抓住企业档案特点，搞好企业档案工作，本文主要内容关键词为：档案论文,企业论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
目前，随着社会主义市场经济体制的逐步确立，企业作为自主经营、自负盈亏的企业法人而成为市场的主角。企业通过对各种情况信息的摄取并根据市场的运行情况组织生产经营，以求得最佳效益，企业档案作为重要的信息资源而愈来愈受到关注，并且在自身发展中形成了自己独特的特点。抓住这些特点，正确处理由此产生的问题，建立适合企业发展要求的管理方式，是提高企业经济效益、完善现代企业制度的必然之举。
一、企业档案的特点
在市场经济条件下，企业档案工作的特点主要表现如下：
1.档案的易主频繁
在市场经济条件下，企业间的竞争是非常激烈的，优胜劣汰是必然的趋势，因此，企业因不景气，或被兼并，或倒闭破产，也是正常的。企业被兼并或倒闭破产之后，作为企业的一种无形资产，企业的档案也就不可避免地发生了易主情况。随着市场经济的不断发展，这种档案的易主行为将更为经常和频繁。
2.档案利用的突发性
企业为了占领市场，获得更大的利润，企业的每一个细胞必须高效率、快节奏地运转，档案作为一种重要的信息资源，对其服务的实效性要求更高。突发性的使用和服务已属正常，至于采取什么手段，克服哪些困难，有没有可能实现如此高的效率，成为企业档案部门应该研究的问题。
3.档案窃密行为的发生
企业为了在竞争中立于不败之地，千方百计窃取同行业厂家的科研成果和经济情报，已不是什么新鲜事，如某企业花巨额外汇引进某一新产品的生产技术还未生产出样机时，而另一企业却略施小计，便开始公开出售同一技术生产的产品了，这种因档案情报的失密造成的不正常竞争，在市场化的今天日益呈增长态势。
4.档案管理的不规范性
经济体制的改革，使企业所有制成分结构发生了很大变化，各种档案的所有权问题，也就相应的产生了，对集体所有，私营企业，特别是外资企业、中外合资企业的档案资料，如何管理，如何保护，没有现成的模式，于是，在档案管理上，各自为政的现象也就自然而然地发生了，虽然国家档案局1991年专门发文推行《工业企业档案分类试行规则》至今，由于新情况、新形势的发展，这个试行规则已经不适合现状了，加上新的方案没有出台，企业之间各行其事，这就造成了档案管理的不规范性。
5.档案利用涉外性增加
随着合资企业的增多，合资企业档案的利用率成倍地增长，随着改革开放的进一步深入，外资企业、中外合资企业必然越办越多，档案的涉外性也就越来越增多，因此，凡涉外企业档案保管的安全性，归档的完整性必须符合档案涉外性的需要。
二、企业档案工作的现状
企业是社会主义市场经济的主战场，市场经济为企业档案工作的发展提供了机遇，明确了要求。同时，也暴露出企业档案工作中的一些薄弱环节，主要是：
（一）档案意识薄弱
随着市场经济的深入发展，企业档案意识有了很大提高，但是仍不尽人意，距市场经济的要求相差甚远，其表现主要有以下几个方面：
1.企业档案工作目标管理在达标晋级后，档案工作本应保持原来水平或在原来水平的基础上有所探索和提高，但是，有的企业鉴于档案工作失去了有力的监督和指导，而出现了“无目标，无压力，档案工作无动力，干好干坏都一样”等放任自流现象。因此，有的档案工作人员，不知该干什么和怎么去干，部分企业的档案工作处于自生自长或自行消亡状态。
2.效益比较差的企业档案工作比较薄弱，企业领导对档案工作往往是管理不到位，议程排不上，企业一旦被兼并或者是倒闭破产，该企业的档案便成了没有娘的孩子，得不到应有的对待，被损被毁或散失的可能性相当大。
3.合资企业的档案工作有的搞的好，为双方合作的成功提供了前提依据，有的则管理不善，对双方的合作起了不利作用，甚至给中方造成严重的经济损失。
4.企业领导者的短期行为。目前大部分企业实行的是承包制，承包人宁愿给职工多谋福利，也不愿在档案上多投资；多搞短期行为，也不愿给他人做嫁衣，在这种思想指导下的档案工作处于何种境地，其命运就可想而知了。
（二）档案服务时效缓慢
