摘要：在当前信息化技术高速发展的背景下，我国政府部门的办公室档案管理工作都出现了较大的变化。各类信息化技术的深入应用虽然显著提高了档案管理工作的效率，但是也使得档案管理工作出现了一定的混乱，很难跟企业内部的其他工作形成相应的协调与配合。之所以出现这种情况，最主要的原因就是办公室档案管理工作并没有在信息化技术推行的过程中创新工作开展方式，最终给政府部门的管理工作带来了一定的负面影响。在这种情况下，就有必要对其创新工作模式进行深入全面的分析。
关键词：信息时代；办公室；档案管理；创新
1信息时代档案管理工作的描述
1.1信息化档案管理的概念
所谓信息化档案管理，就是把信息技术运用到档案的保存及信息采集的过程中去，归根结底就是把传统的记录存档转化为数字现代化存档。这种档案管理必须在档案管理行政部门的规划和组织下进行。
1.2信息化档案管理的特点
第一，遵循相关档案管理行政部门的法律法规。第二，将传统的实物档案资料整理转变成数字化和信息化。第三，实现了信息资源的数字化和网络化，极大地提高了工作人员的办事效率。此外，档案管理信息化建设的主要目的就是将传统积累的信息资料与现代信息技术结合来提高整个管理工作的质量和水平。而这种利用现代信息进行资源整合的方式并不仅仅为了省时省力，更重要的是能够提供一种智能化、科学化的信息载体。档案信息化管理建设的主要内容有：第一，完美无缺的信息软件和硬件是基础。要想使得信息管理平台能够快速地运行下去，就必须保护好基础建设。第二，结合我国的实际情况以及科学技术发展情况，充分调查各个档案管理部门的运行情况，实行标准化的建设。第三，档案的信息资源必须要与智能化后的信息库和数字档案等归整的信息相一致，重视资源建设。第四，技术的表现形式就是应用系统，它应该能满足信息建设平台的标准设计和标准兼容，所以要建立好应用系统。第五，无论什么科技，什么工作都离不开人的管理与支持，所以强大的人才队伍以及专业技能对于信息化档案管理的信息来说十分重要，所以也要加强对于人才队伍的建设。
1.3信息化档案管理的建设内容
档案建设，档案管理最主要的任务是信息化档案资源的建设，信息化档案资源建设要和各单位的数字档案馆、公共档案信息资源库和管理信息库的建设要统一。基础设施建设，具备硬件、软件基础设施是为实现信息化档案建设的主要条件。信息化档案管理的目标是要建设全国统一的信息管理平台，为了能很好地去实现目标，就要确保基础设施的建设，给档案管理提供更优质的保障。
2办公室档案管理工作信息化所面临的主要问题
2.1落后的规划与设计
当前信息化时代的办公室档案信息管理工作所要面临的主要问题就是对于档案管理工作的规划与设计。档案信息资源的生成不仅仅与空间地域有关，还会受到资金、权限等影响。因此，在这种形态各异、纷繁复杂的背景之下，全国统一的规划方案实在是难以形成，这样就使得办公室的档案管理工作难以统一。
2.2落后的工作理念
传统的档案管理就像是一件件收藏品，难以保证档案的使用功能和实用价值。而信息化的档案管理能够将各种信息随时调档出来，进行统一规划。而工作人员却缺乏这种服务意识，导致档案的管理工作只是停留在信息管理和收藏方面。
2.3落后的管理方式
传统的管理方式主要是通过管理工作人员的手头工作和实际操作，而这样工作会有很大的弊端。第一，无法及时更新和汇总所有的档案资料。第二，无法将有用的档案资料调档出来，难以发挥信息的真正作用。其次，管理档案的工作人员缺乏服务意识，专业技能以及专业素养不强，无法更好地进行信息化的资源管理工作。
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3信息时代办公室档案管理工作创新发展
3.1档案信息监管制度体系和健全的办公室档案管理机制的建立
第一，企事业单位的档案管理是公司制度的重要部分，做到档案管理工作完善，才能使管理管理工作正发展。所以，必须构建完善的档案管理制度和机制体系，并制定相关的规章制度，要落地有声，要能够适合工作开展；第二，要使档案活动有序进行，有方向把握，有政策导向，有制度约束，必须建立健全一套完整的信息监管制度体系，从而必须严格执行规章制度，按制度完成工作。
