山东省栖霞市人力资源和社会保障局
摘要：随着社会的发展、科技的进步和互联网的普及，信息化技术的应用越来越广泛，使得行政档案管理工作变得信息化。行政档案管理工作对企业的生存及发展有着重要影响，而信息技术在行政档案管理中的应用，有效避免了传统档案管理中存在的弊端，提升工作效率。因此，在行政档案管理中信息化技术的引入非常重要。本文主要就行政档案管理中信息化技术的应用进行了分析和探讨。
关键词：行政档案管理；互联网技术；应用
引言
计算机技术的发展将人们带入了信息化时代，改变了行政档案管理工作的方式。在行政档案管理中引入信息化技术，可提升档案管理效率和质量，可有效避免人工进行行政档案管理的漏洞。所以，强化信息化技术在行政档案管理中的应用，具有非常重要的意义。
1在行政档案管理中信息化技术应用的具体步骤
首先，行政档案的收集整理工作是档案管理中最为基础的工作。再利用信息化技术进行收集时，要求有关收集档案的工作人员具备较高技术水平并具备过硬的专业知识，做好行政档案资料的收集整理工作，及时掌握新资料。这样在行政档案管理中方能将信息化技术的作用真正发挥出来[1]。其次，做好档案的分类和归纳工作。要将信息化的应用功效发挥到最大，还必须对相关的档案资料进行有效的归纳、核实、选择等工作，这是行政档案信息化管理中的核心内容。部分档案管理人员在收集档案的过程中并没有对所收集的资料进行核实以及选择，导致档案资料可能出现不完整情况。所以，档案管理人员在进行档案的分类、加工和归类的过程中必须秉持认真负责的工作态度，为行政档案信息化管理提供真实且完整的保障，这样才能有条理、完整真实地将整理分类的资料输入计算机中。最后，档案信息的输入和输出。行政档案管理工作的根本目的就是信息的查询和提取，上述提到的档案的收集、整理、分类以及录入等工作均是为这一目的服务的。只有做好这些基础工作，才能保证资料查找的速度以及准确性，进而真正实现人力、时间以及空间的节约。
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2行政档案管理中信息化技术的应用
2.1在行政档案检索中信息化技术的应用
行政档案管理工作任务比较重，如果人员流动性大，档案管理工作也必须及时进行更新和分裂细化。若只简单采用人工方式进行档案管理，势必会降低工作效率。而通过应用信息化技术编制档案检索，在档案整编过程中就形成机读目录数据库，这样就可利用已知数据自动化间编制和分类目录，同时也在很大程度上保障了数据的可靠性以及归档的准确性。利用计算机检索的针对性以及高效性，在进行海量数据的录入和统计工作时就可根据输入的人名或者相应职位等关键词信息就课在档案库中进行快速检索。档案管理人员根据这些关键词，不仅可快速从海量信息中筛选符合相应条件的档案原件，还可对数据的准确性进行检查[2]。由于计算机本身就具备高效性和便捷性，档案管理人员就可根据需求建立档案室网页，有使用档案需求的人员就可在网络上进行查询等服务，突破了时间和空间的顺序。当前计算机技术应用已非常广泛，企业或单位各部门均有局域网，行政档案管理部门就可利用计算机技术建立相应的网页，实时更新档案资料信息，并将网页的服务系统和企业其他部分进行连接，其他人员就可通过档案网页上的检索功能实现快捷的服务。
2.3 在保障行政档案信息安全中信息化技术的应用
在行政档案管理中，保证档案信息的安全是非常重要的。如果一些机密信息被泄露出去，对企业发展而言无疑是极大的打击，甚至会严重危害的生存。因此，档案信息安全的保证是行政档案管理中的重中之重。除了制定一套合理、科学、有效的安全保障制度之外，还必须应用计算机技术设计杀毒软件，避免档案信息收到病毒的侵扰，并在系统安全内容上做好病毒的入侵检测、扫描以及防火墙工作，内外兼顾地有效保障档案信息的安全。利用防火墙日志可通过实时监控系统对档案系统的安全状况进行监控，以便及时发现安全问题，并及时采取有效措施进行处理。也可利用计算机技术在档案系统中划分安全区域，比如将档案系统分为内网区、外网区以及隔离区等。通过不同级别指令就可对端口和服务进行严格限制。一些其他人员的个人指令因为不具备操作权限就会被阻止，只能会进行查询操作，很好的保障了档案信息的安全。同时利用防火墙技术隔离移动网络接入点，并对所有进入档案系统内部的信息进行扫描，一旦发现危险操作，管理人员就可在第一时间内发现并采取相应的解决措施，及时有效组止入侵者的欺骗性攻击。
结语：
综上所述，随着科技的不断发展，信息化技术在行政档案管理中的应用取得了显著成效。通过了解信息化技术在行政档案管理中应用的具体步骤，同时对信息化技术在行政档案检索以及行政档案信息安全中的应用进行分析，清楚认识到信息化技术使得行政档案管理工作效率大大提升，且档案信息安全也有了保障，因此，在未来档案管理工作中，必须充分利用信息化技术，通过信息化技术提升整体业务水平，促进企业发展。
论文作者:张韶梅
论文发表刊物:《基层建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/8/15
标签：档案论文; 行政论文; 档案管理论文; 技术论文; 信息论文; 管理人员论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第11期论文;