国际档案著录标准中的后保管思想，本文主要内容关键词为：思想论文,档案论文,标准论文,国际论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[分类号]G270
随着电子文件的出现及信息技术在档案领域的广泛应用，档案的信息化进程不断加快。而由于档案著录缺乏统一的规则，使得标准化要求极高的自动化技术难以应用。另外，因为缺乏标准，各档案馆之间难以实现档案信息的交流、共享。这样，档案著录标准化问题势在必行。国际档案界对此非常重视，专门成立了负责管理协调国际档案界档案著录问题的档案著录标准化特别委员会(ICA/CDS)，以及后来负责制定档案各个领域内标准的标准和最优化实践委员会(ICA/CBPS)。在两个委员会的积极努力下，迄今为止，已先后出台了四个关于著录的国际通用标准：《国际档案著录通则》(General International Standard Archival Description)，简称ISAD(G)(包括第l版和第2版)[1]、《国际标准—团体、个人和家族规范记录著录规则》(International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies，Persons and Families)，简称ISAAR(CPF)(包括第1版和第2版)[2]、《职能著录国际标准》(International Standard for Describing Functions)，简称ISDF[3]、《档案保管机构著录国际标准》(International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings)，简称ISDIAH[4]。(下文如无特殊标明所指的标准均为最新版)
1 标准简介
1.1 《国际档案著录通则》
ISAD(G)第1版于1994年公布。第2版于2000年年初出版，以迎接第14届国际档案大会。在简介中，ISAD(G)明确了其目的，即：确保能形成统一的、恰当的著录；便于档案信息的检索和交换；能实现数据资源的共享，使各收藏机构的著录形成统一的信息系统。ISAD(G)在著录方法上提出以尊重全宗理论为基础的多级著录(multilevel description)。其遵循原则如下：从总体到部分、与著录级别相关、著录条目连接、无冗余著录。这种著录方式展示了各著录之间的关系，从全宗级的著录入手，可以进而纵览全宗级以下各级著录，查到更具体的内容；从低级次的著录入手，则可查到与之相关的著录，也可回溯到上级著录甚至全宗级著录。
1.2 《国际标准—团体、个人和家族规范记录著录规则》
专门用于提供档案背景信息的著录标准的ISAAR(CPF)第1版于1996年颁布，第2版在2004年维也纳召开的14届国际档案大会上以ISAD(G)的配套标准颁布。ISAAR(CPF)为描述形成档案的团体、个人以及家族提供了一个标准工具。在著录系统中创建既相互分离又互有联系的档案形成者的描述，为获取以及管理最有助于发现、利用和理解档案的背景信息提供了一个有效而灵活的手段。而且有了这个标准，就可以使档案著录仅著录单一的特征信息而发展到著录全面的背景信息，从而使档案信息资源能够得到更有效的控制、更有效的利用。
1.3 《职能著录国际标准》
专门著录档案信息系统职能的国际标准——ISDF，于2007年颁布。职能著录的作用在于：有助于把文件安全地置于其生成和使用环境，有助于解释文件产生和使用文件的原因和方式、生成文件所要满足的机构的职能和目的，以及文件怎样与同一机构产生的其他文件协调和联系。另外，把职能信息与文件著录和规范记录分开，可以减少信息的重复著录，有利于建设灵活的档案著录系统。
1.4 《档案保管机构著录国际标准》
