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档案人员岗位培训是指根据档案工作岗位职责的需要，对在职档案人员进行的培训，这种培训以受训对象现在的知识和实际工作能力与所在岗位现实和未来需要之间的差距为依据。档案人员岗位培训是各国档案教育的一种普遍而重要的形式。
档案人员岗位培训的普遍开展，有理论和实践两个方面的原因。
在理论上，档案人员岗位培训的开展是终身教育思想确立和普及的结果。终身教育思想自20世纪60年代提出后，很快超越国界传遍全球，无论发达国家还是发展中国家，均将实现国民的终身教育作为努力目标，并在积极实践，档案教育也不例外。根据终身教育的思想，档案人员在基础教育阶段所获得的知识和技能不可能满足其一生的职业工作需要，档案人员必须经常扩大和更新自身的知识与技能，因此应当为档案人员在职业生涯中需要学习的各个阶段都提供多种多样的学习机会。由于岗位培训具有实际、实用、实效的优势，因而成为在职档案人员更新知识和提高技能和一种效果最为显著的方式。
在实践上，档案人员岗位培训的开展是档案工作实践和发展的客观需要。一方面，由于档案工作的专业水平和规范化程度的提高，使得档案从业人员必须学习和掌握档案管理工作岗位应该具备的专业基础知识和业务技能。另一方面，由于现代科学技术特别是信息技术的飞速发展和广泛应用，使得档案文件和的形成、管理和利用和方式、技术和途径都在不断发生变化，档案工作岗位的职责要求也在不断提高，这就要求档案人员必须不断调整知识结构，掌握新的技术和技能，才能适应档案工作实践和发展的需要。由于岗位培训具有针对性、短期性、实用性、技能性等特点，因而使成为满足上述两方面需要的最为有效的途径。
中美两国在开展档案人员岗位培训的教育实践中，形成了各具特色的培训方式、培训内容和培训组织形式，对其进行分析比较和思考研究，有助于认识档案人员岗位培训的规律和特点，从而更有效地开展培训工作。
一、培训对象和培训类型
从一般意义上讲，中美两档案人员岗位培训的对象都是档案部门的在职人员，包括在岗和即将上岗人员两部分。但是，由于两国档案事业规模和国民教育总体水平的不同，使档案人员岗位培训的对象存在着一定的差异，这种差异主要表现为：
1、档案专业人员数量和整体文化水平的差异。我国档案专职人员数量多但总体文化水平偏低，据1997年统计，我国档案事业机构中专职档案人员达90981人，其中，初中以下学历占6.8%，高中和中专学历占39.4%，大专学历占40.7%，本科学历占12.9%，研究生学历占0.2%。美国专业档案人员数量不多但文化水平很高。据1982年的统计，美国全国有专业档案人员5000人，其中，男性档案人员有26%获得博士学位、62%获得硕士学位、10%获得学士学位、2%未受过大学教育，女性档案人员有8%获得博士学位、69%获得硕士学位、16%获得学士学位、5%未受过大学教育。由于美国档案人员的数量规模没有发生大的变化，所以上述数据仍大致能够反映其文化水平的基本情况。
2、档案专业人员受档案专业教育情况的差异。我国从20世纪80年代起，档案人员15年内增加了5倍多，远远超出了档案教育机构的教育培训能力，导致我国专职档案人员接受档案专业教育和培训的情况不理想。据1997年统计，在全部专职档案人员中，未接受过任何档案专业教育或培训的占41%，只接受过短期档案职业培训的占36%，两者相加高达77%。美国虽然尚未建立专门的档案专业教育，但在许多大学开设了档案专业研究生学位课程，美国专业档案人员绝大多数都在大学学过档案专业课程或受过不同程度的档案专业培训，有着较好的专业知识基础。
档案人员文化水平和专业教育情况的差异对两国档案人员岗位培训的任务和目的有着直接的影响，从而使岗位培训的类型也有所不同。我国档案人员的岗位培训分为两种类型：一是岗位资格培训，目的是使那些在岗位和即将上岗的不具备大学专科以上档案专业学历的人员，学习和掌握档案学专业的基本理论和职业技能，从而达到档案工作岗位规范规定的从业资格标准；二是岗位适应性培训，目的是使在职档案人员在不脱离本岗位的情况下去更新的补充新的知识，了解相关科技发展动态、调整知识结构，掌握新的技能，以适应档案管理现代化建设的需要。
