高校地区性文献传递系统的构建与运行，本文主要内容关键词为：地区性论文,文献论文,高校论文,系统论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[分类号]G252.4
文献传递是将用户需要的文献从文献拥有地直接传递给用户的一种服务。它起源于馆际互借，但馆际互借是指图书、期刊等文献载体的直接外借服务方式，而文献传递则是指不提供原件，只提供复制件的文献外借服务，它是一种非返还式的馆际互借，具有返还式馆际互借无可比拟的优点，即：快速——可采取多种方式传递（传真、电邮等）；简便——无需还书手续；用户共享——一篇文章可提供多人同时使用；符合图书馆实际情况——其服务不会因图书复本量的减少而受到影响。以上诸多优点共同促进了近年来全球文献传递服务的蓬勃发展。
1 构建高校地区性文献传递系统的必要性和可能性
1.1 必要性
1.1.1 资源共享的要求 随着科技的迅猛发展，文献量的急剧增加，文献价格的不断上涨，文献资源共享已是大势所趋，世界各国都不得不对其文献资源实行分担和共享。虽然网络化的发展使得资源共享范围可扩大至全国乃至全球，但要真正落到实处，仍以地区性资源共享的实现最为可能，而且，国内外的研究亦表明，即使进入网络时代，绝大多数读者的需求还是在本地解决的。因此，实现地区性的资源共享是实现全球资源共享的基础，而实现地区性资源共享的有效方式之一就是建立地区性文献传递系统。
1.1.2 中国高等教育文献保障体系(CALIS)顺利建成的保证 正在建设中的“211工程”高等教育文献保障系统，将由国家和地方政府投资，依托CERNET计算机网络，建立若干个全国性信息中心和地区性中心，构成高校文献信息保障服务的骨干网络。骨干网络建成后，能否真正发挥投资的效益，切实为全国高校的教学科研提供文献保障，就取决于能否以地区中心为支撑点，建立地区性的面向终端用户的高校文献共享服务网络。因此，建立地区性文献传递系统的重要性可见一斑。
1.1.3 电子文献的增长呼唤地区性文献传递系统的建立
近几年来，各类电子文献纷纷面世，从光盘型到网络型，从文摘型到全文型。这些新型资源的出现，一方面以其方便性、快捷性和全面性迅速进入各类图书馆，另一方面又因其价格的高昂而拉大了大小馆之间的资源差距。以网络数据库为例，它突破了光盘存储量的限制，呈现出大而全的趋势，这对于学科门类齐全的综合性大学而言，无疑是一件好事，但对于学科门类不多的大中专院校来说，其昂贵的价格往往让它们望而却步。因此，电子文献的共享问题成为大家关注的焦点，但因为版权保护的限制，看来实现共享的唯一方式就是文献传递了。
1.2 可能性
1.2.1 国外经验的借鉴 纵观世界发达国家和地区，基本上都存在地区性和全国性的馆际互借与文献传递系统。如英国就有10个地区图书馆系统，其主要任务就是促进本地区图书馆之间的合作，实行馆际互借，共享文献资源；美国俄亥俄州的Ohio Link(Ohio Library andInformation Network)所采用的馆际互借与文献传递方式是包租一个民间的图书运送公司，每天在州内56个大学图书馆间传递互借所需资料。香港大学、香港科技大学等7所香港大学之间也是通过高校速递公司来完成互借传送的。这一系列成功的经验表明，地区性文献传递系统的建立是完全可行的。
1.2.2 国内现状的分析 国外文献传递系统的成功对我们固然有许多启发，但我们不能脱离国情谈发展。建立跨地区的大规模图书馆网络需要充裕的经费支持和先进的技术支撑，否则难以提供有效的服务。然而，中国大多数图书馆都不具备这一条件。而地区性图书馆网络因其具有地域范围小、读者相对集中、通讯便利、容易联系等特点而更具现实意义，这种地区性图书馆网络的文献传递系统也因其省时、省力、省钱等特点对用户更有吸引力。
2 高校地区性文献传递系统的结构设计
高校地区性文献传递系统，是为了充分利用、开发本地区、本国乃至全球的文献资源，满足本地区各高校读者的文献需求而建立起来的采取有效的管理方法、拥有相当的文献资源、采用合理的服务方式并配备相应的人员和技术设备的一种相对独立的高效的服务实体。该系统由以下4个子系统组成：
