网络信息资源归档与保存的责任主体研究_电子文件归档与管理规范论文

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       如今，网络信息作为国家的“数字资产”而被置于国家战略资源的高度。网络信息一方面呈爆炸式增长，另一方面又迅速地更新和消逝。在大量无序、海量、良莠不齐的网络信息背后，隐藏着大量有价值的、稍纵即逝的信息。为此，由谁、如何将其捕获和保存，以发挥其社会记忆和历史存续的功能，已成为专家、学者的研究课题。

       一、国内外网络信息保存项目分析

       在国外，网络信息保存问题引起了图书馆的极大关注，目前已有10多个国家启动了国家级的网络信息保存项目。而我国由国家图书馆承担的WICP项目启动于2003年。各国主要网络信息保存项目见“表1”。

      

       由“表1”可见：在各国开展的网络信息保存项目中，国家图书馆以及大学图书馆发挥了重要的主导作用，成为主要实施者。受图书馆职能定位的影响，由图书馆主导的网络信息保存对象主要是数字出版物以及Web网页等显性信息，其看重的是网络信息对于本国所具有的文化价值，采集方法采用全采集或选择性采集，重视收集信息的全面性。

       二、档案馆应承担起网络信息归档保存主体的责任

       (一)承担网络资源归档保存主体责任是网络时代档案馆的必然选择

       网络信息数量庞大，内容丰富，类型众多，其价值呈现出多元性。从档案工作的视角来看，将国家机构、社会组织及个人通过网络形成的、具有一定价值的原始记录性信息进行收集、归档和长久保存，能真实地反映和再现社会各项活动的本来面貌。笔者将这种网络信息资源的档案化处理过程称为网络信息资源的归档保存。网络信息资源一经归档，则转化为网络档案信息资源，它们同样发挥着凭证和参考作用。网络信息资源的归档保存，既是网络时代档案工作职能延伸的必然要求，也是进一步发挥网络信息价值功能的必然选择。网络信息资源归档保存强调的是档案化处理过程，其与图书馆主导的网络信息保存活动在工作内容和目标上有所区别，这就必然要求档案馆成为网络信息资源归档保存的责任主体。

       (二)档案馆作为网络资源归档保存主体的优势

       1.具有较为成熟的理论研究和实践基础

       2003年起，我国国家图书馆、中国科学院国家科学图书馆、清华大学等少数几家单位开展了数字信息保存的实践探索。虽然在实践中图书馆承担了主要的研究探索职责，但较早关注数字信息保存的却是档案界。1995年，国家档案局档案科学技术研究所提出并开展了电子文件归档与电子档案管理方面的研究，先后发布了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T 17678.1/2-1999)与《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)国家标准。这两个标准对电子文件的归档和管理进行了明确的界定和规定。可见，档案界在数字信息保存方面已有一定的研究基础。档案馆除了具有与图书馆一样的公益性、服务性特点之外，其馆藏独特的原始记录性特点，赋予了档案馆存续历史的天然优势。同时，档案馆具有电子文件管理的业务基础和设施条件，这也为开展网络信息归档保存提供了一定的条件。

       2.具有先天的体制优势

       首先，从管理体系上讲，我国各级综合档案馆隶属于各地的党委和政府部门，其现有馆藏很多来源于本级党政机关和区域内有关企事业单位移交的档案。所以，档案馆与当地党政机关和企事业单位发生着天然的体制和业务联系。其次，网络信息归档保存是一项长期的活动，其正常开展需要耗费大量的人力物力和财力，需要依法获得较为充裕的政府预算和必要的条件保障。在国外的网络信息管理实践中，项目资金多是来源于图书馆的预算资金和各类基金组织的捐赠，而这些资金无法保障归档保存项目的连续性，在一定程度上限制了项目的开展。如今，我国网络信息归档保存活动刚刚起步，在相关法律制度尚未完善的情况下，政府部门稳定的资金支持对保障其归档活动的顺利进行起着非常重要的作用。由于档案馆与政府有着天然的联系，以项目形式获得政府专项资金的机会可能会大一些，在一定程度上更能保障网络信息归档保存活动的顺利开展和可持续发展。