美国档案人员的岗位培训也分为两类：一是岗前培训。目的是使新聘用人员在正式上岗前，熟悉和掌握专业技能和技术，具备有效开展工作的基本能力。除了少数受聘高级职位的档案专业人士外，新聘用的档案人员无论学历高低、是否接受过档案专业教育、有无档案工作实际经验都必须接受岗位前培训；二是业务提高培训。目的是使在岗档案人员交流根据工作需要学习新知识、掌握新技术和新方法，从而提高专业水平和业务能力。
二、培训管理与培训机构
我国档案人员岗位培训采取的是统一管理、分级培训的模式。
国家档案行政主管部门是档案人员岗位培训的归口管理部门，主要负责岗位培训的宏观管理，主要包括制定岗位培训的总体规划和目标，提出指导性的实施意见，对实施情况进行监督和检查等。地方各级档案行政管理部门和档案管理机构是开展档案人员岗位培训的主体，负责具体确定本地区、本单位档案人员岗位培训的计划、任务、内容和形式，因地制宜地开展培训工作。具体分工是：国家档案行政主管部门负责组织省（自治区、直辖市）、副省级市和计划单列市档案局（馆）长、中央国家机关档案处长的岗位培训；各省（自治区、直辖市）的档案行政管理部门负责组织所属地、市及省直机关档案部门和档案管理机构领导和人员，地方国有大中型企业档案机构领导和人员的岗位培训；中央国家机关档案部门协同省（自治区、直辖市）档案部门组织本行业、本系统的档案人员的岗位培训。
在岗位培训机构设置上，我国国家档案局设立“档案干部教育中心”，各省（自治区、直辖市）档案局设立本省的档案干部培训中心，从而形成了由国家和省两级培训中心组成的全国的在如档案人员教育培训机构体系，具体实施对档案人员的岗位培训。
美国没有专门的档案人员岗位培训管理机构和培训机构，培训由各种档案管理机构或行业协会独立组织，但在培训类型上有一种自然的分工：档案人员的岗前培训一般是由各档案管理机构根据本部门的政策和实际要求自行组织，美国各大档案馆都对本馆新聘任的档案业务人员进行岗前培训；档案人员的业务提高培训主要由美国档案工作者协会组织，该协会在每年的春季、秋季培训期以及夏季年会期间，都要举办25-30年培训班，为各类公共、企业及私人档案馆中具有一定实际经验的档案人员提供业务提高培训。
三、培训内容与培训形式
我国档案人员岗位资格培训和岗位适应性培训的目标不同，因此培训内容的侧重点和采用的培训形式也不相同。
岗位资格培训的内容侧重点是档案专业理论和岗位工作技能，培训课程相对稳定和成熟，主要包括：档案管理学、文书学、科技档案管理、档案文献编纂学、档案保护技术、档案法规和档案标准化等。岗位资格培训以课堂讲授为主要形式，同时组织学员参加一定的相应的岗位的实践活动，以加强感性认识，熟悉岗位工作的技能要求。
岗位适应性培训的内容侧重点是科技和工作发展动态，以及实际工作能力的提高，培训课程没有强制性的规定，只是原则确定了指导性的专题范围，目前培训内容主要涉及信息技术、计算机应用、新型档案载体管理、档案保护与复制等方面的专题，此外还要求在培训中加强对外交往能力的培养和提高，了解国外档案工作发展动态等。岗位适应性培训主要采用专题讲座、课题研讨等形式。
美国档案人员岗位培训的内容设计注重实效，培训形式也具有多样化的特点。
美国各档案馆都是根据本馆工作的需要和条件来确定新聘用人员岗前培训的内容和形式，其中以美国国家档案馆的培训方案最为完善和规范。美国国家档案馆规定，新聘用的档案业务人员必须接受为期2年的岗前培训，根据培训计划，培训分为四个方面：
1、课堂教学。课堂教学主要讲授四个方面的内容：档案管理的原则与技术、国家档案与文件局及其各部门的职能与任务、档案保护技术、联邦政府文件管理的新技术的应用。课程由馆内高级业务人员讲授。
