梧州学院 广西 梧州 543000
摘 要：高校档案是反映教育活动的材料体现,教学档案管理水平是衡量教育质量和教育水平的重要标志，其管理工作是高校发展的重要组成部分,对于高校科研和教育的发展具有重要意义,同时高校档案管理也是衡量高校管理、科研水平的重要依据,是高校文化建设体系中的必不可少的环节。本文简要阐述了当下高校档案管理模式所面临的挑战，对模式的变革与优化措施进行分析探讨。
关键词：高校；档案管理；改革
引 言
随着经济和社会的发展, 高校档案管理工作面临新的挑战, 传统的教学档案管理都是以纸质参考文献介质为主体的,为高校相关教育活动提供相应的帮助，但在信息化技术的影响下,传统的档案管理手段不能满足日益增长的需求，高校教学档案管理必须顺应时代的发展,顺应高校档案的发展,因此创新教学档案管理模式成为必然。
1. 大数据时代高校档案管理模式面临的挑战
大数据时代高校档案管理面临新机遇，有利于实现档案管理数字化与信息化，对保证档案资料完整和安全，便利人们获取档案信息资源也具有重要意义。但与此同时，大数据时代也给档案管理带来全新挑战，主要表现在以下方面。
1.1 对高校档案管理观念的挑战
以前在高校档案管理工作中，主要采用传统管理方式，局限于对档案资料收集、整理、保存和使用。而大数据时代的到来，使这种方式得到根本转变，强调创新管理思想观念，注重对计算机和扫描技术应用。同时还注重推进档案的电子化与数字化，重视档案资源利用，为使用者提供满意服务。
1.2 对高校档案管理技术的挑战
高校传统档案管理中，通常采用人工方式进行纸质档案保存，对档案资料编号，方便使用者查阅，这种管理方式比较粗放。而大数据时代强调档案管理的电子化和数字化，在管理中注重信息技术、计算机技术和扫描技术的应用，实现档案管理信息化。
1.3 对高校档案管理安全的挑战
传统档案管理中，为确保高校档案资料安全，注重发挥管理人员，档案室设备的作用，加强档案资料安全防护，避免火灾、水害、鼠害等带来不利影响，最终有效保障档案资料的安全与可靠。而在大数据时代，由于档案资料实现数字化和信息化，给安全管理带来严峻挑战。例如，档案资料采用电子设备存储，容易导致资料丢失。此外，如果安全防护和杀毒工作不到位，很可能导致档案资料受到攻击，使其面临严重的安全问题。
1.4 对高校档案管理使用的挑战
以前在高校档案资料使用中，根据编号查询档案资料，为使用者提供数据服务。大数据时代背景下，纸质查询只是其中的方式之一，更为重要的是构建数据库，提供检索和查询目录，便利使用者查询档案资料。同时还具备档案数据制作、加工、整理、传播、开发使用等功能，为档案资料使用者提供便利。
1.5 对高校档案管理人才的挑战
传统档案管理方式下，档案管理人员需要具备扎实理论基础，熟悉管理流程，拥有责任心即可。而大数据时代，随着计算机和互联网的应用，高校档案管理人员不仅需要具备上述技能，更为重要的是掌握计算机和信息技术使用方法，提高数据分析和处理能力，让自己具备扎实的专业基础，努力成为既懂管理又懂技术的复合型人才。
2.高校档案管理模式的变革
2.1 管理思想观念变革
高校档案管理人员应该注重发挥信息技术和计算机的作用，转变思想观念，增强服务意识。要将传统的纸质档案存储向数字化、电子化方向转变，构建数据库，建立查询目录，方便高校档案资料查阅和使用。
2.2 增进不同部门统筹协调
高校档案资料存储和使用涉及多个部门，为提高管理水平，应该增进不同部门协调，加强相互合作，使之形成合力，促进档案资料作用充分发挥。要建立有效的协调沟通机制，增进档案管理部门与高校党政办公室、人事处、财务处、学生工作处、图书馆、信息中心等的联系与合作，相互协调，相互合作。并构建完善的合作机制，增进相互联系，形成合力，共同配合，促进高校档案资源共享。
2.3 制定档案管理相关战略
顺应时代发展要求，注重对档案资料的挖掘和利用，为高校各项决策提供参考和依据。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆高校领导应该足够重视，在资金、设备、人才队伍等方面增加支持力度，并制定档案相关战略，充分利用档案资源，实现档案数据资料的有效加工和利用，让档案资料为高校发展提供支撑与参考。
2.4 重视档案数据资料采集和分析
增进各部门联系与合作，重视收集数据资料，确保档案信息资料完整。然后发挥计算机和信息技术的作用，对档案信息资料进行电子化和数字化处理，并递交给档案管理工作室保存。注重档案数据信息删选，剔除错误和不规范数据，必要的话进行二次采集，提高档案资料和数据信息质量。重视专业软件应用，对档案数据资料进行采集和分析，提高数据信息处理效果，促进工作实效性提升。
