邓永春
黑龙江省双鸭山市宝清县房地产管理处 155600
摘要：随着电子计算机与网络技术的普及，信息数字化、办公自动化的快速发展，利用传统的档案管理方式已经难以满足社会发展的需要。运用计算机技术，实现档案资料电子化势在必行。目前，在档案电子化进程中还存在诸多阻碍电子档案管理发展的问题，本文将就这些问题进行探讨。
关键词：计算机网络；电子档案；系统管理
前言
一个电子信息发达的时代，电子设备已成为现代化办公的主要工具，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展，为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境。现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。
1.电子档案的特点
1.1记录方式多样性
文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。
1.2非直读性
与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如光盘等，这些电子档案无法直观看。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存储的内容。
1.3依赖性
电子档案对源数据和背景信息有很强的依赖性。一方面，电子档案的源数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面，电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而且是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。
1.4可共享性
电子档案的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响；电子文件档案存到计算机网络上之后，可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅和利用。
2.电子档案管理的存在的问题
2.1标准化问题
标准化是对电子档案资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理使用和检索等方面做出一个统一的规范，是档案管理的工作基础和前提。在档案信息化的过程中，使用不同的管理软件归档，就容易造成现有已录档案数据库的结构不统一、数据不规范等各种问题，给资源共享造成很大问题。
2.2真实性问题
电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹。
2.3完整性问题
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件编辑时，如不及时保存，经常会因为断电等原因导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
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2.4安全性问题
在计算机支持下的信息网络、信息高速公路、多媒体技术、传真技术、光盘技术等方面都面临着安全防护问题。因而电子档案管理在安全方面也存在着诸多问题，如在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在信息失控、信息污染、信息干扰、信息丢失、信息窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。
2.5管理人员问题
实现档案信息电子化，要求管理人员有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
3.提高电子档案系统管理措施
3.1 建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
3.2 重视档案信息数据库的建设
档案电子化管理的核心和基础是档案信息数据库，档案信息数据库是指在计算机上存储的相互关联的，具有一定组织结构的档案信息数据的集合。数据库建设中一定要统一认识，软件开发人员同档案业务人员应充分沟通，协同配合，明确档案数据的收集来源，针对不同的来源和类型，做好信息数字化的处理、归档，方便后期信息数据的录入。同时，要面向应用，充分考虑计算机软硬件平台的飞速发展变化，不断完善数据库的内容结构。
3.3.规范档案利用方式
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误解操作所带来的不可挽回的损失。
3.4加强对电子档案制作和管理人员的管理
3.4.1加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求至关重要、电子档案是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的。对于电子档案制作和管理人员的管理，要加强教育同，定期培训，不断提高电子档案制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守的品质、认真负责的工人精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平。
3.4.2明确电子档案制作过程中的职责。电子档案的制作人员，应对其制作的电子档案的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子档案在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员相互推诿、扯皮，首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子档案更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员各负其责。
3.5电子档案和纸质档案两手抓
虽然随着办公自动化系统的广泛应用，电子档案显示了巨大的优势，但在实际工作中，仍然要重视纸质档案的及时归档。不论档案载体发生什么变化，纸质文件的集中归档保存不仅需要，而且显得更加重要。在今后相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件必须同时归档，同时立卷，不能因为立卷方式的改变而使归档文件有所遗漏，要对纸质归档文件进行必要的整理，以便与电子文件相互呼应，更好地保存和利用。
4.结语
总之，随着电子信息化的不断发展，档案管理电子化已成为未来办公的必然趋势，因为它不但能够提高工作效率，减少人力、物力、财力的浪费，还能大大的减少文献再次加工的时间的浪费，提高档案信息的时效性，因此，可以说档案的电子化对于我国的档案管理工作意义重大，必须要加大对其的研究力度，使其能够最大限度的为我国的档案电子化带来益处。
参考文献：
[1]门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].科技创业月刊，2013（08）.12-13
[2]曾志敏.浅谈电子档案的信息化管理[J].办公室业务，2013（19）.56-57
论文作者:邓永春
论文发表刊物:《基层建设》2016年2期
论文发表时间:2016/5/30
标签：档案论文; 电子论文; 信息论文; 文件论文; 纸质论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 《基层建设》2016年2期论文;