       3.具有与生俱来的功能优势

       档案馆的主要功能之一是保存社会历史记忆，网络信息资源归档保存活动是网络时代档案馆功能的延伸。近年来，各级档案馆越来越重视社会职能的发挥，尤其关注贴近百姓生活的民生档案工作。随着网络时代博客、论坛、微博、微信等现代交流手段的蓬勃兴起，反映着社会生活和普通百姓心声的民生信息大量产生，由此产生的网络信息理应纳入档案馆归档保存的范围。同时，档案馆作为永久保存社会历史记忆的基地，收集保存网络信息资源具有与生俱来的优势。

       综上所述，档案馆应主动承担起网络信息归档保存的主体责任，这既是时代的要求，也是拓展档案馆社会服务功能的必然选择。在网络信息归档保存活动中，作为传统的信息保存和服务机构，档案馆应与图书馆联合起来共同开展网络信息归档管理工作。但是，由于双方具有不同的社会职能定位以及角色特点，应进行明确的责任划分，制定不同的网络信息选择标准。图书馆作为公益性的文化事业机构，理应保存数字出版物、学术信息、科技信息等“公共显性知识”，其合作对象应该是数字出版商、文化机构、高等院校、学术团体、科技机构等。而档案馆则应承担政务活动、企事业单位及民生问题等方面信息的归档保存工作，其信息来源主要应为政府网站、企事业组织网站和微博、博客、微信、网络论坛、电子邮件等信息交流平台。虽然档案馆和图书馆在归档保存网络信息的类型上进行分工，但在各种技术的使用、标准的制定、信息标识手段上则应保持一致，以便有效实现优势互补。

       三、我国网络信息资源归档保存合作模式的构建

       国外网络信息资源的保存模式大致为4种：独立保存模式、分布式合作保存模式、集中合作保存模式、分散合作保存模式。其中，集中合作保存模式是通过集中式管理与存储、分布式合作实现网络信息资源的长期保存。在这种模式中，通常由一个主导机构负责网络信息长期保存活动的规划管理及数字资源的长期存储，同时联合多家相关机构，共同进行资源建设与存档。这种模式的典型代表为澳大利亚的PANDORA项目。该项目由澳大利亚图书馆(NLA)与9个澳大利亚图书馆及文化组织合作建设。其9个成员单位分别负责部分资源的选择及初步加工，通过多家合作共建共享的PANDAS(PANDOR数字资源归档系统)进行分布式存档及远程传输，澳大利亚图书馆则负责全部信息资源的存取管理工作。

       笔者认为，根据我国国情，我国网络信息资源归档保存也适宜采用集中合作保存模式，即在国家层面上构建一个由国家网络资源归档保存中心主导的，档案馆和图书馆为主体共同承担的，联合政府、科技文化学术等多方机构、企事业单位以及个人在内的网络信息归档保存合作模式。详见“图1”。

      

       图1 网络信息归档保存合作模式图

       其中：“国家网络资源归档保存中心”是一个具有独立职能的国家层面上的实体机构，具有对全国网络信息资源归档保存活动的最高行政管理权和监督检查权，但不负责网络档案信息资源的长期存储和管理，其人员构成可以由图书馆和档案局双方委派专人组成。其经费主要由财政全额拨款，工作职责是制定网络信息资源归档保存的宏观规划，营造适宜的政治、经济、法律大环境，提供技术条件支持。该中心充分运用先进的理论和技术，不断完善法律法规建设，合理规划网络信息资源归档保存体制，提高全社会的网络信息资源归档保存意识，协调各方的冲突，推进网络信息资源归档保存的实施进度，确保我国网络信息资源归档保存工作的可持续发展。