2.1 文献传递管理子系统
作为一个地区性系统，文献传递已不再是某个图书馆的事情。虽然同处一个地区，但各个图书馆的规模、条件、规章制度及运行方式各不相同，在进行具体的文献传递事务中必然会遇到各种问题甚至冲突，因此，设立一个地区性文献传递管理中心，从宏观上管理和协调本地区的文献传递业务实有必要。至于管理中心的设立，可以根据各地区的具体情况具体操作。笔者认为，为了最大限度地照顾到各馆的利益，发挥各馆的积极性，可以在该地区高校图书馆工作委员会下成立一个文献传递专业委员会，委员会成员来自本地区有代表性的图书馆，由他们共同规划本地区文献传递服务的未来，其主要职责为：
2.1.1 确定目标和宗旨，建立本地区文献传递的规则和条例 首先要确定本地区文献传递的目标和宗旨。其中最重要的就是明确指出文献传递服务的原则是“互利互惠、平等合作”，但并不要求各馆条件完全对等，这样既能使大馆放弃自高自大的思想，也使小馆克服自卑心理，从而推动本地区各馆主动将文献传递纳入本馆正常工作的范畴。其次，要制定地区性文献传递协议，该协议对成员馆应享有的权利和应尽的义务应有明确表述，并确定一个统一合理的收费标准。第三，为保证文献传递业务的正常开展，应规定各馆设专人负责此项工作。第四，明确规定文献传递的具体操作流程，为实现标准化、网络化的文献传递打下基础。总之，必须结合本地区的实际情况制定具体的实施办法，使本地区文献传递有章可循，从而保持长期稳定的发展。
2.1.2 扩展地区性文献传递系统的范围 高校地区性文献传递系统立足本地高校是其根本，但服务的向外扩展也是不容忽视的。这种扩展有两层含义。其一为横向联合。众所周知，中国有三大图书馆系统，即高校图书馆系统、公共图书馆系统和中科院图书馆系统。高校图书馆地区性文献传递系统构建起来后，应考虑与当地的公共图书馆和中科院图书馆进行联合，真正实现地区性的资源共享。其二是纵向拓展。除了充分共享本地资源外，高校地区性文献传递系统还应加强与国内其他地区乃至国外相关单位的联系，一方面为本地区用户提供更为广阔的资源空间，另一方面也让本地区的资源实现更大范围的共享。
2.1.3 总结、深化本地区的文献传递服务 文献传递的数据是一面镜子，它不仅反映文献传递服务的开展情况，也反映本地区的资源情况。因此，地区管理中心应定期总结并公布本地区文献传递的有关统计数据，同时组织定期或不定期的学术研讨会，一方面探讨和解决文献传递中出现的各类问题，逐步推动本地区文献传递服务的深入化、规范化和标准化；另一方面可将文献传递的有关统计结果与本馆、本地区的资源建设相结合，对原有馆藏进行重新调整，从而达到充分有效地利用图书经费的目的。
2.1.4 指导其它文献传递子系统的建设 文献传递其他各个子系统的建设都需要各个成员馆的共同参与、共同努力。前面说过，虽然同处一个地区，但各个图书馆的规模、条件、规章制度及运行方式各不相同，因此，在各个子系统的建设过程中必然会遇到各种问题甚至冲突，这都需要管理中心的适度干预和指导。
2.2 文献传递支撑子系统
文献传递的关键就是查找文献的馆藏地点，而馆藏地点的查找离不开联合目录。因此，构建地区性文献传递系统就不能忽视其支撑子系统——地区联合目录的建设。传统的书本式联合目录体积大，易破损，使用不便，更新周期慢，检索途径有限，不能反映馆藏流通动态。而网上公共联合目录则实现了对传统纸型目录的全方位超越，其最突出的优势是更新迅速和检索方便。因此，在网络时代，大力推进本地区网上公共联合目录的建设，是一项迫在眉睫的事情。具体说来，它包括以下几方面内容：
2.2.1 联合书目数据库 该数据库的内容为本地区各个高校图书馆的中英文图书。目前大部分图书馆都在建设或已经建成自己的网上书目查询系统，这为联合书目数据库的建设打下了很好的基础。但有几个问题必须考虑：①由于各馆数据格式不尽相同，如何在技术上解决数据合并的问题；②绝大多数图书馆的回溯建库工作尚未完成，数据的完整性问题值得重视；③建议数据库格式与CALIS联合书目数据库保持一致，以便将来二者实现无缝连接。
