试论电子图书馆的采访工作，本文主要内容关键词为：试论论文,采访论文,图书馆论文,工作论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着计算机技术、通信技术、网络技术和多媒体技术的广泛应用，现代图书馆工作的计算机化已成为必然趋势。电子图书馆、数字图书馆、网络图书馆和虚拟图书馆等都是未来图书馆的发展形式。其基本特征之一，就是馆藏资源信息化、电子化（数字化）。因而，对电子图书馆的采访工作进行研究，有利于推动我国图书馆向电子图书馆发展。
1 新型文献与电子图书馆的馆藏资源结构
（1）新型文献和电子图书馆的资源。按文献的载体形式分， 电子图书馆的馆藏文献有三大类型：①印刷型；②视听型；③机读型[1]。 光盘是近几年发展起来的一种新的文献载体形式，有人称它为人类历史上文献载体的一次革命。现在，光盘型文献有多种类型，如CD-ROM 、 VCD、DCD等等。另外，随着计算机网络的发展，又出现了新的“网络文献”，目前Internet上就有网络文献700多种。
新型文献具有很多优点，如信息存贮量大、体积小、检索速度快、便于保存管理和共享等等。但使用不便是其最大的缺憾，在查阅文献信息时必须借助于相应的技术设备。因而，相应的信息技术设备成了新型文献的附属物。或者说：相关的信息技术设备成为新型文献不可缺少的一部分。所以我们认为，馆藏资源不仅包括文献信息资料，还应包括与其使用相关的阅览或检索设备，如计算机及其通信设备等等。
目前，电子图书馆还没有较为科学和统一的定义，因而人们对其馆藏资源的认识也不太一致。一种观点认为，电子图书馆的馆藏资源全部数字化，即实现“无纸图书馆”；另一种观点认为，无纸社会难以来到，电子图书馆不可能没有纸质文献。这两种观点各有其科学的一面。笔者认为，当前我国图书馆的电子化和计算机化可以认为是电子图书馆的初级阶段，数字图书馆是未来电子图书馆的高级阶段。因而，现代电子图书馆的馆藏资源具有三大特点：①馆藏文献种类多样化；②馆藏文献信息日益电子化；③信息技术设备在电子图书馆的作用更加突出，将成为电子图书馆馆藏资源的重要组成部分。
（2）电子图书馆的馆藏资源结构。 随着计算机网络技术日益应用到图书馆，资源共享获得了较大的发展，文献信息保障能力得到了进一步的提高。一个图书馆不仅可以为其读者提供本馆的文献信息资源，而且还可借助于计算机网络获取或利用本馆以外的信息资源。因而，馆藏资源应广义地理解为文献信息资料及其相关的信息技术设备、信息系统等等。馆藏资源建设必须既考虑到本馆的文献资源建设（现实馆藏），又考虑到本馆以外的各种有价值的信息资源的充分利用（虚拟馆藏）。所以，电子图书馆的馆藏应由现实馆藏和虚拟馆藏两部分组成。现实馆藏就是本馆内可以利用的为读者服务的所有资源，包括本馆所有的文献信息资料和相关的信息技术设备、计算机信息系统和网络等等；虚拟馆藏就是本馆以外的馆藏资源，具体地说，就是指通过本馆计算机系统及其通信设备可以共享的馆外的信息资源。
2 电子文献采访的运作机理
电子文献通常可以分为两大类：一是普通电子出版物，主要是指以软盘、光盘等形式发行的电子文献。二是网络电子出版物，主要是指利用计算机网络出版发行的电子图书、期刊、图画和音乐作品等电子文献。现在普通电子出版物较为普及，各馆或多或少地都有一定数量的普通类型的电子文献。普通电子出版物除载体形式、保存和使用方式与传统印刷型文献有所区别外，其采访方法与传统印刷型文献的采访方法基本相同。但有两点需要说明：
一是在定购电子文献时，要注意以下几点：①要认真察看数据的种类，是一次文献、二次文献，还是数值数据等等；②要看数据结构是否符合国际或国家标准，是否便于共享；③要仔细检查浏览检索软件的种类，是单机版还是网络版，是DOS版还是Windows版；④要看界面是否直观，读者使用是否方便；⑤要注意是否定期更新等等。
二是电子文献到馆后的验收要认真仔细，一般可分为六个步骤：①认真察看电子出版物的名称与定单上的是否一致；②外观是否有破损，内部是否有划伤等等；③要上机安装，看能否正常安装和运行；④对照定单说明，实际操作一下，看软件功能与定单上的说明是否一致；⑤要认真检查，看内容和信息量是否与定单上的说明相一致；⑥要注意察看是否有“注意事项或警告”等。如果验收中发现①或⑤与定单不符，就要及时与出版社联系，要求重新邮寄新的电子文献；若发现软盘或光盘有明显的划伤，并且上机后不能使用，要及时与出版社和邮局联系，要求更换新的电子文献。若电子文献本身没有明显的伤痕，而上机后不能安装或安装后不能正常使用，那么首先要检查自己的操作是否有误，或计算机是否有问题（如机器是否有病毒等等）。若是电子文献有问题，要及时与出版社联系，说明情况，要求更换新的电子文献。