       档案馆和图书馆共同发挥网络信息资源归档保存的主体作用，可以有效改变目前保存责任主体多样、保存分散、各自为政的状况。档案馆和图书馆职能平等，业务上分工协作，技术上合作公关，资源上合理分工，经验成果共享。两者的工作职责在于：及时收集有价值的网络信息资源，对其实施长期归档保存和管理；按照各自的分工体系对合作机构及个人的网络信息归档保存工作进行指导、监督和检查；执行网络信息归档保存的法律法规，参与制定网络信息采集标准、归档细则及著录格式，确保我国网络信息资源归档保存工作的正常开展。

       档案馆和图书馆可采用自动收割、人工采集、缴存和征集等多种方法。其中，以自动收割和人工采集为拉取模型(Pull Model)，即档案馆和图书馆通过相应的归档软件采集应归档保存的网络资源，实施主体为档案馆和图书馆；缴存和征集为推送模型(Push Model)，即将网络信息主动地推送给档案馆和图书馆，实施主体为信息所有者。自动收割和人工采集是获得网络信息资源的主要手段，与传统档案部门被动地接收有关部门移交的档案不同，在网络信息资源归档保存中，档案馆要主动地、定期或不定期地按照一定的标准选择和采集信息进行归档。缴存和征集是必要手段，其好处在于通过信息所有者的推送，档案馆和图书馆可以获得那些不能被收集到的深层网络信息资源。但值得注意的是，图书馆和档案馆必须在信息格式、内容、方式、数量和缴存时限上有明确的规定，从而使网络信息资源的缴存和征集有章可循。

       信息的形成者和发布者是网络信息得以有效归档保存的第一道关口，其主要职责是按照规定的标准格式产生和发布信息，并进行短期保存。信息的形成者和发布者应注意维护自身所形成的网络信息的原貌，保持信息的完整性与可存取性，及时将具有长期保存价值的网络信息进行归档。

       四、档案馆主体下网络信息归档保存的管理体系

       如前所述，档案馆和图书馆有各自不同的合作体系，档案馆主要与政府、企事业单位及个人合作进行网络信息的归档保存。由于网络信息资源归档保存是一项系统工程，加之我国档案馆本身也有层级划分，因此，笔者认为，档案馆的网络信息资源归档保存可采用如下体系进行分层拆分。详见“图2”。

      

       图2 我国档案馆网络信息归档保存的管理体系

       “图2”构建了一个由档案馆为主导、各个层级档案馆分担协作的分布式归档保存体系。以国家档案局、中央档案馆馆为例，中央级的党和人民政府机关、直属企事业单位门户网站等负责按照规定的技术标准、格式和元数发布信息，并通过共建共享的数字资源归档系统进行存储；中央档案馆按照一定的采集频率将具有长久保存价值的网络信息进行采集归档，并负责全部信息资源的保存管理工作。同时，国家档案局对各个网络信息形成和发布的组织及单位具有监督、指导的职责。各省、自治区、直辖市及所属市(区、州)、县(市、区)以此类推，分级负责。这种模式的优势在于与传统的档案管理体制一致，即我国的全部档案由各级档案机构分级、分层进行集中管理。这样就建立了一个分工明确的责任体系，各级档案馆负责所属区域内各种网络信息资源的采集归档。中央档案馆侧重保存中央级党和人民政府、企事业单位以及具有全国性意义的网站资源，也可以从传承文化和再现历史的高度出发，对具有全国乃至国际影响力的重大历史事件、社会事件信息进行归档；区域性档案馆则侧重保存本区域范围内的网站信息或针对本区域形成的网络信息。这样既抓住了信息收集的重点又有效避免了网络信息的重复采集和交叉采集，从而提升了网络信息资源保存的效率和质量。

       五、档案馆在网络信息归档保存中应解决的人才问题

       人才是档案部门开展网络信息归档保存的基本条件之一。网络信息归档保存是在网络时代下产生的新命题，涉及电脑技术、信息技术和网络技术。客观地说，人才的缺乏是目前档案部门普遍存在的问题。因此，如何吸引专业技术人才加入到档案工作中来，或者如何从现有人员中培养技术人才，这是目前网络信息资源归档管理中亟待解决的问题。

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