摘要：随着社会和科学技术的进步，信息技术的发展渗透到各行各业，并得到了一定程度的发展，随着信息化技术的不断发展，传统的档案管理系统已经无法满足日益发展的社会和市场需求，这就需要档案管理逐步从固有的管理模式走向信息化管理的变革，本文就档案信息化做出简要的概述，意在找到提升我国档案管理工作的管理水平。
关键词：档案管理;信息化;创新理念
1文书档案信息化管理的优点
1.1提高办公效率
对于传统的档案管理来说，由于其每一个细节都需要人工的操作和参与，具体操作起来不仅流程繁琐，还耗费时间，且其安全性和可靠性难以得到保障，人工的操作可能会因为一个微小的失误导致更大的错误。而实现档案管理的信息化管理则可使得档案管理的工作变得简单而可靠，它不需要耗费太多人力和时间，只要信息的录入保证准确，就可以省时省力，在查找某一档案的时候，也不会因为档案的繁多而耗费大量人力，只需要在计算机中输入关键字，就可轻松找到需要的档案，由此可见，信息化档案管理对于办公效率的提高是显而易见的。
1.2.方便资源共享
在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，致使大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，极大地提高了档案利用工作的质量和效率。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态，真正做到资源共享。
1.3保存具有稳定性
传统的档案管理主要是纸质档案，纸张保存的受到外界环境的影响比较大，纤维素决定了纸张的耐久性，但是纤维素容易受到高温、潮湿、氧化等等因素的影响，很容易受到破坏，因此如果保存不当会影响档案的完整性，造成难以挽回的损失，但是档案管理的信息化可以有效的避免传统的档案管理中存在的弊端，提高了档案存储的稳定性，不容易受到外界环境的影响，同时也可以提高信息传递的方便性和快捷性。
1.4.提高传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术进行管理，可直接通过网络进行传递，有效提高了文件传递的安全性和及时性。
2推进档案信息化的策略
2.1.建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。
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2.2.完善安全措施
档案管理工作主要是依靠人来执行一切工作，无论是传统的档案管理还是信息化的档案管理，安全性也主要是依靠人的主动性，这就会增加档管理工作的安全性，档案管理工作的信息化也会增加影响档案的保密性，因此为了能够促进档案管理的信息化进程，需要提高档案管理工作的安全性，避免黑客的对于系统的威胁，提高数据资源的安全性。
2.3.健全管理制度
建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
2.4提高技术支撑
技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。同时，还要建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。
2.5 积极宣传，提高管理人员的责任感
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。
档案管理者除了有较强的事业心之外，还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息，能实时的对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。
总结
随着社会经济的发展和市场经济体制的改革，现在社会各行业和领域中的制度也进行了相应的改革，其中人事制度的改革也更加深入彻底。因此，在当前的档案管理工作中，如何才能够使档案管理工作能够顺应时代的发展，以及更新档案管理工作的内容和范围，同时改进档案的手机方式和方法就成了当前企业管理工作中所亟待解决的问题。通过本文对更新档案管理理念实现档案管理科学化的深入分析，相信读者对其也有了更深刻的认识。总而言之，为了提高档案管理的水平，就必须要抓住当前的有利时机，并且加强学习和不断改革创新，从而才能够打破原有的管理模式，形成一整套新的档案思想、档案观念。
参考文献
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[3]陈广群，林慰平. 档案管理信息化建设的思考[J].科技广场，2010，（04）.
论文作者:刘秀梅
论文发表刊物:《基层建设》2017年第16期
论文发表时间:2017/10/12
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 信息论文; 文件论文; 工作论文; 制度论文; 《基层建设》2017年第16期论文;