鉴于档案保管机构信息对利用者检索档案的重要性，著录持有档案材料并提供服务的机构的国际标准——ISDIAH于2008年正式公布。其作用在于：在档案著录系统内把机构作为一个著录项来著录；在目录，档案信息系统或网络上，当作档案持有机构的标准检索项来使用：以及记录机构、实体以及他们所持有的档案间的关系。在前言中提到了该标准制定目的：文件著录信息与文件生成者和保管者的信息的联接对利用者全面理解所提供利用的材料很重要。目前国际档案界已经有了专门著录文件的ISAD(G)，专门著录文件生成者的ISAAR(CPF)，专门著录文件生成者和保管者职能的ISDF。为了使档案信息系统发挥更大的用途，需要制定一个单独的档案保管者著录标准。这就是制定ISDIAH的目的。虽然标准的主要目的是促进那些初始职能为保管档案及向公众提供利用的机构的著录。但其他如图书馆和博物馆等文化机构、企业、家庭或个人也可能持有档案。因此，该标准或其中的部分元素也可用来对所有提供利用其持有档案的实体的著录。
这四个国际标准中，ISAD(G)奠定了所有著录的基础，其他三个标准完善ISAD(G)各个部分，与之配套使用可实现对档案的全方位多角度著录，以方便利用者深入全面地理解档案的内容。标准与最优化实践委员已经提出，将来要制定一个单独的参考模型来协调这四个国际著录标准[5]。我们期待这样一个模型早日出台。
2 档案后保管思想
2.1 后保管思想的起源
档案后保管思想由美国档案学家杰拉尔德·汉姆首次提出。1974年10月3日，在美国档案工作者协会第38届年会上，协会主席杰拉尔德·汉姆做了题为《档案边缘》的报告，该报告被公认为孕育了档案后保管范式的思想。七年后，汉姆在《美国档案工作者》第44期(1991年夏季刊)上发表了《后保管时代的档案战略》一文，首次正式提出了“后保管时代”(post-custodial era)概念。1994年，特里·库克发展了汉姆的“后保管时代”思想，提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”[6]。1996年，在第十三届国际档案大会上，库克比较系统地阐述了他的档案后保管范式思想：传统的工作重点——档案实体保管，将被新重点——关注档案的来源、形成过程、制作目的、档案之间及立档单位之间的联系、立档单位职能关系，档案形成者职权范围等——所取代或(至少是)加强。所有这些远远超出了简单的实体保管，而这就是档案的后保管。[7]电子时代的到来，使档案工作者面临的不仅是保管实体在载体材料上的变化，更重要的是文件从形成、运作到利用等过程中产生的根本性变化所带来的挑战。库克将这种转变置于后现代理论中，提出了电子文件的“后保管模式”。如库克所言，变革传统保管观念势在必行，主要有两方面的原因：“计算机社会里文件的类型”和“文件的数量”，即文件形态的变化，虚拟的电子文件取代实体的纸质文件以及文件数量急剧增长的变化[8]。
2.2 后保管思想的内容
库克的“后保管”思想主要由三部分构成：新来源观、宏观鉴定论、知识服务[9]。新来源观强调从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源转变为以变动、临时甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。宏观鉴定论不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的“文件形成机关的社会职能”标准。确切地说，它们使鉴定标准脱离了文件的具体内容，上升为文件形成者的宏观职能，从而使鉴定方式和方法从分散变为集中、由个别变为系统。知识服务要求档案人员停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者，把着眼点从信息转移到知识上(探寻、传播、理解)，从建立数据库到建立知识库上，引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧。新来源观、宏观鉴定论和知识服务三者是有机统一的。档案后保管的核心和最终目的是知识服务，而新来源观和宏观鉴定论是实现知识服务的基础和保障。
3 著录标准中的后保管思想
库克在后保管时代关于整理和著录的含义中指出：人们不再局限于对实体档案及全宗的整理和著录，而是加深了对档案之间多重对应关系的系统理解，更注重档案产生的背景环境。同时，把相关的档案体系和功能性的元数据相结合，作为描述档案的工具[10]。实际上，国际档案著录标准也是在“文件的类型”变化和“文件的数量”剧增的背景下出台的，所以其中蕴含的思想与后保管的思想有着必然的联系。
