新形势下国有企业档案工作面临的新课题及其对策思考，本文主要内容关键词为：国有企业论文,新形势下论文,对策论文,新课题论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
去年第三季度，我们参与了上海地区国有企业档案工作的调研活动，先后参加了由本市转换机制的部分重点国有企业参加的专题座谈研讨会，并到企业实地调查了解情况。通过一系列活动，初步了解掌握了近几年来上海地区国有企业在深化改革、转换机制过程中档案工作的现状，并对国有企业档案工作的矛盾、问题及其发展对策作了一定的探讨。
一、近年来上海地区国有企业档案工作基本情况
1991年10月企业档案管理升级工作全面停止后，上海市档案局继续贯彻国家关于企业档案工作的一系列规定、要求，并结合上海地区的工作特点和实际情况，适时制定和落实一系列工作措施，积极巩固、加强和持续发展企业档案工作，取得了一定成效。
——开展了企业档案工作的评估活动。企业档案管理升级，对全面推进企业档案工作的发展起到了很大作用。升级停止后，为了防止出现工作上的断层，继续保持企业在档案工作上你追我赶踊跃争先的积极性和工作氛围，从1992年起市档案局开展了企业档案工作的评估活动，组织专家，依据企业档案管理升级的标准，对申请要求评估的企业的档案工作水平进行评估、确认。具体工作中，注意掌握四条原则：一是坚持以企业自愿为原则的做法；二是不普遍号召，不大面积推广，以选点试行的办法慎重地组织实施；三是坚持高标准、严要求，不姑息迁就；四是不搞升级翻版，对通过评估的企业只作评估结论，不发升级证书。1992年以来先后有32家企业通过了档案管理的评估。实践证明，评估活动具有很大的吸引力，不少企业对此项活动表现出很高的积极性，纷纷提出评估申请，并严格按标准加强企业档案工作的各项建设。评估活动对升级停止后促进企业档案工作的持续发展起到了积极作用。
——贯彻企业档案统一分类要求，推进企业档案业务的标准化、规范化建设。按照国家档案局的统一部署，市档案局从1992年下半年起在全市范围积极、认真地推行企业档案的统一分类工作，并将此作为继升级以后推进企业档案工作，特别是促进企业档案业务管理规范化标准化建设，加强档案管理基础工作，提高企业档案科学管理水平的重要措施和有力手段。1992年下半年起，市档案局用了一年多的时间集中精力抓了企业档案统一分类工作，并列为对基层企业业务指导的主要内容，通过广泛调查研究，认真制订办法和抓好试点，积极开展培训，把工作推向全市，使企业档案分类工作在广度和深度上得到了落实。目前，上海地区的很多企业已实施了档案分类、编号以及文件材料归档、立卷的统一规范与要求，从而使长期以来企业档案管理业务方法随意性大的这一突出问题得到了明显改善，使企业档案工作在升级后继续不断走向深入。
——积极抓好重点项目档案管理工作。近几年来，市档案局坚持不懈地把抓好重点科技项目的建档管理列入重要的议程，将这一工作不仅作为保障上海经济科技发展的重要措施，而且作为加强基层企事业单位档案管理工作的重要手段。1992年，市档案局会同市科委开展了“七五”期间上海市重大科研成果档案的检查和评比工作，对获奖的60个档案项目及其建档单位进行了表彰奖励。1993年，市档案局会同市建委开展了“七五”期间上海市重点基建工程项目“最佳档案”的评选工作，同时召开全市重点工程项目档案工作会议。此外，市档案局每年对国家级和市级重点建设工程项目的建档工作实行跟踪管理，通过明确任务，健全网络，培训人员，严格档案验收，保障重点工程项目的档案管理落到实处。由于相当一部分重点科技项目与企业有关，因此，抓好重点项目档案管理，确保档案质量，对促进企业档案工作具有重要意义。