2.2.2 联合期刊数据库 期刊是文献传递的主体，有关统计资料表明，文献传递的60%～70%为期刊文献，因此，单独建立期刊网上联合数据库很有必要。除了联合书目数据库中应注意的问题外，期刊联合库还应注意：①对期刊而言，馆藏起讫时间及缺期信息至关重要，必须在数据库中予以反映；②电子期刊的相关信息也应在该库中反映。
2.2.3 学位论文数据库 学位论文是重要的信息源，但因其揭示工具少，这种信息的开发非常有限。因此，建设学位论文数据库，对实现资源共享意义重大。但受版权保护限制，学位论文数据库中每篇论文最好注明可否进行文献传递。
2.2.4 电子资源联合目录 电子资源已是图书馆不可忽视的一部分馆藏。虽然文献传递中以原文文献需求最多，但也不可忽视部分文摘型、索引型文献的需求。因此，在各馆普遍呼唤电子资源共享的今天，建立电子资源联合目录实有必要。该联合目录应包括各馆引进的数据库目录和自建的数据库目录等。
2.3 文献传递运行子系统
本系统指文献传递服务的具体运行方式和服务手段。
2.3.1 运行方式 目前，国内外地区性馆际互借与文献传递的运行方式主要有以下两种：
——集中制。英国是集中制的代表。英国有10个地区图书馆系统，其运作方式是：会员图书馆的馆际互借请求首先提交给地区系统的地方局(Regional Bureaux)，该局全面负责本地区图书馆所有的馆际互借事务，通过地区联合目录的检索，将馆际互借申请向本地区某一图书馆提出。如本地区图书馆都无收藏，再向外界图书馆提出申请。而不列颠图书馆文献供应中心则负责全英国的馆际合作，其运作方式如图1所示。
——分散制。国内的文献传递基本采取分散式，请求馆通过查询联合目录或各馆书目系统，找到馆藏地，再直接向该馆发出请求（见图2）。
这两种方式各有优缺点。集中式由地区中心负责文献传递事务的处理，能够提高效率，减少各馆工作人员的重复操作；另外，它还能尽量将文献传递请求发给请求量相对较少的馆，从而平衡各馆文献传递量。但这种模式必须建立文献传递地区中心，并设专职人员处理本地区文献传递事务。地区中心的设立必须有充足的人力、物力和财力的投入，而且如果交通、通讯等传递手段不太发达，则文献传递速度也很难保障。分散式由请求馆直接向答复馆提出请求，响应速度快，但要求各馆文献传递工作人员都必须熟悉业务，同时，各馆都必须分别与外馆建立联系，因而对人员的素质及文献传递的事务管理都要求较高。
分析以上两种方式的优缺点，笔者认为地区性文献传递可以灵活综合以上两种方式，从而达到切实可行、扬长避短的效果（见图3）。
2.3.2 传递手段 文献提供速度是考察文献传递工作优劣的标准之一。决定文献传递速度的主要是人为因素和传递手段。其中人为因素指馆员处理文献传递的时滞，它可以通过管理的加强得以控制和改善；传递手段则是非可控因素，不同的传递手段将导致不同的响应速度。从文献传递的操作流程来看，文献传递主要分为两个环节。每个环节所采取的传递手段，都直接影响整个文献传递的效率。
——发出文献传递请求环节。向外馆提交文献传递请求有4种方式：普通信件提交、电话提交、E-mail提交和网上直接提交。普通信件提交是最原始的方法，速度较慢，也有邮费的支出；电话提交速度快，但难以清楚表达需求情况，且跨地区提交费用也高；E-mail提交快速、便宜，是一种理想的提交方式，唯一的要求是双方都需要具备上网条件；网上直接提交是指在网上的文献传递系统中提交，它不需要对方的E-mail地址，但要求有相应的系统软件。因此，如果没有成熟的系统软件的存在，建议采取电子邮件的方式发送请求。
——文献传递环节。国际上主要的传递方式有：普通邮寄、传真、租用专门服务公司、网络传递等。普通邮寄速度慢，邮寄过程中文献有可能被污损或遗失，但它没有技术上或设备上的要求，且费用相对较低，是最容易实现的方式。传真因其速度快成为国外通行的文献传递方式，但在国内因价格偏高而不被读者青睐；租用专门服务公司是国外发达地区惯常采用的方式，但它首先建立在地区内存在大量文献传递需求的基础上，而且它更适合于返还式馆际互借，因此，国内是否采取相同的方式，须视本地区具体情况而定。电子邮件、文件传送协议(FTP)及数据库文件记录电传等网络传递方式因其价格低廉、速度快捷而成为文献传递的后起之秀。对于地区性文献传递而言，快捷、便宜是最基本的要求，因此将原始文献扫描后进行网络传递是一种非常值得推广的传递方式。
