2.东莞市社会保障局茶山分局 广东东莞 523380
摘要：社会保险档案是反映参保人履行缴费义务，享受社会保障待遇的依据。随着我国社会保障制度改革的不断深化，保障的范围越来越广，参保人数与日俱增，以纸质档案为主的社会保险档案管理体系已难以适应现代社会飞速发展的步伐，难以满足人们对简化手续、便捷服务的诉求，社会保险档案的数字化管理体系建设已经迫在眉睫。
关键词：社保档案；数字化管理
引言
档案管理作为社会管理的一部分内容，历来受到政府和社会保险经办机构的重视。社保档案是重要的民生档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据。随着《中华人民共和国社会保险法》的正式实施，社会保险制度的覆盖面不断扩大，参保人数快速增长，社保业务量也越来越大，而与社保业务相配套的社保档案管理工作就成为了人们关注的焦点。随着我国信息技术的不断成熟，档案的数字化管理也就成为必然。
1档案数字化管理的含义
档案数字化管理是随着计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型的档案信息形态，它把纸质的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现各地的资源共享。
2我国社保档案管理的现状
2.1社会保险业务档案管理缺乏科学性
社会保险在社会保障体系中占据着重要地位，而其中包括养老保险、医疗保险等多个类别，这就造成一个参保人的参保资料被分别保存在不同的业务股室，这种分散管理方式给参保人的资料查询带来了极大困难，也极易出现管理纰漏，管理方式缺乏足够的科学性。
2.2社保档案管理工作的考核指标不健全
社保档案数量庞大，管理工作繁琐，使得负责档案管理的工作人员无所适从，也使得许多工作人员放松了要求，降低了工作标准，不规范管理档案。同时，负责社保档案管理的各个部门各行其是，各自分别构建管理系统，各管理系统采用的标准和技术架构不统一，使得社保基本信息无法共用，只能采用共享或交换的形式。这也为社保档案的统一管理使用设置了人为障碍。
2.3社保档案管理人员业务水平相对较低
在社保档案管理工作中还存在着缺乏专业人才，有的档案管理人员的专业素质相对较低，无法满足档案管理工作的需求。许多社保经办机构缺少专业的管理人员，其管理员工缺少足够的专业知识与专业技术，因此，也无法较好地开展档案管理工作。同时，经办机构也缺少足够的员工培训工作，没有充分意识到培养专业档案管理人员的重要性，这也极大地限制了档案管理工作的发展。
3社保档案数字化管理与传统社保档案管理模式的比较
3.1易于管理，查阅方便
电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便。联机后凡是在经过授权的微机上，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类社会保险档案资料，提升了社会保险经办机构基础管理水平，解决了多年来传统档案管理一直处于封闭式的局面，提高了档案利用价值。
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3.2易于保存
传统的档案保存方式，纸质档案经过装订后放在铁质的档案柜里，占用空间大，查询困难，管理难度也大。夏天怕受潮霉烂，冬天怕火星点燃。随着档案的日益增多，不规范地管理档案，致使档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，导致管理成本极高。而档案数字化管理将这些纸质的资料信息转化到计算机信息系统中，只需要加强网络维护，及时制定防范风险的配套措施，及时对软件进行升级更新，便能保证信息的安全可靠，从而大大降低因档案管理不当引起的潜在的风险和档案管理成本。
3.3提高社保业务的经办效率
在社会保险业务经办窗口中，出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料，如相关证明材料、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案，这些档案的数量会是一个非常庞大的数字。而办理一项业务需要多次翻阅审核参保人的这些信息。档案数字软件代替实物查询后，把工作人员从低效、繁重、重复性高的手工录入及查询工作中解放出来，对参保人员的信息瞬间可知，减少了参保人员东奔西走地收集、复印各种信息，社保业务经办人员处理业务也会得心应手，降低了社保业务经办人员的经办压力，大大提高了工作效率，提高了群众对社保服务的满意度，提升了社保服务窗口高效、便捷的形象。
4实行社保业务纸质档案数字化管理应注意的问题
4.1加强纸质档案审核
档案整理是档案数字化工作中的一个基础环节，准备不充分会造成数据录入内容与名称不对应或档案残缺不全等现象。这要求在档案扫描前，必须加强审核，对档案中的装订物影响扫描的，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。破损严重无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的原件，应先进行处理（压平或熨平）后再进行扫描。
4.2加强数据质量控制与管理
对于扫描好的数据信息，由质量检查人员把关，检查扫描数据质量是否符合最终存储归档标准。对在高速扫描过程中出现的不合格数据，需做人工处理。如果发现漏页、重复扫描等问题，要及时补扫或在系统中删除重复扫描的那页。对于扫描数据不清晰的，在数据信息问题记录单上记录并重新扫描。当发现不符合规则的数据，利用系统提供的功能，对扫描好的数据进行修改或更正。数据档案信息虽然不怕虫蛀、霉烂，但也有其缺点，一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等情况，将会造成数据的丢失。因此，要加强对已录入的数据的保存，在加强对计算机安全管理的同时，需定期对数据进行备份，确保数据不丢失，还要加强数据的保密处理，防止人为破坏。
4.3 加强相关人员的培训力度
随着信息技术的高速发展，档案管理由过去的劳动密集型转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型的工作模式，档案数字化建设的过程与新知识、新技术的普及和应用密不可分，所以，人才队伍是关系到档案数字化建设成败的关键因素。因此，应加强有关人员的岗位培训力度，重点学习与数字化相关的系统开发与维护、数据化加工与管理、数据库运行管理等，以适应档案数字化建设的需要。
5结语
数字化档案的产生，结束了上千年来纸张记录信息等人类发展进程的历史。数字化档案凭借其记录存储信息巨大、查询检索高效准确、保管节省空间等许多优于传统纸质档案的特点，很快成为档案现代化管理的必然趋势。美国是信息化和法律化高度发达的国家，其社会保险档案已实现了数字信息化管理。因此，从我国社会保险业务纸质档案的特点来看，数字化档案逐步取代纸质档案将成为历史的必然，从而极大提升社会保险档案管理水平。
参考文献：
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[2]吕桂珍.浅析社保档案数字化的重要性[J].活力.20119（2）.
[3]孙远芳.程远东.基于RFID技术的高校档案数字化管理系统[J ].价值工程.2011（23）.
论文作者:邓占娣1,卢淑君2
论文发表刊物:《基层建设》2017年第14期
论文发表时间:2017/9/30
标签：档案论文; 社保论文; 纸质论文; 数据论文; 社会保险论文; 参保论文; 档案管理论文; 《基层建设》2017年第14期论文;