——开展了“档案创效益”活动。市档案局和市经委、市科委、市建委、市政府教卫办等部门协同配合，在全市企业和科技事业单位中开展了“档案创效益”活动，通过档案利用工作专题研讨、企业档案编研成果展评、档案利用成果展览、档案利用效益评估和“档案创效益”先进单位的评比和表彰等一系列活动，不断开拓与深化基层特别是企业档案利用工作，使企业档案工作进一步贴近经济建设的需要，以利用为中心，以效益为重点，在服务经济、促进经济的同时求得自身的发展。
但是，也应该看到，近几年中为数不少的企业单位的档案工作出现了“滑坡”。具体表现在四个方面：一是档案工作的管理职能被严重削弱。近几年，企业在内部体制改革中，相当一部分档案机构被撤并降格，不少企业的档案部门甚至划归管理权限狭窄的技术部门如产品开发处、科研所等，档案部门不能参加企业的行政、技术例会，难于及时掌握企业各项工作的信息，更无法在企业档案工作上履行统筹、协调的管理职能。二是少数企业原先集中统一管理的档案被解体，回复到升级前由各部门分兵把口、分散管理的状态。三是相当数量的档案干部在企业改革中被“精简”下岗或调离岗位，由于档案工作岗位待遇低，跳槽者也为数不少，加上年龄偏大的档案业务骨干纷纷离退，干部队伍青黄不接出现断裂层。四是由于前述原因，企业档案管理在业务建设上进展缓慢，不少单位的档案工作停滞不前，维持原状。
二、上海地区实行股份制企业试点单位档案工作的基本情况
上海地区企业实行股份制的工作经过几年的试点后，在不少行业的企业中推开。目前，全市共有股份制企业124家，其中股份有限公司119家，股份有限责任公司5家；在股份有限公司中，社会募集公司92家（均为已经上市的公司），定向募集公司27家（其中法人持股公司6家，法人与内部职工持股兼有公司21家）。按行业分布，股份制企业中属制造业的共48家，属建筑业的1家，属交通邮电业的6家，属商业服务业的27家，属房地产和公用业的19家，属金融保险业的4家，属文体卫生广电教育业的3家，属科技服务业的8家，其他8家。
上海地区股份制企业档案工作的基本情况是：
1、档案工作的组织、人员状况普遍发生变化。随着企业实行股份制后内部机制、管理职能及其机构的调整，档案工作机构普遍被撤并，人员数量被削减。
2、档案管理工作运行与股份制企业的变化、发展不相适应。实行股份制的企业已都成为公司，其中多数企业的管理体制、成员单位、经营项目和档案内容都发生了变化，企业档案部门的工作职能、业务范围、管理内容等都应作必要的调整。但是目前绝大多数企业的档案工作仍停留在企业转制前的状况：一是档案部门管理的档案内容未作扩充，股份制实施中新的档案内容散存于有关部门和人员手中；二是档案部门管理职能的运行局限在原来企业的范围，而尚未延伸到新的公司成员单位，致使企业内部分单位的档案工作处于空白状态或缺乏必要的统筹、协调和监督管理。
3、也有一些企业的档案部门已重视并开始落实对改革转制中产生的新的档案内容的收集、管理工作，此外还在探讨和摸索适应股份制企业需要的档案管理的新途径、新方法。
为了适应上海地区股份制企业发展的需要，近年来，市档案局开展了股份制企业档案工作的专题调查，在不断加强调查研究和试点的基础上将提出工作意见和要求，以引导股份制企业的档案工作走向正确发展的轨道。
三、国有企业转换经营机制和建立现代企业制度过程中，档案工作面临的新任务、新问题
（一）在转换经营机制和建立现代企业制度过程中，企业档案工作的任务大致有以下四方面的变化：
