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摘要：在信息化和网络化的时代背景下，如何应对新形势下工作的新机遇和挑战，如何更好地满足利用者的需求，如何进一步提高文书档案的管理水平是当前文书档案管理工作的重点。基于此，文章主要对文书档案管理工作的创新进行了简要分析，以供参考。
关键词：文书；档案；管理
0引言
优质的文书档案管理水平能够直接反映用人单位的管理决策状况，减少部门之间由于信息不同步导致的沟通不畅、工作难度加大等问题，从整体上提高整个单位的工作质量。若要提高文书档案管理的水平，需要加大文书档案管理工作的创新，建立简明、有效、严格的工作秩序和管理模式，增强对员工专业素养的培训，使得员工理解档案管理工作的意义，了解、支持并且配合文书档案管理工作。
1文书档案管理的特征
文书档案管理工作包含着一个单位的组织工作、人事档案、工作内容等方面，是各级单位以及社会组织在行政活动中产生并具有重要价值，需要完善保存的资料文件。随着信息化时代的发展和社会文明的进步，文书档案管理可以真实记录单位内部的管理决策过程，真实地反映单位的发展状况，帮助管理者了解和分析单位状况。文书档案管理的特征主要体现在：首先，文书档案管理的核心在于资料的收集、保存。文书档案管理主要以已发生的文件、人事、事件、物品存档为管理对象，管理方法则依靠载体进行记录，且分门别类地存放于档案室内。其次，和文书档案有紧密联系的即是文书工作。文书工作又包括文件登记、收集、催办、运转、承办与文件整理、收集、立卷与归档。文书工作整个流程也属于档案的形成过程，但档案工作是在文书工作的前提下对档案进行收集、整理、鉴定、统计、归类、编研与利用。最后，文书档案内容丰富、载体多样化。文书档案是机关单位工作情况的真实记录与反映，内容丰富多样，又因文书档案里有单位签署的重要合同、协议，有录像、录音以及各类电子档案的发文、收文等，文书档案载体也更加多样化。
2文书档案管理工作的创新
2.1实施文档管理一体化模式
文档工作是文书档案工作的基础，文书档案工作是文档工作的延伸，两者有效结合才能实现文书档案管理的有序化，使文书档案管理更加科学有效，充分发挥档案的信息服务功能。可以通过办公自动化或档案管理系统或OA与档案管理系统结合等不同方式实现文档一体化管理，使文书工作中文件收发、登记、流转、承办、办结以及文件的归档、利用、统计形成一个有序的整体，实现文档工作和文书档案管理的无缝衔接。第一,要单位全面推行运用统一的文档处理系统，从规章制度、管理标准、组织机构、工作环节的工作方式等方面进行改革，保证文档信息化处理的全覆盖，从而保证文书档案收集的齐全性和完整性，提高文书档案收集的及时性。第二,要开发或引进技术兼容性强、功能灵活的管理系统，实现文件检索和存储的自动化，保证文档数据与归档数据、本单位归档数据与档案管理部门系统传输的畅通和完整性，支持跨平台的运行和管理。第三,要做好文书档案管理的基础工作，即进一步规范文书档案管理工作的程序和方法，从文档处理工作这个阶段就开始实行规范化控制，文书工作人员应规范处理文书资料，档案管理人员应全面普查档案，筛选有归档价值的文件，对内容混杂的文件进行整理，为文书档案管理工作规范化打好基础。
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2.2加强文书档案管理规范的建设
规范文书档案管理是提高档案管理效率的根本方法，尤其是在信息化时代，档案资源的种类与数量相对较多，随意性的管理在效率与质量方面必然无法有效满足实际的需求。因此，当前阶段单位必须要加强文书档案规范化建设工作。一是，需要明确文书档案保管的时间，及时对已经失效的陈旧档案进行处理，这样不仅能够使手工检索的速度得到快速提升，同时还可以避免增加管理人员录入工作量，从而严重影响整体的管理效率。二是，在对文书档案进行分类的过程中，一定要对文档的保管期限、机构进行深入分析，然后制定出大致的分类方案，比如在分类的时候可以按照档案的保管期限进行划分，然后将制定的分类方式在计算机上做好相应的记录工作，这样之后在对文件资料进行查阅的过程中就可以通过计算机进行查找，节省了大量的翻阅时间。三是，在对档案进行装订的过程中，可以将一份文件订在一起，也可以在分类的基础上将批复类的文件订在一起。在对装订方法进行选择的过程中可以按照实际情况来确定，如果是存在一些比较特殊的档案，或者是档案的页数比较多时，也可以将档案进行拆分装订，但是一定要注意档案之间的有效排序。另外，为了在之后对档案文件进行查阅的过程中可以提供一定的便利性，在对装订完成的档案文件进行放置的过程中可以将相同类型的档案放在一起。
2.3加快文书档案管理的信息化进程
进一步推动文书档案信息化进程，逐步实现文书档案保管和开发利用的数字化。一是要加大档案信息化基础设施的投入。先进的数据设备和技术是实现档案信息化管理的必备条件，机关、企事业以及档案管理部门的领导应深刻认识到档案信息化建设的重大意义，通过主动汇报上级领导和积极开源等措施，筹集资金，将档案管理系统和系统设备废旧换新，扩展信息存储量，提高档案数据的完整性和安全性。二是使用先进合理的档案管理软件。降低管理成本，减轻管理人员工作量，做好档案信息的著录工作，既要“多”又要“精”，全面实现计算机检索，实现电子目录和文件资料的打印功能，提高档案数据库的利用率。 三是做好电子原生文书档案移交与接收工作。 档案管理部门要高度重视，加强监督，树立质量意识，自觉加强电子档案移交接收工作的业务学习，熟练掌握操作方法，主动联系沟通各部门，争取移交部门的支持，主动开展指导工作，履行审核职责，高标准、高质量地完成电子文书档案，确保电子文书档案的真实性、完整性、可用性和安全性，做到增量电子化。四是加快文书档案数字化进程。要制定好本单位的档案数字化制和档案数字化技术标准等规章制度，通过购买社会服务或建设档案数字化中心等方式，做到存量数字化和新增数字化。五是做好档案网站的建设工作。档案管理部门要从思想上真正重视，转变观念，加大重视档案网站建设，把网站建设尤其是维护切实提上日程，完善档案网站功能，提供在线档案检索和查阅等服务，完善服务手段，并做好档案网站内容的更新和创新。六是做好档案信息的备份工作和信息保密工作。 树立风险防范意识，按照多套备份、异地保管的要求，做好机读目录、扫描数据、电子原件的备份工作，并对存储设备进行定期检查和维护，保障文书档案信息的存储安全；对于电子文件档案，要利用数字水印或访问权限限制等技术手段，保障查借阅电子档案的信息安全。
3结束语
综上所述，文书档案管理能够为单位的进一步发展提供强有力的支撑，但是当前阶段大部分单位在文书档案管理方面还存在着较多的问题，从而导致文书档案管理效率不高。因此，文书档案管理工作应注意理论与实践相结合，用正确的意识认知来提升管理工作的质量。对其相应问题进行优化与创新，使其在单位中，更好地与其他部门相配合，保证其价值得以实现。
参考文献
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[2]刘晓菲.试论文书档案管理中存在的主要问题及对策研究[J].兰台世界.2015(S5)
论文作者:武梦萱
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第1期
论文发表时间:2018/6/15
标签：档案论文; 文书论文; 工作论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 文件论文; 单位论文; 《建筑学研究前沿》2018年第1期论文;