手工批量制作卷内目录和备考表研究
文/国家海洋局东海信息中心（国家海洋局东海档案馆） 孙杰
【摘要】 本文介绍用一种新方法批量进行卷内目录和备考表的制作，提出提高档案工作效率和质量的一种途径，以供参考。
【关键词】 Excel；目录制作；备考表
在日常纸质档案整理中，基本的档案整理无非分类、组合、排列、编号、编制目录，我们正常需要制作档案的卷内目录、文件目录、案卷目录，最后还要填写档案的备考表，虽然在某些时候可以用档案系统来解决，但在大多数情况下，需要通过档案管理员手工录入的形式来解决，而要用人工分别制作卷内、文件、案卷再手工填写备考表，不仅效率低下，而且容易出错。故而，我们可以借用Excel来解决这个问题：
图1 项目档案整理需要的各种目录
一、准备工作
我们对档案进行分类、组合、排列、编号、编制目录，到编制目录阶段，首先制作文件目录，把所有的档案通过文件目录的方式进行排列、组合，有助于查重、查错、查缺，这也是档案目录制作中必不可少的阶段。所以首先，准备好档案的文件目录。文件目录也是档案文件最详细的描述目录，我们也可以在Excel目录里添加一些其他信息，并以予格式确认。
二、制作卷内目录
把某项档案的卷内目录合并起来，就是档案的文件目录，下图所示是卷内目录和文件目录的区别。
图1 文件目录格式
图2 卷内目录格式
通过识别文件目录中的所在案卷档号，即可区分出每一卷的卷内目录的内容，再利用简单的vba程序，即可生成卷内目录。主要代码如下：
三、制作备考表
1.制作备考表前，需要先将卷内信息汇总。如卷内文件的起止时间、件数、页数、保管期限等，以备考表中基本信息仅填写“本卷总计××件，××页”为例，首先需建立一个辅助表或以案卷目录为模板进行制作。利用excel中自带的“COUNTIF”和“SUMIF”函数进行统计。
尖轨转辙部分是铁路道岔设备中的重点和薄弱部分，其中最为主要的问题是尖轨不密贴，导致行车的安全性受到严重影响。尖轨不密贴的产生主要有几种原因，分别是尖轨爬行和侧弯、曲基本轨弯折点错误、顶铁长度过大以及基本轨“肥边”假密贴等。另外，在道岔铺设过程中的工程质量也会对尖轨不密贴产生重要影响。
SUMIF中的参数range、criteria含义同COUNTIF，参数sum_range表示实际求和的区域，即Sumif（条件区域，求和条件，实际求和区域），第二个求和条件参数在第一个条件区域里，实际求和区域在本文中指文件目录中的页数列。
SUMIF的用法为：=SUMIF（range，criteria，sum_range）
参数criteria表示条件——条件的形式可以是数字、表达式或文本，甚至可以使用通配符。
计算案卷内页数的函数公式为：
图3 求数函数示意
参数range表示条件区域——对单元格进行计数的区域。
1）通过鱼骨图分析法找出了影响某油田注水系统注水水质变化的所有因素，并逐项排查，最终找到了注水水质不合格的根本原因为细过滤器滤料失效，问题解决后及时恢复了注水系统。
其中，COUNTIF的用法为：= COUNTIF（range，criteria）
2.将该辅助表作为数据源。通过一系列规整操作，如去除表头，去除无须批量生成的内容，形成一个数据源表，通过word邮件的合并功能进行批量生成：
多条件查询时可用if语句进行嵌套，或用COUNTIFS进行多条件计数、用SUMIFS语句进行多条件求和，这是一个技巧，本文不再赘述。
计算案卷内件数的函数公式为：
图4 求和函数示意
近几年因为发展速度的不断加快，对于各种矿物资源的需求量也随之增加，这就导致出现了众多中小型矿山开采企业。这些企业的经济实力较弱，技术和设备落后，往往采用的是传统的技术和设备，导致各种安全事故发生。矿山开采企业重视PLC控制技术，可提高矿山开采电气设备的稳定性和安全性，降低开采成本，提高开采效率。
沥青路面坑槽破损部分经过开槽成型后，其坑槽壁面与坑底表面石料直接裸露在空气中，若直接填入冷补料，将导致冷补料与旧路面材料之间黏结力不足，从而形成壁面缝隙，影响修补路面的抗水损害能力[4]。因此，坑槽在开挖与清扫结束后应喷洒适量的改性乳化沥青作为黏结层，以提高新旧料界面的黏结力。
图5 辅助表格式
3.制作备考表模板。
我听着他脚步离开的声音，屋里老爹闷咳了几声，他支气管犯了，我妈在拖地，把椅子移得咯吱响，那边，小三低声说着什么，清嫩的童声脆脆地应了。
图6 备考表示意图
4.进入【邮件】，选择【开始邮件合并】，选择【信函】，【选择收件人】选择【使用现有列表】，打开数据源，选择我们刚刚制作完成的辅助表，我们这里叫“备考表清单.xlsx”。最后用【添加合并域】将“件数”和“总页数”以及其他需要批量填写项目分别插入对应位置。
图7 邮件合并关键步骤示意图
图8 插入域示意图
5.全部搞定后，点击【完成】中的【完成并合并】，选择【编辑单个文档】-【全部】。此时，备考表按顺序合成一个文档，直接打印即可。也可以先点击预览结果逐页预览自动生成的备考表内容。
图9 完成备考表生成
四、结语
Excel有很多实用的功能值得我们在日常工作中去开发和应用，档案工作很多时候需要与Excel打交道，所以熟练掌握一些应用技巧对提高工作效率和档案整理的质量尤为重要，通过上述方式进行批量生成可以减少重复劳动，在整理过程中会补充文件、适当分卷或者发现页码错误时，只要调整文件目录，其他的地方都可以自动更改，而不需要人工的一处一处手工修改，既不容易错，也不容易遗忘，当然，在制作生成备考表的辅助表时，我们也可以初步生成档案的案卷目录，减轻后续工作量，这里不再赘述。