不可忽略的信息资源——“灰色文献”——浅论地方社科院对“灰色文献”的搜集和利用，本文主要内容关键词为：文献论文,灰色论文,社科院论文,信息资源论文,地方论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“灰色文献”这个术语出现于本世纪70年代，是从英文"Grey Lit-erature"翻译过来的。人们将公开发行的文献确定为“白色文献”，将不公开发行的秘密文献取名为“黑色文献”，于是，一些介于黑白之间既不公开发行也不是秘密的文献就被称为“灰色文献”。至今，国际上对“灰色文献”尚无统一的定义，据我国武汉大学1991年1月出版的《英汉—汉英文献信息词典》的解释是“灰色文献就是利用访问、会议、报告、通信等非正式的科学交流手段提出，但尚未正式出版的文献。”通俗地说，“灰色文献”就是一种不通过一般的商业出版渠道发行，但又非秘密的文献。由于它一般不正式通报或标价，但又照样发行流通，因此，有的人称它为“半版文献”、“非常规文献”和“难得资料”。
“灰色文献”从它的命名之日起，就受到了国际图书信息界的重视，1978年12月，欧共体和英国图书馆外借部曾在英国约克郡联合主持召开了关于“灰色文献”专题会议。会议建议各国指定专门机构来搜集“灰色文献”，建立“灰色文献”数据库，以提高其利用率。70年代来末，欧共体又制定了一项加强“灰色文献”的发现、鉴别、搜集和提供使用的计划，旨在建立一个可以通过欧洲网络DIANE联机系统进行联机检索的文献数据库。80年代起，根据法国的提案，英国图书馆外借部、法国原子能下属的核研究中心和前联邦德国的能源、物理、数学情报中心等机构，建立了“欧洲灰色文献情报系统(SIGLE)。以后，在发达国家，有关“灰色文献”的各种专题学术会议多次举行，专门从事“灰色文献”研究与利用的机构纷纷建立，“灰色文献”越来越被各国视为一种重要的信息源。
1 社科类“灰色文献”的种类及各自特点及其价值
“灰色文献”的种类很多，在地方社科院内，主要有以下几种类型：
1.1 内部报告类
(1)政府机关出版的行政报告
这类文献是政府关于国家、地区的政治、经济、科学、教育等方面的重大问题的重要政策，以报告形式出版发行到有关单位或个人的一种非商业出版物。这类文献内容多为各领域的方针、政策、发展方向及存在问题；体裁不拘一格。
(2)政府委托出版的科研报告
政府通过拨发科研资助金，将社会科学领域的一些重点研究开发项目委托给科研单位，这些单位接受政府委托后完成社会科学领域的重点研究开发项目所形成的课题报告，有时也不公开发行。这类文献的数据充实，资料丰富，往往记载较大项目、计划的可行性研究、项目的完成过程、资金预算、承担机构及研究结果等，且出版时间与项目完成时间比较接近，时效性较强。例如：我院曾经参与的《上海浦东新区文化发展战略》研究所形成的报告就属这一类。它不仅作为新区政府的决策参考，而且也为上海的经济建设和文化建设提供了许多有用的信息。
(3)智囊机构出版的调查报告、现实问题的研究报告
这类文献主要产生于三种情况：①由政府给出课题；②受理委托的课题；③自立的课题。这类文献往往针对当地的政治、经济、文化、社会问题等，从基础性、长远性、策略性方面进行一些深层次研究，具有预测性、决策参考性和可操作性。例如：上海市卢湾区政府委托我院某研究所进行“淮海路商业街经营特色与发展方向”研究，所形成的课题报告不仅对这一繁华地段购物人群的消费心理、消费特点及消费趋势作了分析，并对淮海路商业街如何促进经济发展、繁荣上海市场等提出了思路。象这一类文献，其信息价值并不局限于某一区域范围，它提出的问题，也不仅仅代表卢湾区淮海路，有时它也可为其他城市其他街区提供参考。
1.2 内部刊物类
内部刊物是指那些因发行范围受限制而未能进入常规流通渠道的刊物。主要有高校、科研单位或企事业单位编印的在内部流通、交换的专刊，它们主要介绍本单位的研究动向，研究成果、课题进展、学术动态或刊载学科前沿的二、三次文献。也有些内部理论刊物，仅向党政部门领导和理论界有造诣的人士作少量发行。
在地方社科院一些研究所和部门都拥有这样的刊物，我院现有这类内刊近十种，如：《社科学术动态》、《社科信息交流》、《亚太论坛》、《欧亚观察》、《内部资料索引》等等。它们在促进学术信息的交流。为科研工作服务等方面，起了很重要的作用。
1.3 会议资料
会议资料是产生于会议过程的一等信息。在地方社科院，专业会议资料主要包括各种学术讨论会、报告会、研讨班、各种学会、年会、专题交流会、讲演会、课题讨论会、课题评审会、项目合作协议签订会、成果鉴定会等会议的资料。它们大致可分为：
(1)会前资料
包括会议通知书、会议日程安排表、会议交流的论文手稿和预印稿、论文文摘等。
(2)会中资料
有会议的开幕词、讲话、报告、闭幕词、讨论记录、会议参加者名单、会议报导、会议发言、会议决议、备忘录，还有课题计划书、项目合作协议书、意向书等。
(3)会后资料
