网络财务的采购与付款，本文主要内容关键词为：财务论文,采购论文,网络论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着电子商务这种特殊运作方式的出现，网络财务应运而生。网络财务，是指基于网络技术，以实现企业电子商务为目标，能够提供互联网环境下的财务管理模式、财会工作方式及其各项功能的财务管理软件系统。
网络财务系统由多个子系统组成。其中一个重要的研究内容就是如何有效地将传统的采购和付款子系统与电子商务和网络技术有机结合，以此来降低采购、付款经营的成本和风险，最大限度地发挥网络财务在企业管理中的作用。本文将就此问题作一探讨。
一、传统采购与付款模式的风险或成本分析
在传统的会计模式下，企业采购、验收入库到付款处理分别由采购、存货和付款3个相互独立的子系统完成。而这些子系统大部分是建立在模拟手工处理模式基础上的，具有共同的特征，如数据需要人工输入，不同子系统之间信息不共享，数据依靠打印出来的纸媒介进行传递等。因而，会给从采购到付款这一循环带来一系列的经营成本或风险。
1．采购的风险和成本
由于传统会计没有通过外部网络与供应商建立协同关系，不能及时获取供应商的最新资料，在其选择上具有较大的局限性和随意性。因而，企业可能会以不合理价格采购货物，或者不能及时采购需要更新换代的产品。这将导致营运资金的浪费，并形成较高的废品成本和维修成本。此外，退货和废品率的提高还可能造成企业对客户的延期交货，使企业蒙受信誉下降的损失。
2．存货的风险
传统会计模式下，由于采购、存货及付款子系统彼此相互独立，企业内部无法实现协同作业，采购部门在制定采购定单时不能及时有效地掌握当前存货的准确信息。因此，企业可能因采购不当而形成存货的短缺或积压，从而导致生产和销售的停滞或拖延，使得储存成本增加和营运资金被占用。
3．支付风险
由于子系统相对独立，企业不能实现外部业务协同，财务部门无法动态地对发票、采购订单和入库单进行数量和价格的审核。因而，企业在收到与采购订单、入库单不一致的发票时，可能会进行不正确的付款处理。同时，由于操作过程的时效及相互检查的局限，还可能造成超过折扣期才付款或到期仍未付款的现象，由此带来支付风险。
另外，传统系统的种种风险会波及到企业生产经营的其他方面，使企业生产经营计划和资金安排等决策面临无效或效果不理想的风险。
由此可见，由于缺乏网络技术的支持，传统会计模式下的企业各个信息系统都是孤立的信息岛，这将无法促进信息集成管理，实现财务与业务的协同，使社会资源实现最优配置。因而不能满足企业降低风险和成本的管理要求。因此，企业选择网络财务系统就成为了一种必然趋势。
二、网络财务采购与付款模式研究
采购与付款作为网络财务的一个子系统，可以降低企业在采购与付款活动中的营业风险和成本。下面，笔者将从其内部控制的建立及模式的研究两方面来具体阐述一下这个问题。
1．采购与付款子系统的内部控制
网络财务是以企业的每个业务环节都实施网络化作业为前提的。在这种开放环境下，采购与付款子系统要满足企业降低成本和风险的要求，就必须建立一套完整、合理、有效的内部控制手段。主要包括以下内容：
(1)领导观念的转变和员工素质的提高
企业要想较好地实行网络化作业，必须得到领导的支持。因此，要求企业管理者解放思想，积极参与、大力支持这种新型管理模式在企业的推广。同时，企业也必须加大对员工的培训力度，来适应网络财务的要求。
(2)建立请购审批标准和供应商选择标准
企业应根据具体要求建立审批标准和审批程序，并将其存放在数据文件中，以便随时参阅。同时，供应商必须采用先进的方法制定标准，并将其存放在选择标准文件中。当审批标准和选择标准发生变化时，系统能够根据这种标准的变化以及市场的实际情况不断舍弃不符合要求的旧客户，开辟新客户，从而降低风险和成本。与此同时，系统在程序中控制请购审批和供应商的选择应成为采购业务流程的必经过程，并能够根据标准文件自动筛选供应商。这种内控手段的采用避免了审批、选择程序与标准的随意性以及对标准的错用滥用。
(3)加强对供应商的管理和控制
确保供应商信息的准确性和及时性，使供应商的选择和评价建立在更加全面和客观的基础上。在供应商档案文件中增加全面记录和评价供应商业绩的项目，而且大部分项目应随每次到货、发票送达等业务的完成情况而自动更新，其余项目也定期更新。
(4)加强人员权限控制
这就要求企业管理者要在网络信息共享的基础上明确各个部门和岗位的职责，严格规定每个财会人员和业务人员在网络环境中只能查阅和输入的信息范围，加强权限管理和控制。不同的部门、人员、岗位相互制约、相互监督、相互控制，避免错误和舞弊行为。以达到改进采购各环节的工作作风、降低记录错误风险和采购决策失效风险的效果。