3.1 档案著录的定义
ISAD(G)在术语中强调了档案著录的含义，而且以后颁布的国际档案著录系列标准中均采用这个定义：通过捕获、分析、组织和记录用以确认、管理、查询和解释档案材料、产生背景及生成文件的系统的信息，以形成对一个著录单位及其组成部分(如有的话)的准确的表述。该术语也用于表述著录过程所形成的结果。
整个定义内容都体现了后保管的思想。首先，这个定义扩展了档案著录的范围，不仅要著录作为载体的档案的自身信息，还包括了产生和使用档案的背景信息及产生档案的信息系统的信息。这与后保管思想中强调关注档案的来源、形成过程极其相符。其次，著录的过程发生了很大变化，由捕获、分析、组织和记录共同完成，这就将档案工作者把着眼点从档案信息本身转移到知识的探寻、传播和理解上，以实现知识服务。最后，定义反映出著录的时间要在文件生成之时即开始。这正契合了库克提出的“自文件产生之时起就开始前期管理活动，不能迟至文件形成和流转之时”[11]。总之，这个定义的内容完全体现了后保管时代的“过程代替结果、动态代替静止、结构代替内容”特征。
3.2 强调对档案材料背景的著录，这点可从以下两个方面看出：
第一，ISAD(G)第1版和第2版的差别。ISAD(G)两版间差别虽然不大，但这很小的差别却反应了技术的进步和管理思想的成熟。差别中最明显的是把背景项从第1版的内容结构项中分离出来[12]。该变化提供了著录文件背景的机会，把文件背景作为单独的著录项来完成，当然最终还是要与原文件建立连接。ISAD(G)要求背景项最好按照其配套标准ISAAR(CPF)的要求来著录。这样会形成恰当、一致的自我著录，促进检索项的标准化以方便信息检索。把背景信息从内容结构项中分离出来的优点还体现在如果文件有多个来源，即多个生成者和管理机构，在这种情况下，把文件与多个实体连接起来，通过网络利用可以减少复制品的泛滥。两版中另一显著差别体现在著录的对象上[13]。第1版提出“著录挑选出来以备保存的档案材料”，而第2版强调著录“在于实现对所有形式的文件在所有阶段(如生成、鉴定、利用、保管、整理)的智力控制”。第2版标准承认了著录在从电子文件一生成就进行管理的重要性和动态性。两版的差别反映了管理思想的变化，由重视实体管理转移到关注与实体关系密切的背景信息。
第二，专门著录背景标准的制定。由于新来源观促使人们将关注点从文件表层的、内容方面的信息、知识转移到其深层的、背景方面的信息、知识。于是，我们需要更详细的关于背景方面的知识。而国际档案理事会制定的标准中就有三个是专门针对档案背景信息进行著录。ISAAR(CPF)专门著录文件生成者：ISDF专门著录文件生成者和保管者的职能：ISDIAH专门著录档案保管者。而且根据宏观鉴定论，不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的文件形成机关的社会职能标准。著录文件生成者和保管者职能的ISDF便应需而生。
这些著录档案背景信息标准的连续出台，反应了在档案管理过程当中，管理档案背景信息的必要性和重要性。新的社会变革改变了人们的行为模式，也同样改变了传统的档案产生、保存和销毁的全过程。所有的改变都使得档案学理论研究和实践工作的重点，从档案本身转移到档案背后所蕴含的创造性活动、作者的意图、档案产生的过程和功能。为实现对档案的有效管理，不得不把目光转向有助于理解档案材料的背景信息，而这正是后保管时代对档案管理者提出的要求。
信息技术的发展，促进了档案管理的实践与理论研究的深入，理论研究的深入又促进了科学实践的积累——标准的产生。国际档案著录系列标准的制定反映了档案管理理论的逐渐成熟。这些标准所包含的后保管思想体现了后保管时代的来临，是对后保管思想的充分肯定，并为电子时期的档案工作指明了方向。同时，深入研究与借鉴国际档案著录系列标准，无疑可以很好地推动我国档案著录工作标准化的改革和发展。
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