摘要：随着科技的快速发展，人民生活水平的不断提升，传统的社会形式已经逐渐转变为信息化时代。而信息化时代的到来为档案管理工作提供了更加便捷的服务，良好的促进了档案管理工作的高效进行，同时也使档案管理倾向于电子化、规范化以及普遍化。因此，我们要利用好电子信息技术带来的进步，充分的发挥电子信息技术在档案管理工作的优势，积极探索新型的档案管理方法，将电子信息技术完美的融入档案管理工作中，逐渐开创档案管理工作的崭新局面。本文对电子信息技术在档案管理中的有效应用进行研究讨论，以供相关人士参考交流。
关键词：电子信息技术；档案管理；技术应用；有效应用研究
引言：
经济的快速发展是社会进步的必然因素，而随着社会改革的不断深化，我们逐渐踏入了全面发展的新时代。因此，档案管理工作的难度日趋增大，档案管理工作的内容日渐复杂，档案管理工作的信息额度日益增多，这就对档案管理工作提出了更高的发展要求和挑战。电子信息技术具备的快速、准确、智能的特点恰好弥补了传统档案管理工作中出现的低效、费时、费力的弊端，使档案管理工作在记录、管理、运用等多个方面都有了很大的提升，帮助档案管理部门节省了一定的工作时间、工作人员，有效促进了档案管理的长期发展。
一、电子信息技术在档案管理工作方面的优势
随着时代的不断发展，科技的不断提升，现代社会的工作方式都趋于智能化。而电子信息技术作为新时代发展的产物，它的应用为档案管理工作的长久发展提供了有效的帮助，同时，也为档案管理工作搭建了便捷高效的工作平台。
（一）档案管理工作效率有效提升
档案管理本身就是一件繁琐复杂的工作，它需要各个工作部分紧密配合，对于任何一部分的工作要求都非常高，而传统的纸质的档案管理方式影响了工作的效率。随着电子信息的介入，利用计算机为工作平台，对收集的各种档案信息进行录入时有了一定的归类，因此在进行档案信息的查询、核对、统计时就减少了翻阅的时间[1]。电子信息档案不像传统纸质版档案占用大量的储存空间，浪费来回翻找的时间，只需要将收集的档案信息准确录入计算机中就可以随时查找，不仅不会占用过多的实际空间，而且对信息进行管理工作也比较便捷，这就降低了档案管理工作的复杂性，有效提高了档案管理工作的工作效率，也为群众提供了更便捷的服务。
（二）档案信息的保存时间更加长久
时代信息的发展太过迅速，造成了档案信息量剧增，无形中也增加档案管理工作人员的工作压力，传统的纸质档案管理方式已经无法满足现代社会发展的需求。比如在纸质版的档案信息会因为时间的长短而出现字迹模糊、页面缺少等各种无法避免的情况，这将会严重影响档案信息的真实性，也会造成一些档案信息的缺少[2]。电子信息技术就与此不同，因为其占用面积小，信息分类清晰明了等多种优势保证了档案信息的保存时长。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案的文件夹不会因为时间的长短而发生信息数据的缺少，在保证档案信息大量迅速存储的同时，还延长了档案信息的保存年限。档案管理工作的本质就是一个长期积累的过程，借助电子信息的储存系统良好的提升了档案管理信息内容的利用价值，有效促进档案管理工作的进一步发展。
二、电子信息技术在档案管理工作中的应用研究
伴随电子信息技术的快速发展，其在档案管理工作中的应用越来越广泛，对档案管理工作的影响也越来越深。
（一）档案信息的收集
对于档案管理来说，信息的收集是档案管理工作中最基础也是最重要的部分，因此利用计算机快速、准确的性能，可以更全面的进行档案信息的收集。档案管理工作人员可以利用扫描仪将信息录入电脑，这样既减少了工作的时间，也避免了人工输入出现错误的情况，大大提升了档案管理工作的效率，有效保证了档案信息的真实性[3]。档案信息的收集是一项相当简单但又异常累人的工作，它不仅需要的时间去收集，在收集过程还需要确保信息的真实性，电子信息化的收集减少了收集过程中人力与财力的消耗，也减少了后期档案信息的储存空间，
（二）档案信息的分类整理
伴随着信息化时代的发展，档案信息量呈直线型增长，因此对于档案信息的分类管理就成为档案管理工作的重点。通过运用电子信息技术，对收集上来的档案数据根据不同的要求进行分类管理。比如按照收集档案信息的日期进行统一归类，以日、周、月、年为递增单位进行分类，这样既保证了档案信息的完整性也减少了查阅档案信息的翻找时间[4]。在后期进行档案查找时，只需要提供对应的日期就可以通过计算机的查找功能迅速找到对应的储存文件。也可以根据档案信息的类别进行分类，可分为文字、视频、音频等多种不同的形式，等查阅时就可大大缩小查找范围，减少查找时间，利用最短的时间找到最需要的档案信息。
（三）档案信息的储存保护
档案信息的利用价值更多的不在当下而是在后期的利用，所以档案信息的储存保护显得尤为重要，传统的纸质版的档案管理存在着一定的缺陷，而电子档案的储存也存在一定风险，因此要将纸质版和电子档案进行配套储存。这样不仅避免了纸质版因时间过久出现字迹模糊而导致档案信息缺少，也降低了因为电子档案的不小心丢失造成的损失。所以，在档案信息录入时要保证纸质版和电子档的一致性，分类管理的形式也要相同，这样就会减少查阅时的麻烦。另外，由于在信息化时代电子档案的重要比较突出，所以要对电子档案及时进行备份，以备不时之需。
三、结束语
随着电子信息技术不断深入人民的生活，随处可见的信息化技术已经对我们日常生活的影响越来越大。为了更好的顺应时代的发展，档案管理系统积极引进电子信息技术，不仅可以为档案管理提供便捷的计算机平台，还可通过系统的分类整理提升档案管理工作的效率，减少档案信息查阅过程中的麻烦。总之，电子信息技术的介入为档案管理工作带来了极大的便利，但电子档案有优点也有缺点，所以要格外注意电子档案的保护工作和计算机设备的维修工作，不断加强电子信息技术在档案管理工作中的应用。
参考文献：
[1]刘东阳. 浅谈电子信息技术在档案管理中的应用[J]. 科研, 2016(8):00246-00246.
[2]王雅丹. 浅析电子信息技术在工程档案管理中的应用的特点及优势[J]. 信息系统工程, 2017(1):36-36.
[3]毕大鹏. 档案管理中电子信息技术的应用研究[J]. 电子技术与软件工程, 2016(6):264-264.
[4]林松. 电子信息技术在事业单位档案管理中的应用研究[J]. 科研, 2016(7):00147-00147.
论文作者:刘子韩
论文发表刊物:《科技新时代》2018年12期
论文发表时间:2019/2/18
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