(5)加强对错误信息的控制，防止错误信息流入下一个工作环节
在网络环境下，系统信息处理集中化和高速化，使得其处理结果一旦发生错误，就往往在短时间迅速蔓延，使得多种文件、账簿、以至整个系统数据信息失真。因此。系统要对信息处理的准确性进行及时核对，即每处理一步数据都要在处理前后的信息之间进行逐项核对，并在发现错误时立即生成差异报告，提示有关部门。
2．采购与付款子系统的处理模式
要建立网络财务，首先要构建内部网络环境下的财会信息系统新模式，其中将原本相对独立的处理模式进行重新构建，通过网络数据交换和共享，形成一个与内部网络财会信息系统乃至企业管理信息系统协同工作的系统，实现企业内部系统整合与集成。
(1)审批请购单
采购部门接到请购部门发来的电子请购单后，直接从网络中获取存货子系统提供的有关信息，根据合理库存量和现实市场情况判断是否应进行该次采购及采购的估计数量，并根据预先设置的审批标准进行自动审批，生成审批请购单；将审批请购单和请购单进行逐项核对，如有差异立即生成差异报告，否则进行下一步工作。
(2)选择供应商，生成采购订单
系统以审批请购单为依据，从网络中获取事先设置好的供应商选择标准，全局掌握供应资料，进行网上询价，获取产品样本，从众多供应商中选择最合理的供应商作为合作伙伴，同时从财务系统调出与该供应商的资金往来状况，并参考财务科资金情况，决定付款方式及金额。从而生成采购订单并存入采购订单文件中。系统自动将采购订单与审批请购单进行核对，如有差异立即生成差异报告，进行修正，否则打印采购订单，将其发给供应商；在接到供应商返回一联订单作为的承诺后，输入返回采购订单，将其保存在返回订单文件中；系统随即自动对返回订单和采购订单进行核对，检阅二者是否相符。对无差异的采购订单进行更新，标注该订单上的存货为在途存货。对有差异的采购订单进行查询、处理、更新。
(3)验收入库
验收人员收到并验收供应商发来的货物后，根据实际入库量，输入验收报告，系统自动将其与网络中已存的订单文件、采购订单文件进行核对，如无差异，货物送往入库，系统自动生成入库单，且更新网络系统中有关数据文件，如存货文件、入库单文件及采购订单文件等，以实时反映入库业务。同时，这些财务数据一旦确认，都将存入相应的服务器并主动送到财务信息系统随即检测，财务系统根据这些采购信息、原始凭证来编制财务凭证。消除了财务、业务活动运作上的时间差。同时，对没有在合理付款时间内接到采购货物的，采购部门要及时监督，便于及时发现问题，解决问题，降低风险。之后，财务系统将产生的结果及时反馈给业务系统．保证财务、业务的协同处理并集成各种管理信息，使财务核算由事后的静态运作发展到事中的动态反映和监督。使财务信息使用者可以随时了解和掌握企业经营及财务状况；企业管理者可以运用实时的财务信息做出管理决策。这将对企业经营过程中成本及风险的可控性加强大有益处。
(4)应付款处理
财务部门在收到供应商传来的发票后，在财务系统输入发票，系统会自动地从网络系统中的入库单文件、采购订单文件中获取信息，并同时显示发票、入库单和采购订单供财务人员进行三者间的核对，审核无误后，付款。对于到期应付的款项，系统会自动根据发票文件、供应商档案文件等生成付款通知单，进行付款处理。对于已具备了电子货币交易结算系统的企业，付款时不需用支票、汇票、现金等纸质票据而可以采用电子现金、电子支票、电子信用卡等网上结算方式。这种付款方式不仅极大地提高了结算效率，加快了资金周转，降低了企业资金成本，同时还预示着电子货币在资金结算领域将起主导地位。如果企业不具备电子付款能力，就仍用传统方式付款。
由此可以看出，网络财务中采购与付款子系统的网络化管理能够解决企业采购管理中的许多关键性问题。如：供应商最优化选择，采购成本最低化决策等。从而从多方面减小了企业采购管理的风险和成本，减少了无效劳动，为企业带来巨大的经济效益。
同时，也应注意到：推行网络财务后，财务管理和业务管理实现了一体化，企业的经营管理活动几乎完全依赖于网络系统，如果企业对网络的管理和维护水平不高或疏于管理和监控，一旦网络系统瘫痪将严重影响企业的整体运作。因此，我们必须采取切实可行的安全对策，抵御网络财务所面临的“内忧外患”，使其降低经营成本和风险的作用能更好地得以实现。
总之，笔者相信：随着互联网技术和电子商务的不断扩展，网络财务会得到更广泛的应用。它将最终实现财务的动态管理，使传统的会计核算过渡到财务管理系统和决策支持系统，使企业整个经营过程中的成本和风险进一步降低，使企业实现效益最大化。