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摘要：随着计算机技术的发展，办公效率有了很大的提高，它能快速接收信息保证信息的准确性，然后通过计算机硬件设施对信息进行处理和分析。文章研究了办公自动化中计算机技术的应用,为提高办公效率和管理水平提供了可靠的技术支持和依据,具有十分重要的现实意义。
关键词：计算机技术；办公室自动化；应用
引言
目前，我国已进入计算机网络时代，办公自动化也得到了发展，并在各个领域得到普及。随着办公自动化的兴起，传统的信息交换方式发生了巨大的变化。本文以办公自动化为主题，阐述了办公自动化的优点，以及计算机技术对办公自动化的应用和发展。
1、办公自动化的优点
办公自动化有诸多优点，主要体现在以下方面：第一，可以提高工作人员的工作效率；第二，可以节约办公成本；第三，可以保证公司内部机密不被泄露；第四，方便工作人员之间沟通；第五，便于发布公司内部通知、通告以及活动。例如：宝马公司内部采用OA办公，每天可以处理上万份文件，且每份文件都能准确无误地发送给文件接收者，每份文件从发送到接收不到一秒的时间。使用OA之后，文件只可以在OA中查看，而不可以通过外部渠道读取，因此可以避免泄密问题的发生。而且，通过OA可以直接观察公司内部的通告，便于工作人员办公。
2、办公自动化软件（OA）
现在办公自动化一般使用软件OA，但是OA只能使用电脑端上线，每次发送图片文件时，需要先将图片传送到电脑上，然后再通过复制、上传等步骤在OA中发布，而且接受者也只能通过电脑下载，然后再通过数据线等连接工具传送到手机端或者打印机上，在这个过程中，图片需经过二次传输，这样不仅会浪费时间，有时甚至还会造成文件损坏，使用户无法准确读取。(1)OA软件的功能模块;该软件功能包括：工作协调、信息交流、审批流程、管理文档、存储功能、系统部分、计算器、万年历、会议记录、信息发布等。(2)OA软件的特点;由于办公讲究高效率、低成本、方便快捷，因此办公软件的设计也是基于这几种因素。以下是OA办公软件的五个优点：（a）易于操作，每种软件在使用前都需要经过培训或者自学，而上网基本人人都会，因此把OA软件设计成网页形式，便于工作人员操作，甚至无技术的车间工人也可以操作；（b）稳定性，OA软件必须具有稳定性，尤其是集团公司，因为集团公司的人员比较多，同一时段内需要处理的问题也比较多，因此，在运行的时候必须保证软件的稳定性，避免因小问题导致整个集团的业务正常运行受影响；（c）易与其它软件对接。由于每个公司的业务不同，其生产过程也不一样，因此每个公司所需要的软件功能也大不相同，而如果公司购进整套的软件就会造成资源浪费，基于此，OA软件设计了多种接口，且用户可根据需要添加功能，用户可将其根据软件设计预留的接口与OA进行对接，实现需要的功能。这样既能为公司节省不必要的支出，又能满足公司正常运转的业务需求；（d）实用性。企业在不断发展，而且其内部员工的知识水平也是参差不齐，为了满足企业不断发展和员工软件操作的需求，OA软件应不断更新，根据客户业务需求增加功能模块。软件解决问题的方式通常有：按产品定制、按项目定制、按平台定制。
3、计算机技术在办公自动化中的具体应用
3.1文字处理
文字处理作为计算机技术应用中的一种常见形式，在办公自动化中发挥着极其重要的作用，文字处理包括文档编辑、格式处理、修订等。WPS、MicrosoftOffice、Notepad++是日常办公中常用的计算机软件。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆然而，随着客户端技术的成熟，利用在线网页技术来处理文本内容已成为办公工作的主流趋势，尤其是在文字处理中更为严格的文档处理和特殊的文字处理。文档处理对文本格式、字体应用等有严格要求，具有很强的权威性。业务文本和业务字处理具有较强的行业性，对文本风格也有一定的要求，以实现标准化和统一化。熟练掌握文字处理技术是计算机技术在办公自动化中应用的基本要求，这是每个上班族都应该具备的基本技能。