2.5 注重数据归档与保存
重视档案资料的归档与保存，使其有效满足使用者需要。对档案数据资料进行分类，保存之初就设定档案资料保存期限。还可以采用电子存储介质，对档案数据资料进行保存，发挥云存储方式的作用，并加强安全管理，避免档案资料丢失。
3.高校档案管理模式的创新路径
3.1 树立高校档案管理现代化理念
随着时代发展，高校档案管理已经发生深刻变化。因此，应该顺应趋势，树立现代化管理理念，让档案资料为高校管理和发展提供参考。注重档案管理的日常宣传活动，大数据对高校档案管理的影响，新时期高校档案管理的变化及发展趋势等。从而营造良好氛围，有利于转变档案管理思想观念，提高工作水平。
首先，高校档案工作者应以知识管理理论为指导，开展实际工作。只有树立了知识管理新理念，档案工作者才能时刻以知识管理为指导开展工作，不再局限于传统的档案整理与查阅，而是主动运用知识管理的方法与技术挖掘、重组、传播、共享、利用档案中的显性知识与隐性知识。其次，增强档案形成者挖掘档案知识的参与意识。高校档案管理部门向高校档案（尤其是科研、教学类档案）的形成者宣传档案知识管理的意义，营造知识共享与交流的环境。因为档案形成者与档案管理者相比，对档案中蕴含的知识更为了解，因此，鼓励科研、教学类档案的形成者，一方面挖掘档案中隐藏的隐性知识，另一方面鼓励支持档案形成者主动将储存在头脑中的无形经验、知识有形化、显像化，发挥其更大的社会效益。
3.2 推进高校档案管理信息化建设
顺应时代的要求，加大人才和资金投入，有效推进高校档案管理信息化建设，为提升工作实效性创造便利。首先，采用数据技术挖掘用户需求。档案用户信息需求的获取与分析是信息服务的前提，因此，高校档案管理部门应采用数据挖掘技术、数据仓库、聚类分析等数据技术，充分发掘不同知识结构档案用户的信息需求，尤其是档案用户的隐性知识需求。其次，在需求分析的基础上，培养高校档案部门与用户之间的个性化关系，提供针对性的推送服务与一对一交流服务。第三，在确保档案用户信息隐私的前提下，开展用户行为分析。根据档案用户在寻求档案信息服务过程所表现出的行为习惯、信息领域、兴趣趋向等方面，进一步挖掘档案用户潜在的信息需求，从而推动档案部门借鉴个人数字图书馆的成功做法，为档案用户建立个人数字档案馆，提供个性化数字信息服务，使档案用户获得完全自主掌控的服务体验。
3.3 加强高校档案管理标准化建设
档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提。但要实现它也不是一蹴而就的,所以,要树立标准化建设的观念和信心,把眼光瞄向未来,充分认识到没有标准化,就没有现代化。在当前和今后一段时期,加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容,这是一项十分艰巨和细致的工作。制定档案管理标准化制度，包括档案资料搜集、接收、归档，电子档案存储、查询、交换、传输、利用和管理等，都要建立健全的标准化制度，从而推进档案管理现代化。为档案资料查阅和使用提供方便，并对档案管理人员进行宣传和培训，提高他们综合技能，落实标准化管理制度，提高管理水平。
3.4 构建高校档案安全管理保障体系
继续加强纸质档案管理，确保纸质档案安全。完善纸质档案安全保障体系，加强防火、防盗管理，避免受到鼠害影响。注重电子档案安全管理，重视密钥技术、安全防火墙技术、病毒查杀技术应用，避免档案数据资料丢失，确保档案资料完整，使其有效发挥作用。
3.5 重视高校档案管理人才队伍建设
高校应该重视档案管理人才队伍建设，注重基础扎实，专业技能强，责任心强的人员引进，充实档案管理人才队伍。建立完善的管理培训机制，重视对档案管理专业基础知识，计算机和信息技术使用技能方面的培训，让他们熟练掌握计算机设备操作技能。并构建完善的数据库，能熟练利用计算机开展高校档案管理，有效提升工作水平。
4.结语
高校档案基本具备了大数据的特征:数量巨大、种类繁多、价值密度低、处理速度要求高等,新特征使高校传统档案管理模式下的收集、保管、利用工作环节面临着巨大的挑战，档案管理机构应改变过去的管理思路,重新审视档案工作,建立符合档案工作发展趋势、顺应学校发展规划的档案管理模式，强化高校档案管理工作,为高校的教学、科研、管理和社会用户提供更丰富、翔实、便捷的档案信息服务。
参考文献
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论文作者:梁韵
论文发表刊物:《文化研究》2018年第7月
论文发表时间:2018/8/7
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