摘要 本文是一篇研讨性与操作性兼具的文章，主要针对粮食系统档案工作这一关系到国家粮食安全的重大问题，如何创新思路、提高认识，探索出一条适合吉林省粮食系统档案工作的新办法。目前吉林省粮食系统档案工作有多种模式，但同时存在许多问题。通过一系列有效的政策措施，促进粮食系统档案改革，对加快我国粮食系统档案工作有十分重要的意义。
关键词 粮食系统档案 问题 对策
中国是一个农业大国，粮食安全对国家发展的重要性不言而喻，而吉林省又是农业大国中的农业大省，加强农业系统中的档案工作在粮食系统诸多工作中具有提纲挈领的作用。当今社会和经济处于快速发展时期，档案管理面临前所未有的挑战；加强管理，提高工作人员素质，应用现代化管理手段等，是目前提高档案管理效率的重要任务。
1.当前档案管理存在的问题
1.1 档案管理意识还较为淡薄
1.1.1思想认识模糊。部分企业没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，存在“档案归档案，业务归业务”，互不联系的模糊认识，不知道为什么要开展档案管理工作，怎样开展档案管理。
1.1.2实际重视不够。少数企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。
1.1.3缺乏主观能动性。重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。
1.2档案管理力量还较为薄弱。
1.2.1队伍不稳定。在基层企业，档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案整理、管理混乱。
1.2.2管理质量不够高。首先有的档案员只会立卷归档的基本知识，对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清。其次档案的目录索引不全，年代久远的档案难以找到索引表，致使在用时用不上，不能很好地为企业工作服务。
1.3档案管理观念还较为落后。
1.3.1管理方式陈旧。当前档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。
1.3.2资金保障不到位。基层企业办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。
1.4档案管理观念还较为落后。
1.4.1档案门类不够丰富。有的企业只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集，影响了档案的系统性和完整性。
1.4.2档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象；部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。
1.4.3重保管轻利用。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆一些基层企业在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。档案管理观念还较为落后。
1.5在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。
2.解决当前档案管理工作的主要办法
改观目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要注意的问题解决的问题主要有：
2.1提高档案工作人员专业技能和素质
提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。
2.2调动档案管理人员工作积极性
档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。
2.2.1增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。
2.2.2更新观念，实现自我价值。有时搞档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性，这是因为他们以前纯粹为了工作而工作，忽视了总结自己对社会的影响。这要求相关领导人员做好档案管理工作的宣传和教育工作，使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。使档案人员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，一改过去收摊看点，仓库保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，有为才能有位，使档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
2.3档案的现代化要与企业的信息化同步
档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。
企业在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去，档案部门要参与到企业信息化当中去。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。
3.小结
档案工作无小事，忽略档案工作将会在企业管理中犯下全局性错误，档案工作的现代化建设，要逐步从手工操作转向计算机管理，加强信息化管理。大力发展档案事业，早日适应新形势下档案工作的迫切需要。
参考文献
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【2】李秀云；提高认识 加强档案工作[J];郑州牧业工程高等专科学校学报;1987年01期
【3】黄丹妮；我国企业人事档案管理研究[D];广西民族大学;2007年
【4】蓝双凤；企业人事档案的管理[J];南方论刊;2011年01期
论文作者:刘淑苗
论文发表刊物:《中国科技教育·理论版》2013年第11期供稿
论文发表时间:2014-1-9
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