Internet在全球的迅速发展，使网络更贴近大家的工作与生活，网络信息服务更加被重视，应该说，网络带给图书馆的机遇是与图书馆的发展方向相一致的。在未来的电子环境中，出版物几乎都要在远程电子网络中出版、发行、传播和交流[2]。图书馆作为收集、整理、 传播和交流出版物的中介机构，如果不接触、利用电子网络环境，将难以生存下去。
由于我国绝大多数图书馆还没有进入Internet网，所以，人们对网络电子文献还较为陌生。加之一些网络电子文献异地存取，本馆没有直观的物质形态，显得较为抽象和难以理解。正是由于它与传统文献有较大的不同，其采访也不同于传统文献的采访方式。概括地说，通常获得网络电子文献的途径主要有三个：购买、租赁和免费获得。现在通过计算机网络采购到的电子文献，主要有以下两种表现形式或存在方式：
一是本地存取、服务。通常，这种方式通过网络可以得到一份有关文献信息的拷贝。它可以安装到自己的服务器或工作站上，通过本馆的局域网为读者开展信息服务。电子期刊、报纸、音乐和图画作品一般采用这种方式通过网络发行。如果是电子音乐和图画作品等，一次就可完成有关的采访工作。如果是网络期刊和报纸等，就要根据出版周期，定期重复以上所述工作，及时验收和下载有关篇名目录或全文到自己的服务器或工作站上。在Internet网上，电子期刊的发行有两种方式：一是出版者根据订购名单通过E-mail（电子邮件），向订购者传送最新一期的论文题录和文摘，用户可通过E-mail只选购感兴趣的文章；二是出版者及时向订购者发送每一期的全部内容。图书馆一般采用第二种方式订购电子期刊[3]。
二是异地存取、服务。通过采访，你可以获得一个“用户名、密码或帐号”。这样，通过有关的软件你就可以使用所订阅或租赁的文献信息资料。这样的网络文献一般限制拷贝，读者只有通过有关的浏览软件或检索软件才能查阅。一些大型专业数据库采取这种方式开展服务。
另外，现在Internet上还有一些免费期刊、图书、软件和资料。对这些信息资源，可以根据需要，有选择地下载到自己的工作站上，或利用有关的检索和浏览工具，随意查阅所需的信息。
3 电子文献的采访制度
图书馆走向信息化并非一日之功，较低的层次是实现图书馆管理的计算机化，使图书采购、整理、借阅等日常业务在计算机的帮助下完成，摆脱大量的手工操作，提高工作效率和水平，进而向“数字图书馆”或“虚拟图书馆”迈进[4]。所以， 现阶段我国图书馆的电子化和计算机化，可以认为是未来电子图书馆的初级阶段。在这一阶段，馆藏文献资源由多种载体形式的文献组成。随着电子图书馆建设的进展，电子文献在馆藏中所占比例将逐渐增大，日益成为主要的文献类型，最终所有文献全部数字化，这是真正意义上的“电子图书馆”或“数字图书馆”。现在越来越多的出版社、书商在各类计算机网络上发布书目信息、音像资料目录，有些出版社将新书目和在版目录存贮在网络上，还有一些大的出版商在互联网上建立了自己的主页（Home page）， 图书馆或读者可以通过网络直接向出版商等发送E-mail订单，定购所需的文献。所以，随着电子文献数量的不断增加和类型的不断丰富，图书馆要及时调整采访策略，以适应电子图书馆建设的需要。具体地说，图书馆的采访策略应作如下调整：
（1）重新调整各种文献的馆藏比例结构， 明确电子文献的馆藏建设方向。在经费许可的情况下，可配套订购印刷版和电子版文献；若经费紧张，应优先购买电子版文献；电子版中有光盘版的应优先考虑购买光盘版。
（2）合理调整经费比例，逐渐增加电子文献的经费比例。
（3）由于电子文献对信息技术设备的依赖性， 在馆藏电子文献数量逐渐增加的同时，还应相应增加计算机等信息技术设备的经费投入。
（4）根据本馆的用户和设备特点， 有计划地分期分批采购不同种类的电子文献，如电子图书、电子期刊、电子数据库等。
（5）考虑资源共享的需要，有网络版的， 原则上要优先购买网络版电子文献，以利于上网实现资源共享。
（6）由于电子文献的高度共享性，原则上电子文献只购一套。
总之，要建设电子图书馆，馆藏资源是关键。目前的办法有两个：一是重新调整采访策略，逐渐提高电子文献的馆藏比例，以适应现代图书馆向电子图书馆过渡的需要。二是现有馆藏文献的数字化，这项工作，任务艰巨，情况复杂。我们要从信息资源共享的高度，科学地进行规划和管理，促进我国图书馆事业的发展，更好地为两个文明建设服务。
（笔者注：本文为国家社会科学基金项目“电子图书馆研究”的部分内容）
（收稿日期：1997—08—28）