长庆油田分公司第七采油厂 陕西省西安市 710200
摘要：随着社会主义市场经济的迅猛发展，人力资源在企业发展过程中的地位越来越重要，现代人力档案的管理也已经成为企业中非常重要的一项工作。二十一世纪最为重要的是人才，一个企业如何辨识人才，任用人才，管理人才显得尤为重要。做好人事档案管理工作能给企业提供更有效的资源和途径，能够优化人力资源结构，整合人力资源管理，提高人力资源素质，能够帮助企业提高生产效率，更好的发展企业自身，服务社会。
关键词：人事档案整理；问题；对策
1人事档案包括的内容：
1.1电子档
员工基本情况表（包括姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等）、培训履历表（入职培训、在职培训）、各次考试成绩表、各次奖惩情况表、各月薪资等。以上电子档均按部门进行分类长期保存。
1.2纸质档
（1）员工个人信息表（入职前及入职后的变更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和联系方式、项目经历（仅针对开发及技术服务人员）、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；由员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。（2）员工入职审批材料：包括入职申请及审批单（含薪酬福利等，新员工签字确认）、试用期岗位职责及目标计划和培训计划（新员工签字确认）、面试测评量表及面试官评价意见、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）、离职证明。（3）员工转正审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利（新员工需签字确认）。（4）员工调岗、调薪、奖惩记录：审批后均由员工签字确认。（5）员工培训记录：尤其是公司规章制度、岗位职责及要求、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力估等），培训后均要有员工本人签字认可。（6）劳动合同及保密协议（7）其他：包括员工入职后取得的资格证书等。备案（纸质原件+电子版）。
2人事档案整理中存在的问题
2.1整理程序复杂繁琐
收集材料、归类排列、目录登记、技术加工、装订成册一系列操作是目前人事档案整理的基本程序，归类排列其中的重难点，在传统的整理过程中以人工操作为主，不仅对工作人员有较高的专业性要求，同时工作量大，需要投入大量的精力，工作效率不够高。同时装订、拆封过于频繁，尤其是当有新的规定出台，就要把所有档案重新拆封进行整理，这样做对档案材料极易造成破坏，不利于档案的保护和利用，并且还需要工作人员付出很多时间和精力，增加了他们的工作负担。
2.2整理工作责任不清
现在的档案整理过程中，缺少归档时间、资料取出原因和时间等内容，出现问题后，会导致责任无法落实到人；档案的安全性无法保障，档案目录反复更换、销毁，既增加了工作量，又造成原始档案材料在内容和数量上的不确定，并且档案目录更换后，旧的目录一段时间后被集中销毁，而销毁的目录没有纳入人事档案归档范围，结果让一些人钻了空子，导致档案违法违纪案件的出现。
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2.3人事档案整理人员素质不高
在新形势下，对人事档案管理人员提出了更高的要求，但很多从事人事档案整理的工作人员都会身兼数职，没有时间和精力完全投入到档案整理工作中，更不用说学习先进的档案管理理念，要么就是单位快退休的人员从事档案整理工作，参差不齐的素质导致工作效率低下，再加上工作更换频率高，新接手的人员都不熟悉档案整理工作，需要进行岗前培训，也阻碍了档案管理工作的发展。
3人事档案整理工作的对策
3.1提升档案管理人员的自身素质
企业应引进招录一些具有专业水平的档案管理人员；对企业内部档案管理人员加强思想道德教育，让其在思想上对人事档案管理工作得到充分认识；引导档案管理人员学习档案管理的相关知识，培训档案管理人员提高档案管理的相关技能；讲解一些管理中出现的实际情况，丰富档案管理的相关经验。通过这些举措使档案管理人员自身素质有一个更高的飞跃。这样，在以后的人事档案管理中，才能有章有序，游刃有余。
3.2追求效率的最大化需要配备专业的档案管理人员
知识经济时代，需要大量专业的档案管理人员进行档案管理，这是推动人事档案管理不断发展的必由之路。但由于历史遗留的原因，人事档案管理中缺乏专业人才，严重影响了人事档案管理的质量。因此，诸多企业和机构都必须按照政策需求选择足够专业的人员负责档案管理，这样人事档案管理工作才能顺利进行，管理水平才能进一步提高。另外，不容忽视的是要不断提高全体人员对档案管理的重视程度。对档案管理人员,要定期进行专业培训,让他们学会合理的利用人事档案管理系统，了解国家制定的有关档案的法律、法规，现有的档案管理与文件管理理念要与时俱进,从而能够在实际工作中以新的理念、新的理论进行人事档案管理，提高人事档案管理的质量。
3.3提高企业效率需要建立完善的人事档案管理制度
建立完善的人事档案管理制度，构建完善的人事档案管理制度尤为重要，应从以下两个方面入手:一是建立严格的保密制度，完善的转发制度，完善的审核校对制度。通过对上述制度的完善，为建立完善的人事档案管理制度奠定了坚实的基础。其次，要建立强有力有效的监督体系，对人事档案管理制度的实施进行有效的监督。通过强有力的监督制度，严格按照人事档案管理制度对人事管理进行监督，确保人事档案管理制度化、规范化，这样才能更好地引起企业在追求经济效率的同时对人事档案管理的高度重视，同时也能充分发挥人事档案在提高单位追求效率的最大化，适应知识经济时代下档案管理的要求。
3.4做好与组织、人事、学历、科研等部门的协调工作，统一档案载体规格大部分企业人事档案材料都是人事、学历、科研等部门形成的，档案管理部门应该积极主动地做好与这些部门的协调工作，力争各部门按照档案装订规格制作出标准的档案材料，当然有些工作并不局限于本单位范围内，这就需要得到上级有关部门的支持。各部门统一要求，使材料规格一致，这样就能大大地减轻档案工作者的工作负担，也避免了因剪裁对档案实体的伤害。
结束语：人事档案作为企业管理中的一项重要内容，要跟随时代发展的脚步，与时俱进。根据企业发展的需要，建立完善的档案管理制度，提高档案管理人员的自身素质和业务水平，才能使人事档案更有效率的被利用起来，才能给企业带来更多的价值。本文提出了人事档案管理中发现的问题，并给出了问题的解决方案，为企业人力资源管理中的档案管理提供一些参考和依据。
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[5]李保国.浅谈人事档案整理标准的改革[J].兰台世界,2009(S2):114-115.
论文作者:张芳,臧妍彬
论文发表刊物:《防护工程》2018年第26期
论文发表时间:2018/12/12
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