摘要：文章结合建筑工程各种情况，考虑到我国建设项目的整体特殊性，为了更好地加强建筑施工过程中的质量管理和安全要求，为确保工程建设符合各项工程规定，减少各种安全事故的发生，有必要对工程建设的重要信息进行存档和管理。以备后期维修和审计所用。
关键词：工程文件；竣工档案；过程控制
引言
项目文件是一个强大的载体，反映了项目质量的客观见证，并展示了项目的管理水平。管理基础和主要凭证，用于质量评估，项目移交，竣工验收和项目运营和维护。但由于工程文件形成于重大项目实施的各个阶段，且数量庞大、专业复杂、来源广泛，给工程文件现场控制带来很大难度，难以圆满实现 “场地净、结算清、档案明” 的目标。因此，许多项目管理者越来越意识到，工程文件现场控制与档案同步管理很大程度上制约能否有序、高效、规范地完成建设任务。文件控制与档案同步管理始终贯穿于整个建设过程，有效、流畅的管理流程，科学、明晰的技术规范，它是确保项目档案顺利开展，提高项目完成档案质量的基础。现就建筑工程项目文件控制管理要点和控制过程进行分析。
1.建筑工程施工项目文件管理和控制点
参与单位的文件管理档案管理分为三个程序：数据管理前准备，过程中的数据管理检查以及完成时的文件接受。
1.1项目启动初期项目文件控制文件管理的准备
（1）参与的施工单位应建立工程数据管理组织。明确技术负责人（项目总工）负责资料管理工作，指定专人负责工程资料收集积累编制。
（2）建立健全工程资料管理制度。监理、施工单位在项目开工后，应对照施工组织方案和技术交底内容编制出施工项目具体的资料管理办法、工程档案编制方法和归档目录清单。
（3）执行统一技术规范和格式要求。监理、施工单位在项目开工30天内，应结合施工内容将所需执行的技术规范和技术用表报工程主管部门、工程技术部、质量安全监督部和工程档案处统一审核同意后，再行实施。
（4）声像资料拍摄准备。施工过程中监理施工单位须拍摄声像资料，以照片和摄像形式记录各施工工序、进度节点和施工现场
1.2施工期间项目文件控制档案管理检查
（1）检查内容
检查参建单位是否成立资料管理组织机构、是否健全工程资料管理办法、是否达到资料管理与工程建设“三同步”等。
（2）检查结果
施工过程中未按规定开展资料管理的单位，项目部可暂缓拨付工程进度款。
（3）检查方式
1）独立检查。总部工程档案部门可以直接检查参与单位的工程数据管理工作。
2）联合检查。项目部工程档案处可联合主管工程部、质量安全监督部等部门对参建单位工程资料管理进行检查。
3）交叉检查。项目部工程档案处可组织监理施工单位之间相互学习促进、交流经验、取长补短做好工程资料管理工作。
1.3完工阶段工程档案的完成管理
接收完成的文件是单元项目的完成和验收以及建设项目的完成和验收。其中，单位项目的竣工验收分为两个阶段：初步验收和竣工验收。初步验收阶段是档案验收重点。在初步验收项目文件中纠正问题后，可以完成验收。竣工验收完成后，施工单位应当报告档案的编制和完成图纸的说明，并提交档案清单。如果文件验收不合格，项目不得通过竣工验收。
（1）项目验收管理初步验收要点
在各单项工程交验前，施工单位应先编制一套完整的竣工档案，报项目部工程档案处会同主管工程部、工程技术部和质量安全监督部门进行审核。不符合要求的，要求整改；如果整改合格，将提交给档案工作领导小组完成和验收。
（2）完工验收工程项目档案验收管理
小型单项工程竣工档案的验收，由项目部档案处会同主管工程部、工程技术部、质量安全监督部组成验收小组负责验收。档案部门和工程部门密切配合，从内容和形式上对档案质量进行把关。通常检查30%的文件。如果完成文件得分不合格，则项目无法通过完成验收。
（3）全面竣工验收期间项目档案验收管理要点
首先对总部档案工作领导小组进行初步检查和验收，然后由项目管理部门和档案管理部门进行。严格执行规范要求，对每一单位工程的工程档案进行审查、验收。具体做法：
1）加强工程档案检查指导、审核把关。为了保障预验收和竣工验收期间工程档案顺利通过，工程档案处每月组织检查、指导，按照项目部有关工程档案管理规定要求参建单位完善工程档案。在工程竣工预验收、竣工验收过程中，严格落实项目部有关工程档案管理规定，促进工程档案达到相关要求。
2）完成文件和工程实体应通过分工项目和单元项目完成并接受。通过总部和参与单位的共同努力，完成了文件审查和移交工作，按照进度节点完成。满足项目完成，接受一个项目和填写完整数据的建筑标准。建筑工程施工项目文件，施工完工文件，设备文件和监理文件齐全，完整，具备接受分阶段项目档案的条件。
3）认真落实与参与单位签订的 “项目档案归档责任书”。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆竣工验收过程中，工程档案处对照责任书里的归档任务目标责任，严格审核把关，促进工程资料符合归档责任书要求。
4）检查考核项目部档案处与职能部门签订的《工程档案管理目标责任书》。
（4）归档时间控制要点
根据施工过程和工程特性，可以分阶段或分阶段进行归档。其中，勘察设计单位应在完成任务后将各自形成的相关工程资料转入档案。施工监理单位必须在项目完工和验收前完成项目数据的编制，并在验收完成后3个月内完成移交。
（5）工程档案移交套数控制要点
