洛阳市伊东渠管理所 河南洛阳 471023
摘要：档案室(库房)是保存档案的过渡性机构,其主要任务是服务于本单位,馆藏档案构成具有单一性。其作用主要体现在两个方面:其一,为单位的业务部门和职能部门提供原始凭证和资料支撑,保存日常工作中产生的各种痕迹记录;其二,档案室(库房)是全国档案工作的基础,它为各地档案馆甄别和输送有长期和永久保管价值的档案材料,是档案馆馆藏积累和完善的基础。
关键词：基层企事业单位;档案室;档案库房;现状;发展
1对档案室(库房)设施的要求
档案室设施包括档案库房、密集架、防潮除霉设备、防火设备、通风设备、防虫剂、温湿度调控设备、档案装订工具、档案盒、档案用计算机、扫描仪、数码照相机、档案管理软件等硬件和软件。这些设施用于最大限度地维护档案的实体安全和内容安全,包括档案不被盗窃和篡改、妥善存放、不因人为意外受损、纸质和数字双备份保障等。
2对档案室(库房)建筑的要求
在我省范围内,基层企事业单位的档案室(库房)并未完全达到上述标准和技术规范。以我单位的档案室为例,存在以下较为突出的问题:档案库房较小,未来两年内就将不能满足新增档案库存需求;由于办公场地限制,档案库房内存有档案以外的其余物品,不能专库专用,在一定程度上给档案的安全埋下安全隐患;档案室(库房)配套设施不够齐全,如缺少除湿机、空调、防虫剂等基础设备和物品,密集架也不能得到专业的维护;建筑物质量不过关,偶尔发生楼上渗水漏水的状况,严重威胁档案的实体安全。
首先,加强档案的管理,从内容到形式,做到规范、完整、增强其参考凭证价值,从而提高档案的利用价值和利用率。搞好档案提供利用,让其发挥应有作用,是做好档案工作的根本目的和中心任务,是档案工作赖以存在和发展的基础。为此,我们要做到以下几点:第一,提高认识,加强宣传。强化社会档案意识,提高档案管理人员的认识,转变利用者对档案利用工作的看法,由过去的封闭式、半封闭式管理向开放式、社会化改进,拉近档案与人和距离。第二,固本强基,加强档案基础工作。完善归档材料收集程序,做好前期甄别和鉴定工作;加大对档案的审查、编排力度,及时解决混装、乱装、目录缺失等问题;完善档案检索工具,可以借助计算机管理,加快检索速率,便捷检索渠道。第三,加强学习,健全制度,实现档案管理现代化,建立健全档案工作各项规章制度。《档案法》第十条明确规定:“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构,应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用;配备必要的设施,确保档案的安全;采用先进技术,实现档案管理现代化。”为了更好地落实《档案法》,各单位都应拟定行之有效的,符合本单位实际的档案管理制度,包括对档案工作人员的管理规范和档案实体、内容、查阅和利用的管理规范。
只有我们将基础工作做好、做实,切实发挥各类档案在工作中的凭证、参考、历史记录、科学管理、生产建设和文化建设等功能,才能使这项工作得到其应有的重视,从而得到有力的人、财、物的支持,解决我们所面临的问题,进一步完善工作细节。
3基层企事业单位区档案室管理的对策
3.1提高档案管理意识
提高管理意识要从两个层面进行提高：一是提高管理层的档案管理意识。管理层在档案管理中起到了主导作用。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆管理层必须加强对基层企事业单位档案价值的认识，充分认清现代化基层企事业单位运作模式下对档案管理工作的新要求，即时调整管理思路，从园区发展和档案保管与利用的角度探索出档案管理的新途径，避免因过度保护而导致的档案利用匮乏。此外，还要提高服务意识，真正的园区发展和企业需要的角度创新档案服务方式；二是提高基层管理人员的档案管理意识，强化责任意识，营造档案管理文化，通过主题讲座、宣讲会等多种多样的宣传活动在园区内营造档案文化氛围，让基层管理人员和其他部门的员工在日常的工作和生活中接受到档案相关知识。
3.2完善档案管理制度
基层企事业单位档案管理制度的完善要在新的管理环境与基层企事业单位档案业务多元这二者之间找到平衡点，力求制度的适应性和指导性。对此，基层企事业单位档案管理部门首先需要在现有管理制度的基础上制定多层次的管理制度，形成从纵向到横向、宏观到微观、集中到分散的档案管理制度，保证基层企事业单位档案管理工作的顺利进行。第二，即时更新制度内容，随着基层企事业单位区的不断发展和档案管理模式的改革，档案管理面临的问题也不会不断增多，如基层企事业单位科技档案的知识产权问题、企业信用档案的权限问题等等。对此相关管理部门应及时学习最新的政策法规，对基层企事业单位运作、档案管理政策等问题有着全面的了解，进而保障基层企事业单位档案管理的合规、合法。第三，细化制度建设工作，将制度建设工作按照各个知识领域和业务领域进行细分，保障档案管理制度能够覆盖到所有业务。
3.3提高信息化建设水平
针对基层企事业单位档案信息化建设水平不高的问题，首先应着力推动基层企事业单位内部的信息化建设协调发展，同时协调企业在档案数字化、传输标准等问题上达成一致，共同档案信息化建设的效率。同时，在进行相关基础设施建设时，就要注重各部门之间的兼容性，保障设备和主体功能的相对统一，进而让每个部门都能够较快的适应信息化建设带来的改变。第二，合理规划档案管理信息系统功能建设，运用流程化思维和闭环思维。在搭建前对功能使用的需求进行全面调研，充分了解基层企事业单位各部门和管辖企业的档案管理需求，接着根据自身的技术水平、资金进行管理信息系统的规划，定时对管理系统进行优化和更新，保证管理系统能够始终满足档案管理的需求。企事业单位数字档案室建设发展的因素、建设发展内容以及相应的建设发展要求, 从而对建设过程中不完善的地方进行改正和完善, 推动我国企事业单位数字档案室建设的顺利进行。
3.4做好重点内容的采集工作
基层企事业单位档案信息采集工作覆盖面非常广泛，在内容方面应重点考虑蚕基层企事业单位管理所针对的重点领域和特色。如互联网基层企事业单位、化工基层企事业单位、金融基层企事业单位等等。第二，注重收集的内容的价值和质量。当前档案收集的渠道不断增多，互联网中存放着海量的数据资源，但并不是所有信息都是有价值的，档案收集应优先考虑有价值高质量的信息资源，如数据分析报告、科研档案等等。同时，要加强档案收集的标注化与规范化，为后续档案的整理、开发和利用打下良好基础。
4总结
综上所述,基层事业单位档案室(库房)建设面临进一步规范化、制度化的考验,数字化和公开化也是大势所趋。工作中,我们不能“等靠要”,必须先做好基础性工作,使档案发挥其作用,才能提彰显档案工作的重要性,从而获取档案室(库房)建设和档案工作发展的必要物质和政策支持。
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论文作者:林利霞
论文发表刊物:《防护工程》2019年15期
论文发表时间:2019/12/4
标签：档案论文; 企事业单位论文; 基层论文; 档案室论文; 库房论文; 工作论文; 档案管理论文; 《防护工程》2019年15期论文;