资料档案管理在水利工程建设中的重要性
才继超
河北省水利工程局第八工程处 河北石家庄 530000
[摘 要] 新形势下，水利工程档案工作为适应新时期的发展，就必须用新的思想和理论，依靠新方法，达到更高的要求。我们要与时俱进，树立服务理念，明确定位，顺应水利改革发展趋势，更好地开展水利工程档案管理工作。因此，加强和改进新时期水利工程档案工作，针对存在的问题和水利工程档案发展趋势而不断改进具有重要的现实意义。
[关键词] 资料；档案；管理；水利工程；建设；重要性
1 存在的主要问题
1.1 不规范的文件形式
根据档案管理实践工作经验和相关资料统计分析，文件形式不规范存在以下类型: 对建设项目、平面布置与结构形式等超过 1 /3的重大变更没有重新绘制竣工图; 设计变更未在竣工图上显现或未按规定签字; 格式书写和检验记录签章不标准; 数据资料不利检索、分类混乱、数据准确性与完整性较低。不同类型的问题掺杂在一起，不利于数据资料的调取与再利用[1]。
1.2 不健全的文件归档
工程变更审批手续不规范或者没有审批资料，文件有请示、有复印件而没有批复和原件的情况较为常见，文件材料在项目建设前期缺失。在项目建设过程中施工、技术人员往往掌握着大量的文件材料，文件归档不及时容易造成材料归档不齐全。另外，由于档案借阅手续不规范使得部分材料不能及时收回，容易出现有借无还的现象。
1.3 不规范的文件整编
由于目前还未形成较为系统、完善的档案管理方法，因此在建设活动中往往存在较多的问题，主要体现在以下方面: 档案管理更多的倾向于建设过程、竣工验收的管理，而对项文件的编制、资料收集完整性不够重视，另外缺乏对人的有效激励机制并忽视了人的主观能动性，因此在档案管理过程中人员的潜能未被充分的挖掘和激发;主要体现在工程名称与卷案题名不规范、卷内备考表与目录没有按要求填写、组卷排序混乱和分类不科学等方面。同时，在项目建设时存在利用初设图纸的现象。
随后，宁波一院开始探索通过医联体建设把慢病管理做实，组织三甲医院糖尿病、高血压、冠心病、脑卒中等疾病专家，跟二级医院、社区医生组成“3+2+1慢病管理团队”。
2 原因分析
2.1 档案管理意识薄弱
对于档案工作各参建方的不够重视，存在注意力集中在项目建设，而忽视档案管理的思想，监管系统不完善; 部分项目存在资金投入不足、机构空缺以及无人分管等现象，从而使得文件收集不齐全、档案保存设备落后以及管理水平较低等结果。另外，在实践工程中施工与监理单位通常在档案专项验收前才开始进行相关工作，突击补充物力、人力出现填数据、补手续、印文件等现象，从而造成档案内容失真等情况[2]。
2.2 管理部门关系不清
临时设置的档案管理机构的职责和功能不够具体、详细，参建方的认识还不够清晰和科学。部门之间的协调困难、关系混乱，从而使得档案材料要求与实际交接、管理情况存在较大差异。另外，在档案管理机构撤销或工作交接过程中未给出具体的目录，也会使得资料缺失的现象出现，甚至存在具有较高价值的信息资料的丢失。
第一，要对原有的工作方式进行改变。首先，要将原有的手工管理方式转变为计算机管理方式，包括电子文件管理、档案统计以及登记等等。同时将原有实体档案向着信息化档案的方向发展，对档案进行网络化利用，在对安全性做出保证的基础上对档案信息资源在企业生产发展当中的作用进行充分发挥，对档案信息资源水平进行提升。第二，要在现有的基础上对档案信息化管理模式进行研究。根据勘测单位实际工作开展中对于档案的使用要求以及管理要求，将传统档案借阅、保管实现对用户需求的转变，对快速数据档案利用、数据加工处理服务以及查询技术资讯服务等模式进行转变，通过技术方式的应用对电子文件完好性以及归档准确率问题进行解决。同时，要根据勘测工作需求做好档案信息化管理系统的设计与应用，在对目前相关规范、规定要求进行满足的情况下对不同电子文档类型提供支持。第三，要积极创新技术，保证档案在利用、查询方面的快速性。对于目前部分电子文件来说，其通常具有较大的容量，在普通网络环境下无法保证速度。对于该种情况，则可以联系自身需求做好档案信息管理平台的研发，以此对档案服务的下载利用、快速传输与浏览等目标进行实现。如可以通过高倍率压缩、高保真还原技术的应用对检索、浏览的快速性进行实现，对于档案管理人员大量重复录入信息的问题，可以应用OCR以及图像解析技术，以自动的方式将信息添加到系统中，进一步提升工作效率。
3 完善水利工程资料档案管理的对策
3.1 转变管理方式
夹持器各结构参数的优化结果如表5所示，对于不同的R值，各结构参数优化结果均相同。当R=35 mm时，在约束Dp作用下运动杆4、杆5无法贴合圆柱以致无法包络夹持，需舍弃。优化前后夹持器夹持力对比如表6所示。其中，Foe为优化后夹持器的总输出力，Fce为优化前夹持器的总输出力。表6显示，包络夹持模式下优化后夹持力提升幅度随R增大而减少，但不低于10%，总体优化效果明显。
3.2 积极指导，规范水利工程档案管理
（1）深入一线，用跟踪服务规范档案工作在工程建设过程中，应定期深入工程建设现场，根据工程项目建设特点，基础工程建设进度和现场文件材料形成情况，对档案工作进行现场指导，以便及时解决发现的问题，从而实现跟踪服务。针对档案工作人员管理中存在的问题，及时采取有效措施，必要时组织短期培训。一方面帮助一线档案工作者学习和理解相关标准规范，掌握专业技能，提高专业水平。另一方面，需要了解项目动态和数据流，确保以完整和准确的方式收集档案材料。（2）夯实基础，完整收集工程建设资料水利工程的完整档案是记录有关参建单位绩效的主要依据，真实反映了一个工程的各个分部、单元工程施工是否规范，管理是否科学有序，各参建单位工作是否做到了实处。因此，各参建单位必须夯实档案工作基础，及时有效地收集各类应归档的工程档案文件材料[3]。
4 结语
水利工程档案能够真实反映水利工程建设和管理的全过程，是工程建设管理的证据和依据，对项目的运营和效益的发挥起着非常重要的作用。水利工程建设和管理过程中应加大对档案管理工作的重视和关注，不断提高档案管理的水平，使档案管理在水利工程建设中的意义得到充分的发挥，促进水利工程建设事业健康蓬勃发展。
“子曰：‘学而时习之，不亦说乎？有朋自远方来，不亦乐乎？’……”朗朗的诵读声响遍中和路小学，流经中和师生的心胸。
参考文献：
[1]刘叶飞．水利档案信息化管理的研究[J]．档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集,2017(00):305-309．
[2]刘盛琴．对水利工程档案资料管理工作的思考[J]．科技创新导报,2017,14(36):167-168．
[3]陈芝兰．新时期水利档案管理信息化建设相关思考[J]．四川水利,2017,38(06):115-117．
[中图分类号] G275
[文献标识码] A