摘要：我国的档案管理方案中最有效果的一种管理模式是档案精细化管理，想要提高一个企业的经营效益，能否做到精细化管理档案尤为重要。基于此，本文就档案管理流程、档案归档方面简单分析了当前企业在档案管理方面存在的问题，并通过档案管理流程精细化、档案归档精细化、档案电子化等方面作出回应，并结合实际提出自己的一些看法。
关键词：工程档案；精细化管理；有效途径
引言
所谓的精细化管理，可以从以下几个方面来理解：第一，精细化管理是一种管理理念。针对港口和航道工程项目管理中粗放式管理的弊端，需要建立良好的管理理念，这是做好工程项目管理的前提。精细化的管理强调注重细节、细节处理以及细节的质量，从细节中获益，在过程中注重细节管理。第二，精细化管理是一种管理方法。它是指运用现代管理方式，对对象进行准确、详细、快速的管理。在工程项目管理中，我们必须注意每一个细节，管理每一个细节，优化施工项目管理，提高管理效率。
1工程档案管理价值分析
工程档案贯穿于建设工程项目全过程，强化对项目建设阶段性文件的真实收录针对工程档案管理，其主要体现在工程项目施工的前期、中期以及竣工三个阶段，在整个工程项目中，占据重要地位，贯穿始终。首先，在施工之前，档案方面的工作主要涉及两个方面，一方面是项目立项档案，主要对项目的决策、审批以及确立过程的内容进行真实地记录，为合理编制项目预算提供支持，也是推动投标进程的重要依据。另一方面，在项目预算、概算以及招标过程中会形成档案信息，是进行项目科学勘测以及合理设计的重要前提。其次，在工程施工阶段，主要档案内容为建筑材料检验报告等文件。最后，在工程竣工后，各个项目工程验收过程中会产生较多验收文件，是进行项目合理验收的信息依据。2）工程档案管理渗透在工程档案各个环节，为质量控制提供有力依据工程档案管理工作，突显项目的动态特征，重视对工程全过程的记录，保证信息资源能够得到及时、准确与全面的跟踪，强化对项目质量的有力管控。通常，工程档案主要包含五个领域的内容，即人员、机械设备、材料、环境以及技术。具体讲，针对工程人员，工程档案记录了工程人员是否经历过专业的培训与教育，是否持有相关证书；对施工机械与设备，档案资源记录了其与施工要求的契合程度，描述了建筑材料的质量是否达到建筑标准；档案文件还记录了施工现场的具体情况，包括施工环境与各方面图纸、文字资料是否相符。通过工程的管理与查询应用，实现对整个工程各个环节与流程质量建设的全面考核，为准确定位质量弊病提供准确与全面的依据。
2档案精细化管理在档案管理中的应用策略
2.1档案管理流程精细化
企业档案管理人员的首要任务是精细化档案管理的流程，将复杂的流程简单化，这样就使档案管理变得简单而又精确。例如，某市第一医院，在2015年的档案管理流程为：将档案整理分类—录入目录—整理装订—制作检索本—档案入库—分类上架。这种模式在使用期间，因为各种原因，造成医院档案混乱、丢失等问题的出现。自2016年起院长引进新的档案管理技术，这种情况不复存在，其流程为：1.由综合部对档案进行统一编码，如果有新增或遗漏文件，需要各部门统计整理最后汇总综合部门进行统一编码。2.由综合部整理出“范本”，然后由各部门按照“范本”对各自部门文件进行整理。3.当每个部门一项工作结束，就需要将所有相关资料送至档案室进行归档，而且需要对正在进行各项工作所涉及文件，做到“预先归档”工作。医院利用新的档案管理流程，结合并且完善《档案保管制度》《档案材料归档制度》等制度，发现医院档案管理效率明显提升，这种管理流程精细化的方式能够促进医院的日常工作顺利开展。
2.2人力成本
对于项目经理部这样的小集体来说降低人力成本从客观上来说是比较困难的，但是项目经理部却是人力成本损耗体现的职能部门。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆人力成本降低在项目部的表现形式无非就是两种：一种为提高办事效率，另外则是一人多岗，一人多能，即提高员工技能，减少项目部的管理费用。例如，锦州项目部充分考虑每一位员工的工作能力，调动其积极性，以“能人多职”为目标，实现一人多职，一人多能，以达到精简人员的目的。比如，测量人员兼顾工程等。提高工作效率，原则上是对个人而言。对于项目经理部来说，个人工作效率提高的手段则是加强岗位责任制和加强目标激励措施。项目经理部以项目经理为管理核心，实行全员成本管理，将责任分解落实到各岗位和个人。不仅如此，随着工程深入，遇到工程施工难点，可综合实际情况编制实现目标小组，小组之间的竞争机制可在一定程度上提高工作效率。
2.3工程档案精细化管理要强化与信息化技术的融合，推动工程档案管理的高效与创新
鉴于工程档案信息量的庞大性，要将信息与数字技术引入其中，实现档案管理效率的大幅度提升。同时，增强档案管理的高效性与准确性。随着信息技术影响的不断深入，信息化档案管理与时代发展相契合。在信息化平台与相关软件的支持下，工程档案精细化管理具备了有效的技术保障，强化档案信息收集范围的扩大。另外，数字化档案收集处理模式是精细化档案管理的重要途径。例如，大量视频、图纸等资料被以数字化的方式存档，更显存档方式的高效性，在根本上满足大容量存储的需求。除此之外，在信息化技术的影响下，工程档案管理专业性更强，数字优势得以呈现，全面推动工程档案管理的创新与进步。
2.4重视索赔
成本控制，就是开源节流。要实现成本控制，不但要千方百计“节流”，还要充分考虑如何“开源”。对于施工中的项目经理部来说，“开源”的重要方式就是索赔，包括工期索赔和经济索赔两种。索赔的关键是充分把握合同，是对合同承包范围以外的索赔签证及提出合理化建议。项目经理及有关人员必须做到全面、正确地理解标书文件、施工合同及补充协议，积累施工过程中的所有的施工现场记录、来往文件、会议记录、工程财务记录、现场气象记录、市场信息、国家政策法令文件等，为索赔提供依据。其实，索赔的机会很多，有延误工期索赔、工程变更索赔、施工加速索赔、不利施工条件索赔、合同内索赔、合同外索赔等，有赖于项目部全体管理人员去把握。同时加强合同管理，吃透合同条款，特别是对己方有利的条款，注意己方在施工过程中的履行情况，防止反索赔。
2.5档案电子化
档案电子化，是利用电子档案管理系统，为企业单位的档案进行现代化计算机管理模式。电子档案管理系统既可以自成系统，提供完整的电子档案管理及查询功能，也可以与单位的办公自动化、设计过程管理以及信息管理系统进行结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。通过现代的计算机技术，将纸质档案与电子档案相结合，能够解决不及时还档、收集效率低、归档错误等问题。
结语
综上所述，档案问题关系到企业未来发展道路，而档案精细化管理能够为企业档案管理提供强而有效的保障。本文通过引进先进档案管理流程、档案精细化深化处理、利用电子档案管理系统等方案，并结合实际情况，提出自己的一些看法，希望能够帮助到档案管理方面的相关工作者。
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论文作者:李红
论文发表刊物:《基层建设》2019年第2期
论文发表时间:2019/4/23
标签：档案论文; 档案管理论文; 精细化论文; 工程论文; 项目论文; 流程论文; 文件论文; 《基层建设》2019年第2期论文;