前言
电子档案又可以称为虚拟档案，其主要是利用计算机磁盘等信息化技术设备进行储存的，将电子图像等文件进行集合并以案卷为单位的一类档案。目前，在电子档案储存过程中，利用磁盘或光盘的储存方式较为常见，在云计算时代的发展过程中，一些信息化技术水平较高的企业则采用云端网络空间进行储存。
1 电子档案的特点及优越性
电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。
1.1 有效的提高了档案管理工作的质量
档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。
1.2 有利于遗漏文件的补漏增缺
传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。
1.3 有利于文档的保密
在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。
2 做好电子档案管理的措施
电子档案在企事业单位档案管理中的运用首当其冲的需求就是对档案信息处理体系进行设立并完善。企事业单位以多媒体技术、互联网技术以及数据库技术为支撑，让企事业机构中的档案管理设施能够更新换代。与此同时，应对档案管理软件系统进行研发和利用，对档案资源进行一致的策划和集约化管控，在企事业单位档案管理的实际管理工作中，构造便利迅捷且功能完善的电子档案管控体系，进而让档案管理中的讯息搜集、讯息的分门别类、讯息的鉴别、讯息的保存以及讯息的调度逐渐向精尖技术靠拢，并使档案管理实现智能化与自动化，保证档案讯息在使用中的便利迅捷，所提供的信息安全、可靠。
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电子档案与纸质档案最大的分别就是储蓄媒介的不一样，而在利用这类储蓄媒介时，电子档案管理在使用时必须依靠先进的档案功能，并利用软硬件来支撑电子文档的储蓄。因此，软硬件的及时更新就显得十分关键。之中，软硬件设施包含：互联网设施、文字信息化设施、伺服器以及它类支撑档案工作的基本设施等等;对软件的需求则是：软件必须平稳、安全工作，并提供高质量的信息。
2.1 要完善体制，建立统一的电子文件管理标准
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；再次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
2.2 应做好电子档案使用中的控制与管理
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。
2.3 要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
3 结语
电子档案的应用是档案管理中的一个关键版块，对企事业机构电子档案管理工作进行探讨，对提升电子档案管理效率有着实质性的帮助。档案管理系统是指一类对人们活动进行记载的媒介，它记载历史、承袭文化，并为社会保留重要的资料。而信息年代的档案管理体现了时代的特征，随着当代信息技术的日新月异，档案管理呈现出储蓄智能化、管控自动化、应用网络化的新态势，电子档案管理信息化是大势所趋。
参考文献
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论文作者:王静
论文发表刊物:《红地产》4月
论文发表时间:2019/1/2