2、岗位轮训。将学员交叉派往10至12个部门或岗位进行轮换实习，全面直观地了解档案馆的各项业务，训练和提高解决实际问题的能力。
3、论文写作。课堂教学结束后，学员要做一次书面写作练习，培训第二年要撰写一篇以档案业务为题目的论文，以阐述对档案理论的理解和认识。
4、专家考评。学员每个季度必须向专家小组（由高级业务人员和培训负责人组成）提交一份报告，专家小组对报告进行评审，并就报告提出的问题进行讨论、评议和咨询，目的是帮助学员发展独立创造和解决问题的能力。这套培训方案从1978年实行至今，取得了很好的培训效果，受到档案馆各方面的好评。
美国档案工作者协会组织的档案人员业务提高培训的内容广泛且已基本上做到了规范化，主要包括：档案原则与实践概论、收集和征集、鉴定、著录与编目、口述史、保护、利用服务、特殊载体、专门馆藏、电子文件、信息科学、职业道德、档案教育、机构管理、社会宣传等。培训形式有讲座、研讨、讲习、实习、参观等。
四、思考与结论
1、不同的档案事业管理体制下的档案人员岗位培训表现出不同的特点。对于组织大规模的档案人员岗位培训，集中式的档案事业管理体制有利于保证培训的整体质量，主要表现在：能够制定档案工作各类岗位的统一的“岗位规范”，并据此制定统一地培训大纲和考核标准；能够建立岗位培训制度体系并以一定程度的强制性保证制度的有效实行；能够做到统一规划和管理，合理组织和分工，从而保证培训活动的有序进行。分散式的档案事业管理体制下，岗位培训活动主要由各档案机构根据需要独立进行，具有较大的灵活性，与实际工作的融合程度比较高，尽管整体的培训质量缺乏体制和制度的保证，但某些局部的培训却可以达到很高的水平。
2、建立专门的岗位培训机构体系并不一定是有效的教育资源配置和使用方式。这种模式的不足在于：一方面，培训机构与人员使用机构的分离，会增加培训内容与实践活动的距离，减弱二者的融合程度，从而在一定程度上影响培训的针对性和有效性；另一方面，要使培训机构具有较强的培训能力，必须保证软件和硬件设施有较大的投入，而岗位培训的短期性和不定期性的特点，有可能导致在一定时间里教育资源的闲置和浪费。
3、岗位资格（岗前）培训和岗位适应性（提高）培训是档案人员岗位培训的两种基本类型。岗位资格（岗前）培训的主要目的是使培训对象具备岗位规范所要求的必要的岗位操作技能，其着重点应当是技能的训练，专业基础知识的学习不应成为岗位资格培训的主要内容，这是岗位培训与其他继续教育方式最主要的区别，就岗位技能训练而言，集中授课方式并不一定比师傅带徒弟的方式更为有效。岗位适应性（提高）培训的目的主要目的是要使培训对象及时学习和掌握新的知识和新的技术，其着重点是提高培训对象相关工作的能力，培训的质量或效果取决于培训对象在今后工作中能力的变化情况，所以，建立培训的跟踪反馈评估机制对提高培训质量是十分必要的。
4、岗位培训具有即学即用的特点，因此，培训课程的应当以问题为中心进行设计，而不应当以学科或知识的逻辑关系进行设计，内容应强调实际应用性，如果能结合培训对象所在单位的工作或培训对象在工作中关心的问题，培训效果会更好。
5、培训对象的主动参与程度在很大程度上决定着培训的质量和效果。岗位培训是成人教育的一种形式，成人教育的特点之一是学习者都具有一定的判断能力和工作经验，并且对学习内容的接受和理解都是以其自身的经验为背景，这一特点对岗位培训的启示在于应该尽可能最大限度地调动培训对象的主动参与性。具体而言，一方面要把培训对象的工作经验看作是宝贵的培训资源，并尽可能与培训内容相融合。另一方面，在培训中应多采用便于参与的培训形式，如小组讨论、案例研究、技能实习、实际操作等。总之，不能把岗位培训简单看做是传授已有知识和经验的单向过程，而应把岗位培训作为共同探索知识和交流经验的双向或多向过程，使培训对象积极主动地参与，培训才能取得最为理想的效果。
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