摘要：随着计算机及网络技术的飞速发展，办公自动化的应用在全球范围内日益普及，尤其是各大集团和大企业，他们不惜投入资金和人才，应用高效的自动化办公系统，将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了企业办事的工作效率和对信息的可控性，很好地规范并改进了现有的企业管理，降低了办公成本，提高了执行力，使管理趋于完善，使企业在市场竞争中居于有利地位。
关键词：办公自动化；应用；企业管理；信息化
前言
随着企业信息化的发展和成熟，目前很多企业的自动化办公系统不仅可以通过网络，组织机构内部的员工，跨越时间、地点协同工作，使信息的传递更加快捷和方便，实现了运营的高效；还整合了越来越多的应用，集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策协同知识的平台。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而办公自动化所收集、处理、分析的对象正是“信息”。所以，现代企业迫切需要通过推行办公自动化来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力。
1.办公自动化的概念
办公自动化（Office Automation，简称OA）是将企业管理及基础办公需求作为核心，基于B/S模式的信息服务系统，它集先进的计算机技术与办公自动化理论于一身。1985年全国召开了第一次全国办公自动化规划会议，会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人——机信息处理系统。
企业中的办公自动化，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。
2.办公自动化在企业中的应用
随着办公自动化系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆办公自动化系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。办公自动化俨然成为一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。
到目前正在成为应用主流的流程性办公自动化，它以工作流为中心。国外的自动化办公系统，以及ERP系统、BPM系统等都可以进行工作流管理，但是在管理的适应性、灵活性、便利性、经济性上根本无法和国内的自动化办公系统相比，这就使得自动化办公系统成为用户进行工作流管理的最佳工具。当前，办公自动化系统的工作流管理能力相比早期已经完全不可同日而语。为了适应中国用户严格的层级管理和复杂的审批制度，适应中国用户快速提升和变化的管理需求，优秀的办公自动化系统在工作流管理技术上突飞猛进，以灵活而规范的流程自动跳转、便捷的系统内部和外部数据整合、即时数据报表统计分析、充分整合业务流程管理等高级应用，成为企业办公不可或缺的重要系统。在整个办公自动化系统行业，每一个厂商都将工作流管理作为系统研发的重中之重，绝大多数用户也都将工作流管理作为重点应用。
不同行业的用户对于自动化办公系统的应用呈现出普遍现象，主要包括以下方面。
2.1信息管理
企业自上而下的信息发布，自下而上的信息反馈，以及员工之间的信息沟通、文件传递等应用，这属于自动化办公系统比较简单和基础的应用。
此外办公自动化系统不仅能把企业的业务数据集成到工作流中，使业务间通过流程进行紧密集成，实现知识的共享、应用和创新，为高层管理提供决策支持和信息情报。还通过实时通信、在线感知建立协同工作平台，提供一个全方位的沟通、协作平台，提高工作效率和质量，使企业员工可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆甚至可以从企业文化建设着手，通过信息发布平台，为企业的新闻发布、交流提供一个有效的场所，为员工营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。
2.2文件管理
包括文件的收发、流转、分类、共享、学习、归档等内容。通过自动化办公系统改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、报表传递等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。个别企业甚至上升到知识管理的高度。
2.3会议管理
企业在日常的管理活动中，大大小小的会议总是必不可少的。随着现代科技的发展，除了重要的大型会议以外，其他会议可以根据实际情况灵活采用视频、电话、网络会议等新的会议方式。也就是在企业范围内建立电子邮件和网络通信系统，包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通，通过这个企业通信平台，实现会议自动化管理。其突出的特点就是方便快捷，不受时间空间的限制，更重要的是其运行成本相对低廉，节约了开支。
2.4报表管理
对自动化办公系统中的各种办公数据和业务数据进行统计汇总，实时生成统计报表，提供给管理者作为决策支持，这属于自动化办公系统中比较高级的应用。
2.5移动办公
基于PC端的办公自动化系统已经可以实现移动办公，但现在自动化办公系统厂商都可以提供手机端的移动办公，也叫手机办公自动化或移动办公自动化，这是真正意义上的移动办公，将办公自动化系统的便捷性提升到一个全新的高度。
2.6平台应用
目前优秀的自动化办公系统都具有自定义开发平台，这些自动化办公软件，可以让用户在无需编程的情况下，通过在前台页面上的配置，自由搭建个性化的功能模块，让系统应用做到随需而变。
2.7职能办公
包括任务管理、人事管理、客户管理、合同管理、车辆管理、档案管理、资产管理、在线考试等提供给职能部门应用的功能。这些功能的应用在不同企业间差异很大，有的非常重视，有的则根本不用。自动化办公系统的应用还处于快速深化、细化和拓展中，自动化系统的功能建设永无止境，应用前景也广阔无限。
3.办公自动化在企业应用中存在的问题
3.1互联网协议是开放的，安全性能差
办公自动化在计算机网络基础上才得以实现，其网络协议（TCP/IP、HTTP等）由于便于连接、方便使用，已成为开放的、面向大众的网络协议，协议在安全方面考虑较少，因而企业必然面临着自动化系统的安全与保密问题。
办公自动化系统所处理的信息除了企业日常工作之外，一般也会涉及单位机密和内部敏感的商业、政治、军事信息等，一旦泄漏后果不堪设想，因此安全控制和保密功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。在此，企业可以对自动化系统设置具有防止非法用户侵入、权限控制存储和传输加密以及电子签名等保障性措施。
3.2操作系统应用程序漏洞多
就目前而言，操作系统漏洞已经无法避免，尤其是微软开发的windows系列。早已被世界公认为漏洞最多的操作系统，所以银行等一些特殊的部门，他们大多数采用的据说是一种叫做UNIX的数据库系统，安全系数相对较高。
结论
通过办公自动化的应用，企业全面贯通了办公室内部经脉，通过对各办公要素的整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率，降低办公成本，为企业的工作人员提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，从而全面提升市场竞争力。
论文作者:张艺祯
论文发表刊物:《基层建设》2017年第17期
论文发表时间:2017/10/26
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