网络冲击下的档案馆,本文主要内容关键词为:档案馆论文,网络论文,此文献不代表本站观点,内容供学术参考,文章仅供参考阅读下载。
我们现有的传统意义上的档案馆建立于造纸技术、印刷技术的改进和广泛应用的基础之上。廉价的纸张和经济实用的印刷技术,使记载人们社会活动的文件资料大量产生,导致了保存、管理、开发利用这些文件资料的档案工作的出现及这些档案资料的保管场所——档案馆的诞生,进而总结形成了丰富、严密的档案工作理论体系,成为我们开展档案工作实践的指南。我国传统的档案管理学理论将档案馆工作分为档案文件的收集、鉴定、整理、保护、编研、利用等诸多环节,每个环节都有各自的工作方法和要求。本世纪下半叶,建立于计算机技术、远距离通讯技术基础之上的网络技术的飞速发展,在世界范围内掀起了一场革命,为人类社会描绘了无限光明的未来。在网络环境下,人们的社会活动将发生根本的变化,信息的生产、传输、使用超越了国界,其便捷、高效,得以在世界范围内实现信息的共享,以Intemet为代表的计算机文化冲击着世界的每一个角落。据最新资料,我国目前加入Intemet的用户已超过100万,且以每月15%的速度增长。电脑网络越来越深入人们的生活,它进入档案馆将是不可逆转的趋势。有人甚至认为,随着计算机技术和网络技术的发展和完善,在不远的将来,人类将告别纸张,纸质文件将不复存在。这一观点未免过于激进。从目前来看,Intemet虽不足以威胁纸质文件和档案馆的存在,但从长远来看,它将给档案工作的各个方面带来深刻的冲击,立足于造纸和印刷术之上的档案馆也将发生重大变化。
1.档案术语的内涵和外延发生变化。传统的档案指记载人类社会活动的各种载体,档案文件是知识性和物质性的完整统一,是实实在在的,看得见摸得着,是实态文件,其载体形式有纸张、胶片、羊皮纸、磁带等多种多样。在网络环境下,档案文件表现为文件形成者、保管者、使用者的一种理性的、虚拟的概念,是“虚态文件”。档案文件的载体是许多独立的数据存储器,不管其内容如何,都无一例外地由众多的"0"、"1"组成的字节构成,被分散保存于这些存储器中。由此导致档案工作的对象由一卷卷案卷变为看不见、摸不着的,由电子信号结合体及各种软件程序组成的理性的、虚拟的电子文件。作为现有档案定义的精髓,其唯一性、原始性将失去意义,正本、复制件的区分也将消失。某一份电子文件在同一时刻为坐于不同的终端前面的众多利用者同时调阅使用,并不影响其唯一性,不同的终端所显示的内容也都是正本,并无正本和复制件之别。
2.档案馆藏的改变。计算机网络的发展和普及,使传统的档案馆向数字化档案馆转化,馆藏的内容将由看得见、摸得着的实实在在的一卷卷档案变为由"0"、"1"组成的二进制字节的组合,档案馆的信息实现数字化管理,加上计算机网络服务,供利用者随时随地查阅利用。电子档案占用的不是物理空间,而是计算机的硬盘。众多的档案馆不再是散布于世界各地的孤立个体,而是由互相联结的、馆藏极其丰富、信息资源共享的、使用更便捷、保存更安全的全国档案信息网络。档案馆本身将由“实态档案馆”变为“虚拟档案馆”,从文件的保管基地转变为一个便于公众利用的由众多的文件形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心,注重的将不再仅仅是牢固的库房、优质的装具,不需将所有的档案集中保管,不再单纯强调其“科学文化事业基地”的作用,转而追求由快速可靠的信息传输渠道所结成的四通八达、纵横交错的网络,使不同地点、不同内容的档案信息按照人们的需要实现快速流通。