3.2转变档案工作的理念
在互联网信息化发展的时代，政府部门与企事业单位中参与办公室档案管理工作的人员应该能够转变自身参与工作的思想观念，适应互联网时代档案管理发生的诸多变化。这里相关管理人员应该能够重视各类档案使用价值，并积极贯彻现代创新意识，灵活地开展各类工作。这里企事业单位可以考虑多招收一些年轻的人员。这主要是因为那些年轻群体接受各类新型信息的能力比较强，并且很多年轻人自身对于互联网就比较熟悉，因此也能够更好地适应互联网背景下办公室档案工作发生的具体变化。
3.3创新档案管理的服务
传统办公室档案管理过程中，档案较多，排列缺乏规律，在管理方式上存在一些不合理之处，因此档案管理工作的创新，需要在管理方式上进创新，进行科学的管理方式学习，从而促进办公室档案管理的效率。例如，在传统的管理方法中，档案数量较多的情况下，常常出现档案丢失的情况。这会在很大程度上影响到档案信息的及时更新，影响管理信誉，造成严重的损失；另一方面，档案没有做好登记工作，导致在后续查找过程中，需要耗费大量人力物力，严重削弱整个办公室档案管理的效率。面对这种情况，管理方式的创新显得更加重要。比如，在档案归类过程中，管理人员不仅仅需要将档案进行分类，建立一个档案总系统，在总系统下根据档案的类别和所属性质将其进行分类，分派在每一个不同的子系统中，使得整个档案在宏观上层次分明，与此同时需要对档案进行细致的备份处理，并做好相关的保密工作，以此避免档案遗失造成的不必要损失。其次，整个档案在初次进入办公室档案系统时，相关人员要做好登记工作，将每一份档案的信息进行登记，建立独立的档案登记系统，将其和查找系统进行连接，在使用过程中方便查找，减少档案管理过程中出现的一些重复性工作，从而增强档案管理工作的效率。管理上的创新，强化了管理的重要性，理清了传统档案管理过程中出现的各种混乱，将整个档案放置于一个层次清晰的逻辑系统之下，促使整个档案管理工作在效率上有了巨大的提升，减少不必要的财力支出和人力浪费。
3.4提高档案资料的保密性
将互联网信息化技术引入到企事业单位办公室档案管理工作中以后，虽然能够显著提高各类管理工作的效率，但同时也增加了管理工作的风险。这主要是因为基于互联网信息技术的办公室档案管理工作，会将各类档案资料和信息放置在虚拟空间中。不仅如此，硬件与软件的问题也可能造成各类管理资料的丢失，显著增加了企业档案管理中的风险。基于这些情况，在企事业单位办公室档案管理工作中就应该加强各方面的管理。一方面能够做好相关档案资料的保密工作，避免在使用互联网信息技术的过程中，这些信息遭到泄漏。另一方面也应该能够积极应对那些常见的风险，这里可以考虑做好备份工作等方式，来做好档案资料的安全保障。
结语
综上所述，档案管理不仅仅在企业工作和发展中起到重要的作用，在各种企事业单位也有着不可替代的地位。社会的发展需要档案资料管理工作的发展和进步。而当前的信息化和科技化的不断发展，也让档案管理工作迈上了一个大的台阶。只有转变思想观念，重视档案的使用价值，才能让我们所整理的资料服务社会，促进社会的发展和进步。
参考文献
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[2]马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息,2015(34):129.
[3]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务,2016 (18):126.
论文作者:杨曼
论文发表刊物:《基层建设》2018年第34期
论文发表时间:2019/3/26
标签：档案论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 办公室论文; 信息论文; 工作论文; 互联网论文; 《基层建设》2018年第34期论文;