设是指人、财、物层面的建设，软件建设是指法规、制度和管理办法层面的建设。“长江河道采砂管理合作机制”的形成，标志着长江河道采砂管理能力建设从制度层面得到了加强。
3.劣势-机会(WO战略)
在意识到企业内部劣势的同时，管理者要充分借助外界的力量来逐渐改进内部的弱点，进一步明确今后的发展方向。对档案管理而言，虽然在信息化建设的过渡阶段以及初步实施阶段会面临诸多的问题，这些问题会在短期内给档案管理工作的开展带来一定的难度，但管理者和档案管理人员要将眼光放长远，一方面针对目前存在的问题，不断优化管理方法和信息化技术，确保档案管理工作可以尽快步入正轨，另一方面要制定出更深层次的信息服务目标，进而投入更多的人力、物力和财力，以为档案管理的信息化建设提供更加有利的环境。
4.劣势-威胁(WT战略)
在市场竞争越发激烈的当下，企业往往会面临内忧外患的局面，即相对于其他企业而言，企业内部存在诸多不足之处，并且外部市场环境充满了风险性和不确定性。面对如此情况，企业就需要采用防御型战略，以通过降低风险的办法来度过“寒冬”。对档案管理而言，管理者要意识到信息化建设是一项长期的、复杂的过程，一蹴而就的结果往往是得不偿失。因为档案管理信息化建设过程中的诸多问题，并非优化管理就能够实现的，其还涉及到资金和技术方面的问题。所以，企业可适当延长档案信息化的时间，确保前期工作稳定后，再谋求信息化的进一步发展，当遇到无法规避的问题时，要及时进行止损，等条件成熟后再进行进一步的尝试，确保档案信息化建设可以始终为企业的经营和发展服务。
四、结语
综上所述，市场总是风云变幻的，企业在发展的过程中总是会面临着诸多的机遇和挑战，传统的内部优势可能会变成劣势，而外部威胁中也可能蕴含机会。所以，对档案信息化管理的SWOT分析并非一成不变的，其需要始终以企业自身实际情况和外部市场环境作为导向，只有随时关注行业发展动态，并做好及时的反应，企业的档案信息化建设才能紧跟时代潮流，才能帮助企业尽可能发挥出档案信息化管理的优势，牢牢把握住每一个发展的机会。
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中图分类号： G270.7
文献识别码： A
文章编号： 1001-828X(2019)030-0044-02
标签：档案管理论文; 信息化论文; SWOT分析论文; 上海嘉定区住宅建设综合开发有限责任公司论文;