1、企业转制为公司后，企业成员单位的扩展要求企业档案管理的职能也随之延伸，由原来单一的生产厂家向公司（甚至集团公司）范围拓展。原来的工厂企业的档案工作管理职能转变为公司档案工作的管理职能。
2、企业改革和转制，一方面档案管理工作的范围扩大，而另一方面人员紧缩，因而在客观上要求企业档案工作改变传统的思路，改善管理方法。要改变企业档案管理事事由档案人员包揽的做法，重点加强依法管理、执法监督，将档案管理切实作为企业全员的义务，调动和依靠企业的全员力量。因此，加大档案工作的执法力度将成为十分重要的工作任务和工作方法。
3、根据现代企业制度中产权关系明晰的原则与要求，必须结合国有企业经济结构和产权关系日益复杂的这一特点，对企业档案管理内容、权限等作必要的界定和调整，依据产权归属，划定“国有档案”的范围，作为档案行政管理部门和企业档案部门依法管理的重点。依据产权关系科学、合理地组织档案管理，将是企业档案工作的新的重要任务。
4、近几年，企业在改革与发展中出现了很多新的档案内容与载体。例如在一些转制为股份制的企业中产生了股份公司专门的档案内容；一些原来只搞单一产品生产经营的企业现在发展多种经营，档案门类也随之扩大；不少企业引进国外先进设备，出现了光盘、缩微胶片、计算机磁带软盘、音像资料等多种载体的档案。因此，健全企业档案内容，完善档案管理，已成为企业普遍面临的新任务。
（二）当前，企业档案工作主要面临以下问题：
1、企业改革中档案工作的组织条件不同程度地受到削弱，导致一系列问题的出现。一是档案部门被撤并后（有的企业档案部门甚至划归局限于某一专业的技术部门），难于全面履行正常的管理职权；二是人员严重不足，难于承担工作任务；三是档案工作岗位地位低、待遇差，一些企业档案工作人员纷纷跳槽。
2、由于企业经济成分构成日益复杂，依据产权关系正确划定分属不同管理权限和管理要求的档案范围已十分紧迫，“企业档案”这一概念已显含混和陈旧，与形势发展和工作需要相脱节。
3、由于企业（特别是集团性股份制公司）成员单位复杂，应该正确划分和明确企业中各级各类单位及其档案人员在档案管理上的分工与职权，并尽早出台一个权利义务清楚、管理层次分明的公司档案管理的办法或规定。
4、档案管理的具体业务问题：一是档案全宗问题。工厂企业转制为公司后，下属单位的性质及其与公司的关系错综复杂，此外，不少公司集几个牌子于一身，于是，档案全宗的定义和划分普遍感到困难。二是撤并或转制企业档案的归属问题。一些单位经撤并或转制，成为新的企业，原企业的档案何去何从？三是新的归档内容问题。随着企业深化改革、转换机制，大量新的门类的档案应运而生，需要研究确定企业档案的新内容。这是完善企业档案管理的重要工作。而目前不少企业尚未重视对新的档案内容的收集、管理，影响着企业档案工作的发展和整体水平的提高。
《档案法》第七条和《档案法实施细则》第六条对企业档案部门的职责、任务作了规定。我们认为，对企业档案部门的这些法定职责任务在目前仍是适用的。现在的主要问题是企业档案部门的法定职责的真正落实尚有相当大的难度。因此，需要研究对策，保障档案部门履行法定的职权，以完成所承担的任务。
（三）关于国有企业档案的内容变化和归属流向问题
国有企业的改革转制主要是改制为股份制企业和建立现代企业制度。目前上海地区股份制企业已大量出现，而建立现代企业制度的工作只是刚刚起步，所以档案内容变化的情况主要出现在股份制企业中。据了解，改制为股份制企业后，档案中增加的主要内容有：建立股份制企业的申请、批复材料；股份制企业资产清理和评估材料；招股、增资配股材料和上市报告；各类经营报告、查帐报告和专门会计报表；董事会、监事会会议记录、决议；股东大会材料等。此外，企业实行公司制后，随着公司成员单位的不断扩展和经营项目的多样化，如一些公司开拓和经营宾馆、商品进出口和金融、房产等业务，会形成各种相应的档案材料。这些材料应纳入企业文件材料的归档范围。
