摘要：学生档案作为人事档案系统的重要组成部分，记录了学生在校期间的学习、生活以及社会活动等方面的内容。加强高校学生的相关档案管理力度，提升档案工作质量，强化学生对档案理念的认识，不仅可以为学生毕业后个人发展夯实基础，对高校档案管理机制的完善与就业制度的改革也有着十分深刻的意义。鉴于此，本文就对学生档案管理中存在的问题展开简要的分析，并结合学生档案管理的特点对档案管理的路径加以探索。
关键词：学生档案；管理现状；路径探索
一、学生档案管理的特点
1、管理工作量较大
高校改革的深入发展，使得学校间的合并增加，扩招规模逐步拓展。在此基础上，新生数量的增加也使得档案接收、档案转移等工作量增加，档案管理工作压力增加。与此同时，档案管理实际涉及的内容较多，主要包括：学生在学校的奖惩情况、学籍地变化导致的档案迁移、面向学生的档案查询服务、毕业生的档案信息调用、档案的政审、研究生以及公务员需要的调档、毕业生的档案转移等，这种情况也使得高校档案管理的工作繁杂，管理责任划分困难。
2、管理时间较为集中
高校学生的入学档案通常是在新生入学时，由班级辅导员、班主任将所在班级的新生档案进行汇总，交由档案管理小组。档案管理者在接收到档案后，需要进行审阅，然后依照学年、班级、学号等顺序将档案上架，做好保存工作。学生在上学期间的奖惩情况、学籍变动以及党员信息等需要在进行信息核对后，将档案的变动信息及时放入档案中，由于这些信息变动发生在毕业之前，需要在学生就业之前全部完成，便于后续档案信息的转移，因为档案管理的时间较为集中，因此，对档案管理的效率有着较高的要求。
3、需要多部门进行共同协作
据相关的档案管理规范要求，高校阶段的学生档案需要结合内容划分规定，对不同学年的档案信息进行系统管理。主要包括高中阶段的学生表现、不同阶段学校的学籍、身体情况、奖惩记录、入团及入党资料、毕业登记注册表等。结合学生所在班级、院系、招生办、信息管理部门、研究生院、体检医院等部门提供的资料，进行系统地管理。在实际的工作过程中，涉及的管理部门较多。需要进行共同协作，才能保证档案管理的顺利进行。
二、学生档案管理现状
1、工作人员的专业素质有待提高
进入大数据环境后，全新的信息搜集、整合、分类存档方式对技术和员工素质都提出了相对专业的要求，工作人员必须具备一定的理论基础和计算机操作技巧。然而，传统的档案管理工作以“保存”为固有的思维定式，这直接导致了档案管理人员工作死板、程序化，一旦有的员工不能及时更新知识储备、提升专业素质就会对新的工作内容和方法感到不适应，进而导致工作积极性减弱、服务质量降低。
2、档案管理制度不健全和基础设施不到位
一方面，档案管理建设不但要建立合理明细的档案管理规章制度，还要对档案数据进行及时统计、管理规则优化变更、编研以及有效利用，确定规章制度的同时也要建立相对健全的考评制度。但是，目前大多数高校的档案管理工作一直沿用以“计划管理”为核心的各项管理制度，显然已不能适应现今档案工作发展的需要。不够完善的档案管理制度强化工作人员责任意识的作用弱，也不利于员工工作水平的提高。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另一方面，档案管理基础设施需要进一步完善，有的高校档案室狭窄，设备老化或损坏，存放环境潮湿，不利于档案保存的整洁性与完整性。
3、信息资源优势得不到利用
当前有些单位在档案利用程度上偏低，主要体现在档案信息资源的利用程度、存储模式与检索方式上不够健全，且档案信息化保存的持久性严重欠缺，这导致档案信息内容的阅读便捷性也大幅度降低。另一方面，有些档案工作管理人员拒绝档案信息的查阅与借阅，以起到维护刚刚才实现数字化转化的传统档案数据的档案信息资源完整性与安全性的作用，这是降低档案信息资源利用率的直接原因。同时，当前单位档案数据库检索利用率的偏低和检索功能不够完善也严重阻碍了档案的有效利用程度。在互联网时代，应该积极改变这种不合时宜的工作现状，以发挥资源优势的理念推动高校档案管理工作向科学化、系统化发展。
三、加强学生档案管理的路径探索
1、保证档案的硬件与软件基础，建设良好的管理环境
专业的档案管理设施是保证管理质量的重要基础。针对当前阶段档案管理的混乱现状，应该结合学校内部的档案管理情况，在管理阶层与学生群体中加强档案管理理念的宣传力度，在规范档案资料管理流程的基础上，提升学生对档案资料的重视程度。管理环境的建立需要从两方面努力：一方面，应加强硬件设施的建设。高校管理部门可以通过专业档案管理规范的制定与执行、设置专业的纸质资料保管库房、配置现代化的档案管理办公设施等措施，在保证档案日常管理工作效率的基础上，提升档案的保密性，为电子档案的升级、管理提供良好的基础；另一方面，在办公软件方面应该实行统一的建档、调档标准，为后续的档案管理提供参考。同时，高校应该结合档案资料管理实际，将档案管理纳入日常监察的过程中，加强监督力度，使档案管理做到有章可循。
2、建立专业的档案管理团队，协调不同部门的工作
档案管理的实际内容涉及较多的部门，需要管理部门与其他部门、组织之间相互配合，才能真正地实现集中化、系统化管理。高校应该根据在校生规模确定学生档案专职管理人员的数量，形成学生档案工作的骨干队伍。同时，学生档案管理在某些时候又不能不采取突击的方式，比如新生报到时要集中接收与整理大批新生档案，学生毕业前要集中归档、整理大批毕业生档案资料和转递大批毕业生档案，单靠专职档案管理人员无论如何是难以在有限时间内完成如此大量的工作任务的，还需要相关部门和相关人员的协助与配合。所以，高校应该形成专、兼职相结合的学生档案工作队伍。
3、结合档案管理创新要求，灵活运用现代化手段
增强档案时效性，丰富档案内容，反映时代特征，推进管理现代化和信息化是档案工作的重要发展方向。高校档案工作人员应积极深入了解用人单位考核的意图，了解人才对档案材料的新要求，积极探索建立人才业绩档案、人才诚信档案等办法，认真解决“死档”“弃档”问题，探索通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，不断提升学生档案的使用价值。
结束语
高校应该依照当今的社会发展需求，以现代化技术为基础，对档案系统进行合理地规划与升级，保证档案管理的质量与效率。当前阶段，高校开展的档案管理工作存在学生对档案管理认识不全面、缺乏科学的管理机制、专业队伍技能水平参差不齐等方面的问题，需要管理部门结合档案的实际管理情况，通过建设专职的档案管理队伍、搭建合理的硬件设施、在校内加强档案意识的宣传力度等措施，为高校档案管理机制的完善提供必要的条件。
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论文作者:韩晓蕾
论文发表刊物:《防护工程》2019年8期
论文发表时间:2019/7/30
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