3.档案馆工作内容的变化。档案馆工作的几个环节将发生根本的变化,从事档案收集工作的人员将不必逐户上门征集,只需轻敲键盘,文件形成者的信息材料瞬间即可征集进馆;电子档案的立卷这一环节将不复存在,事实上,对电子档案来说,“案卷”这一术语将变得毫无意义,即使其继续存在,也将如文件一样,只是人们想象中的“虚拟案卷”。因为电子文件的数据单元是随机存贮的,并不看重其上下文之间的“历史联系”,每卷“虚拟案卷”都有无数种不同的先后顺序,对其编排页码是无意义的,利用者可以根据自己的需要,在不同的时间、地点将其组合成不同的顺序。档案文件从其产生、传递、办理直至归档、进馆,全部在网上进行,各个环节没有严格的界限,将真正实现文档一体化管理。在档案的鉴定环节,永久、长期、短期的划分也将变得毫无意义,从某种意义上说,电子文件比纸质文件更不耐久,象录音磁带一样,所有电子文件的生存寿命都是有限的,在若干年后其信息将全部消失。所以从这个意义上说,必须对电子文件定期地反复加以复制,以达长期保存的目的。这也就使档案的保护有了全新的内容。依赖于计算机软件的强大功能和高度发达的远距离传输技术,档案信息的开发利用更简捷高效,在档案信息的利用过程中,可以设定众多的主题进行检索,用户键入任一主题词,网络就会把馆藏中所有相关文件搜索出来供参考使用,大大减少手工操作状态下的检索、调档、查阅的工作量,而时间的节省更是不可限量。
世界各国档案界都已认识到,网络技术的发展将对档案工作产生强烈的冲击和空前的影响,纷纷投入大量的资金、技术、人力和饱满的热情对此加以探索。本文只能对此方面的问题的一个侧面作些浅显的预测,有些预测可能是不充分的,而有些预测甚至可能是完全错误的。人类每一项重大的发明、发现之初,往往会引起一些争论和思想方面的混乱。录像机发明之初,就有人预言电影将被其取代,电影院将会成为多余,但后来的情况并非如此。电影的优点是录像机无法企及的。电子文件和纸质文件之间的关系在很长一段时期内同样如此,它们有着各自的长处,也各有自己的不足,这就决定了它们将长期并存的合理性和必要性。不过,虽然电子档案的出现并不意味着纸质文件的消亡,传统的档案馆也将继续存在,但是,面对网络的冲击,档案馆必须积极主动地作出相应的反应。固步自封、消极保守必将使档案馆落后于时代,失去自身的活力和价值。
第一,加强研究,就网络技术对档案馆所带来的影响进行前瞻性的探讨。要加强学术理论研究,设想在网络条件下,档案馆工作各方面将会遇到的种种矛盾和问题,作出超前的预测,积极主动地寻求应对之策。例如,随着电子计算机的发展,档案的整理、编目有了全新的内容,我们也许还得重新研究档案整理和编目的基本理论,从而在档案管理领域更有效地利用电子数据库和电子通信。
第二,加快相关的立法规划,为网络条件下档案馆工作营造健康优良的环境。计算机网络技术的通用性、兼容性和档案信息共享性的实现,需建立在统一的标准规范基础上,将信息技术引进文书、档案工作领域,实现文档一体化管理,必须遵循统一的标准。我国档案工作集中式管理体制的优越性为此提供了保障。我们应发挥这一优越性,加紧这方面的工作,使全国档案部门在计算机应用方面“以同一声音说话”,这对于国家、省、市、县各级档案馆上网后共享档案信息资源极为重要。
第三,档案部门要追踪网络技术发展的动态,将先进实用的技术及时吸收引进。计算机技术的发展一日千里,升级换代的时间间隔越来越短,功能的改进和增强极为迅速。我们要密切关注这方面的动向,使档案馆不断追赶时代的发展步伐,适应现代网络技术进步带来的变化。
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