企业向国家综合档案馆移交档案不仅是《档案法》的法定要求，而且也反映并适应看我国各项事业的发展对企业档案管理、利用的客观需要。但是根据实践特别是当前经济体制改革出现的新情况，对企业档案移交进馆的问题，应综合多种因素加以考察与研究，而不能一概而论。
我们认为，随着企业深化改革、转换经营机制，企业的产权结构发生了变化，由原来完全的国有资产变为国有资产和其他资产兼容的产权结构。这种复杂的产权关系，必然对档案的权属发生影响，使档案以往单一的由国家所有变为由多方所有。因此，国有企业的档案，就其权属而言，可分为国有档案和非国有档案两部分。这一种情况，在研究档案进馆问题时，应予充分考察。
我们认为，研究国有企业档案移交进馆问题以及确定档案进馆范围的基本原则是：第一，档案馆接收进馆的重点和主要内容是与国有资产相联系的档案（或称国有档案），使档案管理遵循并符合企业的产权关系；第二，由于企业的某些档案不仅对企业，而且对国家和社会具有重要价值，因此，凡属此部分档案，即使属非国有档案，但为了满足国家各项建设和社会公益的需要，也应按规定移交进馆。
我们认为，企业档案馆与综合档案馆、专业档案馆等一般意义上的档案馆相比，其性质、任务完全不同。企业档案馆是企业的内部机构，主要在本企业范围内管理和提供利用档案。企业档案馆的建立，并不改变其作为企业内部档案管理机构和性质、任务、权责及其按规定向国家档案馆移交档案的义务。
四、上海地区国有企业档案管理现代化和企业档案信息资源的开发利用
（一）国有企业档案管理现代化的内容、现状和存在的问题
我们认为，国有企业档案现代化管理的内容，主要是指现代管理方法与现代化技术运用于档案管理。以上海地区的情况看，企业档案现代化管理，从方法看主要有经济责任制考核、目标管理、全面质量管理等；从技术看，主要有计算机技术、缩微技术、光盘技术等。上海地区企业档案现代化管理工作是伴随着企业管理现代化建设和档案工作的不断深化而发展起来的。八十年代中、后期，现代科学管理方法被普遍推广运用于企业管理的各领域，并延伸到档案工作之中，成为企业加强档案管理，提高工作水平的重要措施。从上海地区的实践看，现代管理方法在企业档案工作中的应用已经普及，对实行企业档案工作的科学管理起到了显著作用。此外，运用现代化技术辅助档案管理的工作也不断取得进展。在档案管理升级工作的推动下，相当数量的企业单位配备了现代化技术装备，使先进技术辅助档案管理逐步走上轨道。但是当时技术比较单一，仅停留于微型计算机技术上。升级以后的近几年来，企业档案现代化管理工作不断取得新的进展。不少企业不仅对计算机辅助档案管理技术进行功能上的深度开发，而且重视开拓新的技术领域，在拓宽缩微技术应用面的同时，尝试先进的光盘技术，使档案现代化管理逐步向高效能、实用化发展。
但是，企业档案现代化管理工作还存在明显的不足和问题。从总体看，主要是：第一，现代化管理缺乏总体规划和正确引导而出现各行其是、各自为政的局面，影响工作的协调发展和工作质量；第二，档案现代化管理的基础工作普遍薄弱，先进设备与技术付诸实施前对档案的“前处理”工作费时费力，影响了工作的进展；第三，法规不配套，虽然目前不少企业已应用光盘、缩微技术，但对档案原件作何处理至今没有规定，造成双重保管，使现代化技术不能体现真正的优势。
（二）上海地区企业近年来在档案利用工作中的主要经验和做法是：
