摘要：人社档案管理是一项关乎国计民生的重要事项，如何提升其管理水平与管理效率成为了当务之急。在信息化高速发展背景下，如何将信息化先进技术应用到人社档案管理工作中，值得有关部门认真思考。本文以此作为研究契机，研究信息化对人社档案管理的意义，以及人社档案管理工作中如何进行信息化推广及其注意事项作为本文研究重点。
关键词：人社档案；信息化管理；注意事项；
1.人社档案信息化管理的意义
进入信息化时代，各行各业都在享用信息化时代带来的便利和高效。作为国家重要民生事项之一的人社档案管理工作更应当充分发挥信息化优势，提升其工作效率与准确性。尤其近些年大数据技术的兴起，使社会各方面发生了翻天覆地变化。每时每刻各种资讯数据都在增加，人社档案资料更是如此，故此人社档案信息化管理是很有必要，它能够大大减轻工作者的压力，为人社部节省大量人力资源和物力资源，同时确保了人社档案数据准确性。
2.人社档案管理的现状
2.1档案管理共享性差
当前许多地区的人力资源部门与社会保障部门被划分为两个独立的部门，且两者之间的信息和资源并没有进行共享，造成了资源的浪费。此外，在档案管理中，人力资源部门的就业档案占据了大部分位置，而社会保障部门的档案则主要是退休职工的资料，由于两个部门资源共享性差，加之管理制度不一，造成这两个部门工作效率低下。
2.2档案数据库缺乏统一标准
全国各地的人社部基本都拥有各自的数据库以及软件，但由于各个软件存在一定差异，且档案数据库缺乏统一标准，这对于国家人社部档案数据联网带来一定难度。正因为这个原因，导致国家人社部的档案信息管理系统迟迟没有全面推广，使人社档案调动工作效率始终维持在较低水平。
2.3缺乏高素质专业档案管理人才
档案管理工作需要人力和物力的参与，人力则是指的是档案管理方面的专业人才。但由于相关工种薪酬待遇较低，且就业前景不明朗，因而流失了大量人才，造成了档案管理人才大量缺口。
3.加强人社档案信息化管理的注意事项
3.1适当增加档案管理经费投入
档案管理工作需要人力资源和物力资源参与，而人力资源和物力资源的基础在于经费，只有档案相关管理工作上有足够经费支持，才能发挥最佳管理效果。故此，人社部门应当适时适当加大经费投入，以促进相关工作的有序开展。事实上，经费将会用于三大方面，一是用于聘请高质素档案管理工作人员，二是用于档案管理工作上的硬件设施投入，包括档案场地的租赁费用以及在保管档案资料使用到的硬件设备，三指的是软件方面的经费投入，包括用于租借服务器费用、档案管理软件的开发项目经费以及软件的日常维护费用等。只有有足够经费投入，无论吸引高素质人才方面，还是档案管理相关的硬件和软件设施的升级改造，都会为档案管理工作带来积极意义。
3.2加强引进复合型档案管理人才
新时代背景下，人社档案工作需要加强引进复合型优秀档案管理人才，为档案管理工作提供人力支撑。档案资料复杂而繁琐，随着计算机技术在档案管理工作上的逐步推广应用，传统的单一档案管理人才已经不适应现代化的档案管理工作，档案信息化工作更需要同时具备档案管理能力与信息化技术的复合型人才，才能满足人民群众日益增长的档案管理需要。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆此外，由于档案讯息并非一成不变，并且对管理人员的专业水平要求比较高，故此人社内部要加强对档案管理工作人员的日常培训，通过培训加强他们的业务知识以及管理水平，为档案资料高质量管理奠定基础。此外，无论在人社内部还是外部，还可以通过不定期具备同行交流会，让人社优秀管理人员进行发言，分享自己的档案管理心得，使工作人员能够在交流会上相互促进，取长补短，进而在档案管理工作中作出更大贡献。
3.3完善数字化系统的各项功能
基于信息化技术打造下的数字化档案管理系统，能够为档案管理人员减轻大量工作量和工作压力，在这个系统下，管理人员只需要对相关信息数据进行输入、编辑等，就能轻松实现查询和管理功能，实现人力资源和计算机软件资源的完美结合。在讯息万变的信息化时代，人们对档案资料管理的要求越来越严格，故此该档案管理系统理应根据实际需要而作出相应变化，对于部分不适用的功能应及时进行修正，使系统更具时效性。此外，系统设计者在开发系统前需要对相关需求进行细致梳理，才能在开发过程中做到有条不紊。例如对于档案数据的来源不同，需要设置不同的数据输入方式，如纸质资料一般通过扫描后才进行入档存储，而对于管理人员经常用到了查询和数据插入功能，应当将其放在显眼位置，方便档案管理者使用，从而提高其档案管理效率。
3.4完善人社内部监管制度
档案资料十分重要，它作为历史的重要见证资料，常作为证物出现在公堂上。故此，档案资料的准确与否直接影响到日后法官对案情的判断。为了确保档案资料的有效性与真实性，人社内部应当建立一套完善的监管制度，多环节监督下，尽量保证资料是正确无误的。监督制度下，能够对相关工作人员的工作行为进行约束，保障档案从记录、录入、存储、提取等环节做到有规可循。对于违反该监督制度规定的员工，要及时进行问责处理，以儆效尤。同时，该监督制度下，也有相应出台对员工的激励措施，对于严格遵守各项规定的员工要进行嘉奖，使其在日后档案管理工作上再接再厉，为档案资料数据真实性奠定基础。此外，在无纸化办公的大背景下，还要促使管理人员突破原有的思维模式，从传统的纸质化档案管理思维转变为无纸化传输思维，以提高档案数据管理效率和准确性。
3.5提升档案信息化管理安全性
许多档案资料属于机密文件，不能公诸于世，故此人社部门需要做好相关保密工作。当档案管理逐渐依赖于信息化管理系统后，相当于所有档案数据都会存储于这个系统的数据库中。这个数据库一旦被不法分子入侵的话，将会带来不堪设想的后果。故此，该系统要做好日常的安全防范管理，及时补漏系统中出现的漏洞，避免让不法之徒有机可乘。在安全防范方面，主要分为了两大部分，首先是档案管理的相关硬件方面，它包括了硬件本身的质量好坏，以及在硬件的选购上，都应当使用安全系数更好的硬件设施。在软件方面，开发人员在编写程序时，应当考虑到各种潜在风险，同时对档案资料数据库做好定时备份管理，以免由于人为或非人为因素下导致数据库资料缺失，此外，还需要时刻防范各种网络安全带来的风险，尽量使用安全系数较高的服务器，从多方面提升档案信息化管理安全程度。同时要加强系统管理员的账号和密码的隐私保护，通过不定期修改账号密码方式，提高系统安全性。
4.结语
在信息化背景下，人社档案管理亦逐步走进了数字化时代，使管理效率得以大幅度提升。但在数字化管理推行过程，存在档案管理共享性差、档案数据库缺乏统一标准、缺乏高素质专业档案管理人才等弊端，本文认为，在加强加强人社档案信息化管理中需要注意：适当增加档案管理经费投入、加强引进复合型档案管理人才以及完善数字化系统的各项功能等，相信就能整体提升我国的档案信息化管理水平。
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论文作者:苗曌
论文发表刊物:《基层建设》2019年第28期
论文发表时间:2020/1/15
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