3.2图形、图像和表格处理
与文字相比，图形、图像和表格的处理相对较少，但它们也是常见的办公应用程序。对于图形和图像处理，最基本的要求是准确和完整，反映作者的意图，以更生动的形式表达信息的含义。表单处理是一种具有一定规律性的数据表示形式。通过一个相对统一的格式，它清楚地反映了信息之间的对比和联系，这比文本表达更有针对性，在表数据处理过程中要求数据的准确性更高。在图形、图像和表格的处理中，颜色匹配和比例匹配非常重要。熟练掌握加工工艺需要大量的实践和应用。
3.3计算机通信
计算机通信技术是以资源共享和数据传输为基本目的的信息技术。办公过程中常用的计算机通信技术包括局域网通信和因特网通信。局域网通信通常局限于本地网络或部门网络。通过ipmsg、feiqiu等局域网软件进行信息通信和文件交换，代替传输。人工文件和信息传输的效率和速度相对较高，而互联网通信技术在办公环境中的应用，常见的技术有邮件技术、即时通信技术等，以前邮件技术是办公环境中最常见的通信技术，成本非常低。近年来，办公环境中也普遍使用微信、QQ等即时通讯工具。此外，还有一些应用程序，如Tenet工具登录远程桌面系统，这些应用程序通常在某些特殊的办公场所使用。
3.6决策支撑
计算机辅助决策是目前比较流行的一种技术应用。其基本原理是基于数据统计分析。通过分析大量的业务数据，可以生成数据模型的基本分析。决策者和领导者可以参考相关数据进行决策部署，这也是近年来大数据应用的基本思路，计算机技术不仅可以提供决策支持，而且可以为服务对象和管理对象提供更科学的参考意见。
4、办公自动化与计算机扫描技术结合发展的建议
办公自动化与扫描技术结合，可以在很大程度上帮助公司员工将纸质文件转化成电子文件，大大提高工作人员的工作效率。科技是把双刃剑，其发展在给人们的工作和生活带来便利的同时，也有可能给用户带来信息安全隐患或者增加用户成本。例如：企业内部保管资料的安全性、企业采购设备的费用等问题。若OA软件采用开放性设计，则容易被黑客利用或者被恶意攻击，给公司造成重大损失。因此，软件开发企业应采用加密机制，对接口进行加密设置，密码只对该软件的用户开放，这样即使有插件安装，也不会对企业安全造成很大的影响。移动扫描设备功能较为齐全，集成了扫描及无线电发射等模块，设备成本较高，如果给员工单独配备，则费用较高，因此笔者建议软件开发企业开发支持安卓或者iOS系统的APP，使普通员工通过手机APP，使用手机摄像头即可完成扫描任务，在提高工作效率的同时，也可以节省不必要的开支。
结束语
近年来，我国经济发展水平不断提高，各领域发展取得突破性进展。正是由于各个领域的发展和新兴产业的出现，信息量也在快速增长，极大地增加了员工工作的难度。但随着计算机技术的发展，我们进入了信息时代，促进了办公自动化系统的形成。办公自动化系统给员工带来了巨大的利益，促进了员工信息的收集，保证了员工工作的质量和进度。
参考文献
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[2]张步峰.计算机技术在办公自动化中的应用浅析[J].《数字世界》，2017（12）：414-415
[3]高爱辉.计算机信息数据传输技术在通信工程和办公自动化中的应用解析[J].《电子测试》，2016（13）：93-93
论文作者:李龙昌
论文发表刊物:《防护工程》2019年第4期
论文发表时间:2019/6/4
标签：办公自动化论文; 软件论文; 计算机技术论文; 文件论文; 技术论文; 信息论文; 员工论文; 《防护工程》2019年第4期论文;