1、档案的开发利用由为企业管理服务转向围绕企业的生产经营和提高经济效益这个中心开展工作。特别是1993年以来，全市企业投入了“档案创效益”活动，档案利用的思想观念，服务手段、工作效率正朝着面向经济、服务经济、多出效益的方向转变。
2、改善服务手段，开拓服务渠道，强化服务功能。几年来，不少企业档案部门开展多形式、多途径的服务工作，改变被动应付和手段单一的档案利用工作格局。1993年市档案局举办了全市大型企业档案编研成果展评会，鼓励企业档案部门多方位、高层次地主动开发利用档案，不断提高档案利用水平与服务质量。
3、改变单纯的档案信息管理、利用工作，向企业各类信息综合管理和开发利用发展。随着企业向经营型转变，企业领导和业务技术部门对信息的需求是多方位的，需要过去的信息，也需要现时的信息，需要企业内部的信息，也需要外部甚至国外信息。总之，企业的生产经营需要综合化信息。为此，近年来上海的不少企业已将档案、情报、图书、资料等融合一起进行管理和开发利用，建立了企业的信息中心，取得了良好效果。
档案利用工作存在的问题主要是：第一，从总体看档案利用工作的形式、途径和方法比较单一和老化，被动服务的局面还未从根本上改变；第二，档案利用工作范围狭小，仅限于企业内部，还未适应市场经济发展需要和抓住经济的机遇，将档案利用工作推向社会，争创更大的经济效益；第三，对档案开发利用效益的计算评估在实际操作上还较困难，档案创效益与对档案部门、人员工作业绩的评价和奖励尚未挂钩，一定程度上影响了档案人员的积极性。
五、国有企业档案工作的宏观管理对策思考
我们认为，面对当前深化企业改革、转换企业经营机制的新形势和政府部门改进管理方法，加强宏观调控的要求，档案行政部门加强企业档案工作宏观管理的主要措施和手段是：
1、加强依法管理，改变以往过多的行政干预，以法律规范企业行为，确保企业档案工作纳入法制轨道。在依法治档过程中，尤其要加强执法监督，提高对档案事务中违法事件反馈的灵敏度与及时性，加大对违法事件惩处的力度，坚决遏制档案事务中违法事件与现象的发生。
上海市不日可望出台的地方性法规《上海市档案条例》，是新形势下加强上海地区档案法制建设的重要举措。
2、加强重点管理。一是抓好重点企业（国有企业中的大中型骨干单位）；二是抓好重点科技项目（如重点工程项目、重大科研项目、重点技术引进项目、高精尖设备、四新产品项目等）；三是抓好对国计民生具有积极影响的作为新的经济增长点的新型企业（如房地产、旅游、金融、信息等第三产业企业和经济开发区的重点企业等）。
抓好重点档案管理，不仅在企业档案管理中抓住了根本，而且对保障档案工作为国民经济和社会发展服务具有重要意义。
3、改善管理，加强服务。适应经济体制改革的需要，档案行政管理部门必须改善管理方法，强化服务功能，特别是要改变长期来业务管理中过于直接和微观的工作方法，努力构建以计划调控、政策导向、跟踪服务、典型引路为特征的宏观管理的新格局。按照这一思路，档案行政管理部门一是要加强对档案工作的计划管理和跟踪监控，防止工作的随意性和盲目性；二是改变具体繁琐的业务指导方式，通过加强调查研究，树立典型，推广先进经验以及建立健全和推行业务规范、标准的途径和方法，实现有效管理和服务；三是强化对企业档案工作的社会服务功能，健全与完善从事档案业务咨询服务的社会中介机构，将原来政府职能中的部分具体的指导、服务任务和功能向中介机构转移，使对企业档案工作的管理、服务系统进一步得以完善。总之，档案行政管理部门要改善政府行为，通过加强宏观管理，努力培育企业在档案工作上自我约束、自我完善、自我发展的新机制。
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