有会议纪要、会议总结、会议资料集（包括照片、录像、录音等）、会议论文集等。
会议资料产生的时间一般与会议举行的时间非常接近，所以具有很强的时效性；有的学术会议除了偏重本专业的科研内容外，还兼及一些邻近专业的信息，这些会议的资料，能对本专业起一些补偿作用；会议资料还能向人们展示本学科。本专业的最新研究动态；由于学术会议的出席者，有许多是本学科的研究骨干，有的甚至是学科带头人，他们所撰的论文水平高、观点新、质量优，具有较高的学术价值，传播的信息比较可靠。每年，我院象这样的会议资料少则十几种，多则数十种，其所含的信息十分可观。
1.4 学位论文
学位论文是研究生或科研工作者为了获取某种学位而提交的论文，博士论文是学位论文中具最高价值的一种。
这类文献涉及的内容丰富，主题广泛，内有较多的数据、图表、参考文献，有一定的深度和广度。
总的说来，“灰色文献”多刊载最新的科研动态、成果、信息，它不受任何出版条例的限制，出版周期短，时效性强，内容涉及各个学科、各种主题。这类文献既含有大量的已知信息，又含有大量的未知信息和非确知信息，既提供最新的行政政策、社会热点问题，也报道各种社会科学研究课题的成果，有的甚至是首次公布的学术上的重要创见，因此，“灰色文献”中的相当一部分具有零次文献的价值。
2 加强对“灰色文献”的搜集与利用
“灰色文献”是一类值得重视的文献信息资源，但目前，在一些地方社科院中，人们对它的信息价值还没有足够的认识，因此，对它的搜集与管理，还存在如下的问题：
(1)没有固定的渠道，搜集比较困难
前面已经谈到，“灰色文献”是不公开出版发售的，所以它发行的范围较窄，其数量极其有限，有的仅供本单位本系统流通，有的仅限于内部传阅或交换，如果不建立固定的渠道，较难搜集，尤其不易搜集完整。据了解，对于“灰色文献”，目前还很少有固定的渠道去搜集。
(2)管理不统一，收藏不完整，不系统
在一些地方社科院，对“灰色文献”基本上采取分散保管的方式。例如，会议资料由各举办单位自行保管，其保存年限也因各保管单位的空间的差异而各不相同；内部报告也由有关单位保管；内部刊物的收藏也存在不完整、不系统的情况，缺期、断年的情况时有发生；学位论文一般长达3-5万字，最终发表时，往往由于篇幅有限，只刊载部分内容，有的只刊载原文的十分之一。
(3)缺乏书目控制，不易查检，利用率不高
对“灰色文献”一般不编制专类目录。不作书目报导，用户很难对它进行检索查阅，搞不清它的收藏地点，甚至不了解它是否被保存。因此，有的“灰色文献”长期被闲置，得不到利用，失去了其信息价值。
为在地方社科院中加强对“灰色文献”的搜集、管理与利用，笔者提出如下建议：
(1)建立“灰色文献”协调管理机构
在地方社科院，可由科研处、图书馆联合牵头，建立由档案室，各研究所学术秘书室、研究生部、博士点等单位组成的“灰色文献”协调管理机构，制订管理条例，明确各自的义务和职责，每个单位确定专人负责，图书馆应负责进行业务指导。协调管理机构定期组织检查，督促管理条例的实施。
(2)建立“呈缴样本”制度。
鉴于“灰色文献”的出版带有一定的随意性和灵活性，流通的渠道也是五花八门，给搜集工作带来一定困难。“灰色文献”管理机构应在管理条例中确定收藏原则与保管细则，对“灰色文献”的搜集范围、搜集方式、保管方法及保管年限作出规定，必要时可请院领导签署意见，建立本院的“呈缴样本”制度，规定每出版一种“灰色文献”，必须缴二本样书（刊），由图书馆负责收藏，以保障“灰色文献”搜集工作的完整性、系统性和时效性。
(3)编制“灰色文献”联合目录，定期进行书目报导。
为使“灰色文献”成为有序的文献集合体，可由各单位填写出版、收藏登记表格。由图书馆负责编制联合目录，按《中图法》进行分类，按《中国文献编目规则》进行著录和标目，并编制分类、主题、责任者（主持者、召集者、出版者）或著者索引，定期进行书目报导，为使用者提供方便。
(4)建立“灰色文献”数据库，通过网络提供资源共享。
计算机技术和现代通讯技术的发展，给“灰色文献”的管理、开发和利用创造了极为有利的条件，以坚持规范化、标准化为前提，采用现代信息技术，如高密度电子存贮技术、多媒体技术和远程通讯技术，我们可以建立“灰色文献”书目数据库和有选择地建立文献数据库，并建立多元检索途径，除分类、主题、责任者（主持者、召集者、出版者）外，还可以进行相关责任者、议题、关键词、时间（发布、出版、会议召开等）、收藏单位等检索以及前方一致模糊检索、匹配检索、通过计算机网络提供远程查阅。这样，就使“灰色文献”成为可供网上共享的信息资源。
“灰色文献”是了解国内外社会科学研究水平、动态及其发展趋势和我国社会主义市场经济发展与改革开放中的问题的重要信息资源，对开阔视野、启迪科研思路和借鉴科研方法，了解事物正反两方面的情况，都有帮助，它是社会科学信息源中一个不可忽视的组成部分。地方社科院在“灰色文献”的拥有方面占有优势，我们应抓住“灰色文献”管理工作中的薄弱环节，采取切实有效的措施，使“灰色文献”及时转化为社会科学研究的有效信息资源。