市场经济的深入发展，给企业提出了更高的时效要求。目前，除了部分企业的档案部门配备了现代化的管理设备，实现了现代化管理外，大部分企业仍然是传统的手工管理方式，处于被动服务状态，企业所需要的档案信息，档案部门不能及时的提供，这种档案落后的状况，已直接影响到企业生产、经营及科学研究工作的开展。
（三）保密意识不强
在保密问题上，人们在思想认识上有一个误区，认为：现在国家政策是开放的，没有什么密可保，企业档案实行的是开放管理，企业无密可保，因此，有的企业保密意识淡薄，措施不力，致使企业的科研成果和经济情报被盗或流失，给企业造成严重的经济损失。
（四）档案业务指导存在误区
在档案业务指导问题上，上级领导机关和企业在认识上有误区，档案业务指导部门认为，企业不主动要求指导，再到企业指导是自找麻烦，多此一举，因此，放松了督查和指导。一部分企业认为：企业档案工作目标管理，无指标，无压力，图个轻闲自在，而失去了高标准、严要求的动力，这样，指导与被指导双方联系的主动性被放弃，放任自流的现象增多，虽然市场经济给企业提出了更高的要求，而企业档案工作出现滑坡，看到这些状况，实在令人忧虑。
三、对策
市场经济有自己的发展规律，企业适应这个规律，掌握这个规律，就兴旺发达，反之，则迟滞发展，档案工作是企业工作的重要组成部分之一，对企业的荣辱兴衰有密切的关联，因此，认真总结一下市场经济条件下档案工作的经验与教训，研究探讨发展企业档案工作的对策，是十分必要的。我们认为应该强调以下几点：
1.更新观念，确立适合市场经济发展需要的档案管理模式
思想观念落后，认识不到档案信息在市场经济竞争条件下对经营、科研、生产等活动的重要作用，不注意研究新形势下档案运行方式的规律，必然导致不愿对档案工作多投入从而制约企业档案工作的开展。因此，更新观念是促进企业档案工作向前发展的首要前提，尤其是效益差的企业，更要妥善地处理好企业的档案工作，打破旧有管理的框框，按照建立现代企业管理制度的要求寻找适合企业档案自身发展要求的管理模式，以实现档案资源的最佳配置，走出一条档案管理新路。
2.充分认识档案管理现代化的重要性、紧迫性
随着企业经营、科研、生产工作的深入开展，企业档案的数量在不断地增加，档案的记录方式、科研、经营等档案的利用率大大提高，大量的档案基础工作，繁杂的整理、编目、检索、统计、信息加工等等，单纯依靠手工劳动方式已很难完成，档案管理的落后状况与企业对档案信息的需求之间的矛盾也越来越突出，要想从根本上解决档案服务的实效问题，只有充分利用现代化的技术设备才能实现，除此，别无其它良策。
3.重视档案保密意识的提高
战场上，军事指挥家对军事情报信息十分珍视，商场如战场，每一位企业家也应该像军事指挥员那样，十分珍视经济信息情报和科研成果，要使企业职工明白保密与职工的切身利益的关系。此外，要制定严密有力的防范措施，防止经济情报和科研成果的泄漏外流。总之，保密不是单靠档案员就能做好的，必须靠大家都行动起来，强化全民保密意识，才能事半功倍，尤其是科研和情报的直接参与者，更应该是保密教育的对象，使它们模范地贯彻执行党和国家以及企业制定的保密制度。
4.走出认识误区，继续加强档案业务指导
档案业务指导部门和企业都应该从市场经济观念这一根本点出发看问题，那么，双方才能有共同语言，才能各自走出认识的误区，严格按照国家档案局所颁发的关于实施《企业档案工作目标管理办法》统一思想，目的就是为了规范企业档案工作，鼓励企业加强自身基础建设，大力开发利用企业档案信息资源，提高企业档案工作的整体水平，以便在新形势下更好地为企业的生产和发展服务，这也是《档案法》赋予我们的权力。加强宏观管理，从政策和多向性的方面给予监督指导，鼓励企业按照市场经济的内在要求管好、用好档案，使企业档案工作规范、有序地为企业生产发挥作用。
5.强化管理机制，加大执法力度
随着企业档案工作的发展变化，更需建立健全切合企业实际的各项法规，建立相应的约束机制，加大执法力度，把企业的档案工作彻底纳入法制化轨道，不论企业所有权的情况如何，都要依法行事，从而避免企业因产权变动造成档案资产的流失。
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