关键词：大数据;事业单位;电子档案;信息化
1电子档案的基本特点
1.1便利性
电子档案查阅方便，档案信息被录入后可以自动生成文献检索与目录，实施档案自动整理分类，最终对编排工作进行完成。因此，只要输入关键词就可以查阅需要的档案信息，加强信息获取的便利性，节省查找时间。电子档案的便利性还体现在信息补录方便，档案管理工作必然涉及到部分档案信息补充与完善，在电子档案中，同样只要输入关键词就可以找到对应档案，对其进行编排，与传统档案管理模式相比，档案查阅与传递更加方便。
1.2效率性
电子档案具有效率性特点，体现在信息处理效率高与提升档案管理工作人员管理效率。管理电子档案的主要工作内容是利用图片扫描或文字的方式，在电脑中录入初始信息，并借助相关程序处理这些信息，实现档案资料快速整理，提升档案信息统计分析与归档等管理工作效率。电子档案管理有利于减少管理人员工作失误，提升管理工作效率。电子档案管理模式将管理人员从传统繁重的档案管理工作任务中解脱出来，提升管理人员工作效率的同时，给予人员更多学习新业务知识的时间，使其有精力去提升自身专业素质，从而整体提升事业单位档案管理水平[1]。
1.3稳定性
电子档案具有稳定性特点，传统档案管理会涉及到存放大量纸质档案，对环境有较高要求的同时还存在浪费空间的问题。相比之下，电子档案管理中的档案存储更加稳定，借助存储卡、U盘与光盘等载体对档案信息进行储存，不受外界环境影响，档案可以进行较长时间的存储，稳定性较强。
2事业单位的档案管理在大数据技术背景下的优化措施
2.1加强档案开发信息化人才建设
将大数据技术应用在事业单位档案管理工作中，必须要加强档案开发信息化人才培养工作，任何一项关于信息化开发的工作方式都需要专业化人才作为强大的后盾，所以相关工作人员应当加强学习努力、增强自身的综合能力，部门领导要根据自身单位的科室情况和对人员的了解合理分配工作任务。此外，领导者还要将眼光放长远，每年定期招聘一批新职工，选拔成绩好、业绩佳的优秀青年，为档案管理部门注入新鲜血液，提升整体活力，单位每年应该对在岗职工进行培训教育，包括对内教育和对外教育，对内教育即自己单位内部开展的教育活动，主要是指资深员工对新员工或者业务不熟练的员工进行培训；对外教育，主要是事业单位邀请行业专家对档案管理部门的所有员工进行教育[2]。
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2.2加强档案管理制度建设
一套完整科学的档案信息化管理制度对于事业单位档案管理工作十分必要，有利于实现分工明确、责任到人、集中管理的目标。工作人员可以在日常工作中依照单位规定的档案管理制度有条不紊的开展各项工作，真正使事业单位的档案管理有章可循、有法可依。为此，事业单位在加强档案信息化管理制度建设的过程中，需要注意以下几点：（1）大数据环境下的档案管理应当循序连续性，将个人信息依次录入到计算机系统中，这样能够减少后期查阅的工作量，提升工作效率；（2）当前社会，单位只要在不触动职员根本利益的前提下所制定的一切制度对于他们来讲都是无关痛痒的。因此事业单位的档案管理制度建设需要将人员的奖惩条例考虑进去，从本质上提高档案管理人员的工作积极性。加大对日常工作中表现优秀的职工的奖励力度，并及时进行宣传，形成示范作用，从而鼓励更多的人向其学习，提高人们的积极性。
2.3做好信息化档案建设的安全存储工作
事业单位档案管理部门要以计算机信息系统为载体建立起人事档案信息库,同时实行光盘存储管理和系统保护,并且及时进行信息更新和完善。为了避免出现档案资料丢失的情况，部门负责人需要做好信息化档案建设的安全存储环节工作，最大程度地减少档案泄露造成的损失。操作人员应当学会根据重要性指数对信息化档案进行分类，将网络数据分别存储并加密，保障资源存储的安全可靠并随时观察计算机系统的运行状态，一旦发现异常应当立即检修，务必确保信息安全存储和传递[3]。
2.4建设档案信息数据库促进资源共享
计算机网络的开放性有利于各用户之间实现用户共享的目的，所以大数据技术在事业单位档案管理工作中需要建设档案信息数据库，归集全部的人员档案信息。如果某一部门由于工作需要想要查看某一职工档案时，只要由主管提出申请，经过上级审批之后就可以直接进入数据库搜索。如果出现人员调动的情况，也可以通过档案信息数据库实现共享。另外，负责档案管理工作的领导层要为部门内的员工设置一个相对应的账号和密码，精简工作环节，实现公司信息化资源利用的最大化，有效减少事业单位人力、物力、财力的重复浪费。
结束语
随着社会的快速发展，传统的档案管理工作方式已经无法适应时代的要求。各事业单位要高度重视档案资料的作用，不断提升自身的档案管理水平，创新档案管理方式，努力做好档案的开发与利用工作。当前，事业单位档案管理工作正处于重要的转型时期，大数据技术的普及给档案管理工作提供了机遇和挑战，只有迎难而上，加强档案开发信息化水平，重视档案人才建设和档案管理制度建设，做好信息化档案的安全存储工作，促进档案信息数据库的资源共享，才能提供更全面的档案服务。
参考文献
[1]柯晓燕.基于提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2019（03）.
[2]刘茂品.试论事业单位档案管理中的电子档案管理策略[J].农家参谋,2018(01):213.
[3]刘迎迎.信息化建设在事业单位档案管理中的应用分析[J].城建档案，2018（04）.
论文作者:宁刚
论文发表刊物:《中国电业》2019年第21期
论文发表时间:2020/4/15
标签：档案论文; 事业单位论文; 档案管理论文; 信息论文; 电子论文; 管理工作论文; 数据论文; 《中国电业》2019年第21期论文;