企业档案管理的参与作用，本文主要内容关键词为：档案管理论文,作用论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
传统的档案管理大都表现为“提供查阅”的被动保管型活动，与转轨市场经济的改革显然难以适应，尤其对企业更甚，由于企业经营已成为面向市场的直接经济行为，其积极进入市场的活动，也要求档案管理相对应地在经济管理中主动参与，这是发展的必然。
如何变被动保管为主动参与，使档案管理围绕经济建设的大课题，创造企业档案工作的经济效益，最近笔者走访了横店集团，归纳其做法主要有以下几个方面。
分级管理，建制设岗
横店集团起始于一家小丝厂，经20年奋斗已发展成为一家大型乡镇企业集团，集团单位多、分布广、经营面宽，加上发展变化大，不断有新企业产生和加盟，也存在关停并转的调整，虽然历年的档案都得到了完整的保存，但仅此还远远跟不上发展的要求，所以他们对档案管理，采取与企业发展相对应的措施，不断调整管理机构，完善管理系统，档案工作力量由最初的一名兼职人员发展成为一支经专业培训的管理队伍。并相应建制设岗，定员定责，形成了一套完整的管理机制和体系。他们在集团总部建立了档案馆，下辖行业集团设有档案科，企业则建档案室，由档案馆专线负责，实行三级管理新体制，扩大了收集范围，充实了资料内容。主管档案专线的档案馆实行现代电脑管理，反应快，信息灵，为企业提供的服务优质完善。
完整存档、对应分档
“围绕经济抓档案，抓好档案促经济”是横店集团档案管理的基本原则，档案管理的最终目的是提供利用，因此，它要求完备齐全，具有“史”的价值。为保证这一点，他们在档案资料收集上以制度收集和主动收集相结合，即有制度制约以保证下属企业及档案机构定期收集有关资料，以保证档案的齐备，迄今横店集团档案馆中存有创办第一家企业的原始资料。
“全”是档案管理的基础，“实”是档案管理的内容，这“实”包含两重含义，一是真实由“全”的完整性做保证；二是实用，即根据企业实际需要，去提供服务。由于近年来横店集团知名度不断提高，境外业务频繁，重大活动多，涉及面广，档案的类别无疑在不断派生，他们以服务为原则，不墨守成规，在原有文书声像、会计、科技等类别的基础上，根据横店集团的现有特点和企业的实际需要，又相对应地设置了书画、人物、重大活动等专题档案，新设类别提高了工作效率，使客户咨询、记者采访、商业调查、查证合同以及编写厂志和宣传教育等活动的档案提供能立即做出快速捷反应。
参与管理，积极服务
提高档案利用率，主动参与企业管理，是横店集团档案管理致力探讨的问题。为发挥档案的参与作用，他们强化了专题档案建设。
如横店集团推出了产权所有制改革的社团经济新模式，先后在东阳、杭州及北京人民大会堂举办了三个研讨会，在全国引起了巨大反响。又如横店在现代企业管理的改革中提出了“文化力建设”新命题，引起了经济理论界的广泛关注。再如，不少党和国家领导人、专家学者、社会名流为横店留了不少题词，题名和题画。
类似上述情况都有必要建立专题档案，建立的意义不仅在于“存”还在于“用”，用好用活即利于企业形象的塑造，又利于增强企业的凝聚力，他们以此为指导思想，把各类专题档案做了汇编，先后完成了20万字的《横店集团志》送审稿，编印了近7万多字的《横店集团法制建设资料汇编》，此外，还为横店集团在人民出版社出版的《横店集团模式》等五本专著提供了大量翔实的档案材料。
立照存真，创造效益
档案管理不同于经营管理能直接创造效益，但立照存真的史料价值，却能为企业保驾护航，间接产生效益，这一认识已成为档案管理人员的自觉行为，横店集团的档案管理可以随时为企业经营管理提供史料咨询和资料证明。例如’92年横店集团与某大学签订了一项技术转让合同，后由于对方未履行合同而引起纠纷，由于他们收集的大量原始资料在法院仲裁中发生了作用，为集团挽回了31万元的经济损失，又如横店集团下属一家企业与某百货公司签订了一份购销合同，在引起经济纠纷时也由于档案的作用挽回了15万元损失。由此可见，档案管理在经济建设中还具有法制管理的作用，以此对外能维护企业的合法权益，对内能强化企业的自身建设。
金顺峰 刘志江