勘察，设计，施工，监理单位应当移交3套工程档案，包括2套原件和1套复印件。移交文件时，应准备转移清单，双方签字盖章有效。
2.档案管理的过程控制
2.1专业人员用档案资料实时进行培训，提高档案管理的有效性协调，系统，有效地开展项目档案数据管理工作，确保项目档案和材料工作得到遏制，管理和执行。总部在行政支持部门下设有一个项目档案部门，并配备了五名全职档案员。
在工程建设期间，为提高全体参建人员的档案意识和档案管理知识水平，项目部不间断地组织由参建单位专兼职档案资料员参加的培训班，举办了项目档案管理，项目视听档案管理和计算机管理软件应用讲座。从项目档案管理的基本概念，项目文件的跟踪管理，档案的系统安排；施工项目档案备案范围，交接时间，质量要求；详细解释了施工项目文件计算机管理软件的应用。确保项目部内的参与施工单位，如勘察设计，施工监理，成本咨询，各职能部门，能够同步标准化地进行档案数据的收集和整理。整理编制和移交工作[1]。
2.2 成立档案专家组，在档案质量监督上提供技术支持
为了确保完成文件的质量，总部还成立了专业技术15档案专家组。严格执行建工程竣工档案的验收前审查程序，并加强对项目档案的预验收审查。组长应为总承包商的总工程师，成员由省工程质量监督站的监督员和监督建设单位的技术监督员组成。档案专家组成员来自不同的参与单位，具有不同的专业技能，均具有高级工程师的资格。档案专家组的成立擅长发现问题并为现场材料寻找技术指导，并在促进该领域的工作方面发挥了作用。
2.3为建筑工程项目准备完工档案目录，并提供档案完成标准的操作指导
由于工程的档案工作存在长时间跨度困难，许多备案单位，技术能力强，专业复杂，为确保完成档案的质量，确保项目档案的完整性和连续性，规范建设和监督单位的准备，总部制定了“项目完工档案目录”，为全区发布指导意见。目录定义了归档的责任单位，归档的范围和归档的深度，并成为指导工程档案归档的重要文件。首先，它避免了信息完成的不规范内容，为项目创造“鲁班奖”奠定了良好的基础；二是消除了工程数据类别中遗漏的缺失，保证了项目档案的完整性，准确性和系统性，保证了项目档案的质量[2]。
2.4在文件工作方法中，按照工程材料和工程施工的“三同步”原则，实现三前，三后控制
事前：在工程进场见面会，实行档案交底，签订《归档责任书》，并要求报送《工程资料管理策划书》和预立卷目录。在施工用表类别、填写方式等资料形成阶段，由监理单位严格审核把关。项目部要求施工文件要规范形成，填写内容要能真实地反映施工现场实际情况，反映工程实施国家工程建设质量标准规定。
事中：同时进行数据采集和分类，分类和分类工作情况检查指导，力求实现项目文件的整合，避免重复和琐碎的返工。
事后：在竣工验收和归档前移交审查阶段，凡符合归档标准的竣工资料，项目部督促参建单位及时移交。目前，各参建单位归档进度基本能达到竣工验收后1至3个月内完成移交。总部的档案工作确保项目档案管理和工程建设同时从各个环节进行。
2.5 严把审核关，切实抓好单项工程交验时对归档文件材料的审核
在完成施工文件（或个别项目）的验收和移交过程中，为了保证项目档案的质量，内部质量，分级审核方法由监督，工程主管部门，质量监督站和专家组进行。在外部质量方面，我们将从档案的角度指导和检查档案重组的质量，并接受施工单位形成的技术文件和竣工图纸的验收。要履行程序及签字认可的手续；交付文件的技术文件和完工图纸不得遗漏。经各方检查验收后，施工单位应将备案文件转交施工单位档案，以保证完工档案的质量。
2.6开发和使用工程档案管理信息系统，以提高管理质量和效率
建筑工程作为国家重点工程建设项目，拥有多种类型和类型的工程技术资料。子项目（分部门）多而复杂。难以适应工程进度。项目部同时对文件进行数字化，并使用工程档案管理信息系统的管理软件，使文件编目号码清晰有序。一方面同步实现档案数字化。所有招投标文件、施工监理文件归档后同步进行扫描整理，实现档案数字化，同步完成纸质档案和电子档案二套档案双轨制制作；另一方面，实现了文件信息的共享，实现了远程访问的目的。“查文不进书库，阅读文件，不翻书就读文件” 的查阅利用方式[3]。
3.结语
文件是档案的前身，是档案的来源。建筑工程档案形成了工程建设的各个方面，贯穿于项目建设的全过程，是项目建设的真实记录。也是项目建设、管理等工作的重要依据。项目的文件管理将档案纳入项目施工管理过程，并与项目建设同步进行。从管理体制、制度、措施及技术手段等方面对项目工程文件的形成、积累、编制、整理、审核、归档实现有效的控制，完整，准确，系统的项目完成文件得到保证。
参考文献：
[1]林波荣.行业标准《绿色航站楼标准》解读[J].工程建设标准化，2016，第2期
[2]褚芳.分析建筑工程监理内页资料管理现状、重要性及管理措施[J].数码设计，2017，6（08）：109-110.
[3]于卓敏.建筑工程安装竣工资料归档管理策略分析[J].建材发展导向（下），2017，（11）：295.
论文作者:刘镜培
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/28
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