2.4 文献传递财务子系统
馆际互借是否收费，一直是国际上一个有争议的话题，以目前各国图书馆的情况来看，以收费者居多。具体到文献传递，因其是一项费用密集型的服务，没有长期稳定的经济来源，便很难维持，因此一般都采取收费政策。目前在国内，对文献传递服务进行收费已是不争的事实，有所争议的只是收费标准的高低。只要是收费，就意味着每一笔文献传递都无法离开费用的结算，因此，比照图书馆的其他对外服务，文献传递服务的财务管理是一个不容忽视的问题。而其中，最为关键的内容就是：成本核算和结算方式。
2.4.1 成本核算 作为一项费用密集的服务，有效的成本核算不仅有助于图书馆准确把握文献传递工作的性质和运作情况，而且也是制定相应收费标准的依据。但不同的观念将导致不同的成本核算方法。
——如果将文献传递仅仅视为图书馆对读者提供的一种服务形式，那就只需考虑文献传递本身的收支平衡情况。这里的“收”指对读者的收费情况，一般包括资料费用（如复印费、邮寄费等）和服务费用，“支”则指资料成本、业务成本（用于业务联系的开支）和劳动成本（馆员的劳动投入）等开支。这种成本核算较为简单，唯一需注意的是不以单个文献传递事务而以某段时间内文献传递事务整体为核算对象。
——如果将文献传递也作为图书馆的资源建设内容之一，我们就有必要将文献传递的一切费用纳入图书馆业务经费之中来考虑。因此，所谓成本核算，也就只需考虑文献传递的费用在整个资源建设费用中的比例情况、合理性及其效用性。至于对读者而言，使用文献传递就同到图书馆看书一样，应该是完全免费的。
目前国内图书馆还是仅仅将文献传递视为图书馆对读者提供的一种服务形式，因此对读者普遍采取了收费政策。这从一定程度上阻碍了文献传递的顺利开展。当然，作为弥补，图书馆一方面可以根据文献传递的情况适时调整馆藏，另一方面，各馆也可以采取不同额度、不同层面的文献传递补贴办法鼓励读者使用该项服务，这就需要考虑制定相应的补贴政策了。
2.4.2 结算方式 根据结算的对象，文献传递的费用结算方式可分为两大类：馆馆结算和读者结算。
——馆馆结算。签定文献传递协议后，馆与馆的结算一般不再采取即时结算的方式，而是采取先交预付款或先记帐，然后再定期结算。对地区性文献传递系统而言，因为文献的传递是相互的，为避免资金的重复流动，笔者建议采取先记帐，再定期结算的方式。至于结算的频率则可根据文献传递量的多少来定。馆馆结算的具体操作，根据文献传递运行方式的不同也有几种模式：
● 分散式传递，分散式结算。即馆馆直接结算。优点是：直接结算，帐目清晰。缺点是：不仅要以馆为单位记录每一次文献传递的发生费用，而且要以馆为单位进行每一笔金额的收入和汇出，手续烦琐。
● 集中式传递，集中式结算。既然由中心集中处理文献传递事务，费用的结算由中心统一处理也是顺理成章的事。其优点是：集中处理，对各馆而言，省时省力，可以从繁琐的帐目处理中解脱出来。缺点是：中心的任务加重，需要考虑人力物力的再投入。
● 混合式传递，混合式结算。即在本地区内采取分散式结算，本地区与外地区的结算则采取集中结算方式（由中心集中处理）。优点是：各馆与中心共同分担结算事务，分工明确，较为合理。
——读者结算。根据读者的不同情况，也可以采取不同的结算方式：
● 账户结算。读者或读者群可以在图书馆预付一定文献传递金额，设立个人帐户或集体帐户，每次记帐，直至费用用完。
● 即时结算。读者每次使用文献传递服务后当即结算。
文献传递是图书馆一项复杂而琐碎的服务工作，高校地区性文献传递系统的构建目的就是将这项复杂的工作变得更为系统化和科学化，从而最大限度地满足读者的需求，实现资源共享。随着信息技术的发展，一个真正基于互联网的文献传递运作系统的出现将是指日可待，它的应用将有效地集成管理、支撑、运行和财务4个子系统的各项功能，从而改善文献传递的工作流程，提高文献传递的效率。