上海飞机设计研究院 上海 201210
摘要：职能部门的工作具有业务条线多、临时计划多、文档数据多等特点。本文通过提出基于WBS思想的职能部门结构化计划管理体系，提供了一种系统解决职能部门计划的管理方法。该方法具有可操作性和可移植性，对同类型机构具有一定参考价值。
关键词：职能部门 计划管理体系 工作分解结构
一、引言
说起计划管理，很多人会认为计划编制是第一步。但在这之前，对计划编制、发布、调整、检查、考核的总体策划，也就是项目管理中各大知识领域的第一个过程——规划管理，往往是被忽略的。而计划到底能不能管好，其关键往往就在于编制开始前的整体策划。一个完整的计划管理体系，应该更加侧重于体系的总体方案。每个单位或部门，因为受到人力资源等内部因素和时间节点等外部因素的限制，都必须解决好多线程处理的问题，要做到工作不偏不倚，没有遗漏，工作结束还要有相应的记录，用于后续论功行赏。职能部门的工作通常具有业务条线多、工作类型差异较大、临时计划多、文档数据多等特点，如何做好此类组织的计划管理，具有一定的现实意义。
二、职能部门计划特点
职能部门的设立通常是为了更好地发挥业务部门的组织效能。一个企业的最终效益大多由业务部门直接创造，因此业务部门的人力资源占企业的主导，同时其组织也更加细化和专业。而与之对应的是，职能部门因为受人员的限制，往往一个部门要承担多个业务领域的任务。如一些企业会将综合办公、党政工团、企业文化等职能打包，安排在同一个部门；有的企业会将组织、人力资源、培训等职能合并放在一起。因此，职能部门虽然一般人数不多，但工作覆盖面往往很广很杂。与此同时，一些多级管理的组织中，职能部门往往还要承接上级单位对口部门的工作任务，而这类工作以临时性为主。
三、工作分解结构（WBS）的基本思想
工作分解机构（WBS, Work Break-down Structure）是项目管理中的一个重要概念。创建WBS是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的、更便于管理的组件的过程，其主要作用在于，对所要交付的内容提供一个结构化的视图。WBS是对项目团队为实现项目目标、创建可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解。
创建WBS的方法多种多样。常用的方法包括自上而下的方法、使用组织特定的指南和使用WBS模板。WBS的结构可以采用多种形式，例如：以项目生命周期的各阶段作为分解的第二层，把产品和项目可交付成果放在第三层；以主要可交付成果作为分解的第二层。WBS可以采用提纲式、组织结构图或能说明层级结构的其他形式。工作分解得越细致，对工作的规划、管理和控制就越有力。
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四、职能部门计划管理体系
3.1 计划分类
职能部门的计划按照产生时间可大致分为两类：
第一大类为年度计划类，即年初可确定下来，年内必须要完成的任务。一般包括上级单位下达的计划、本单位计划主管部门下达的计划、本部门及下属团队或班组的计划。前两项通常是部门年度的重点工作，要进行进一步的细化和分解，而最后一类有一定自发性，由部门自行管理。
第二大类为新增计划类，即年中根据实际情况接收到的各类型计划和任务。一般包括上级单位下达的督办事项、本单位计划主管部门下达的督办事项、重要会议的行动项、年内新增的各类专项计划、临时计划。
3.2 计划WBS构建
根据各类工作的不同特点，选择不同的WBS构建思路。比如：对于具有职能运营管理性质的工作，如战略规划、计划管理、统计管理、组织管理，可以管理对象及层级为分类标准。如将战略规划分解为公司规划、单位规划、部门规划，将统计管理分解为向政府机关单位报送的统计报表、向直线上级单位报送的统计报表等，将组织管理分解为单位级组织管理、部门级组织管理、部门内组织调整等；对于具有项目管理特征的工作，以项目各阶段为分类标准，制定各项目通用的WBS。如将固定资产投资项目分解为项目立项、项目实施、项目验收、项目评价四大阶段，并向下逐级细化，作为各个具体项目分解的统一模板。
3.3 计划管理程序
3.3.1 计划的编制
对于年度计划类，统一在年底编制，在年初下发；对于新增计划类，确认计划来源后直接发布。
3.3.2 计划的调整
年度计划类，可在每年度设置固定调整的窗口期，如每年年中或每季度调整一次，经计划管理决策机构审批通过后发布；新增计划类，除能提供明确的计划变更依据外，原则上不予调整。
3.3.3 计划的反馈和审批
各类计划的反馈由任务责任人完成，由部门领导审批。
3.3.4 计划的考核
可根据各类计划的工作量、难度、来源等要素，对每项任务设置不同的权重，再根据完成情况得到每项任务的“完成分”，累积计算得出每个员工的计划考核得分。
3.3.5 计划相关资料管理
可要求每位员工的电脑中必须有一个分区只用来存放工作相关资料，该分区中的一级目录下，文件名即为本部门一级WBS的编码及名称。以此类推，在二级目录下，文件名为所属的一级WBS对应的二级WBS的编码及名称，直至最底层的WBS文件夹，用来存放具体的工作成果。因为部门的WBS编码及名称在一定时间内相对固定，这种数据管理方式便于全部门人员在任意一台电脑中，迅速定位相关的工作资料。统一的编码和文件存放方式，也使员工离职后的工作交接的效率提高，完成性也可以得到一定保障。
四、结语
本文提出的工作机制适用于类似职能部门这样任务来源多，临时性强的组织，为合理配置人力资源，权衡任务轻重缓急关系，解决计划与考核关系等问题提供了思路，有助于发挥计划的导向性和激励性。本文提出的工作方法具有一定普遍性，适用于大多数职能部门，提出的计划分类、管理程序、考核思路便于复制和推广，具有一定的可推广性。后续将对各类计划的量化考核做进一步的研究。
论文作者:徐梁
论文发表刊物:《科技新时代》2018年8期
论文发表时间:2018/10/22
标签：计划论文; 职能部门论文; 工作论文; 分解论文; 组织论文; 部门论文; 项目论文; 《科技新时代》2018年8期论文;