关键词：高职院校；基建档案；创新管理
1 前言
档案管理工作是高职院校发展中具有较强基础性战略意义的工作，由于传统观念的影响，特别是高职院校档案管理体系不健全，多数档案管理工作都挂在学校办公室中，以兼职形式为主，不仅加重了非专业人员的工作负担，也阻碍了档案管理体系的发展。高职院校档案工作服务学校科研管理等效果不佳，因此，得不到高职院校管理机制与人员的重视。实际上，基建档案记载了基建历史，也是高职院校各方面发展权益的证明和依据，除却一般的基建管理与基建工程项目活动资料以外，对学校未来发展具有较大决策价值，基建档案的价值就是对历史负责，为现实服务，替未来着想，所以在学校权益以及未来建设中，无可替代。
2 高职院校基建档案管理工作中存在的问题
2.1缺乏对基建档案管理工作的重视
目前，很多的高职院校对基建档案管理工作的重要性缺乏足够的重视，认为学校应该以学生教学为主，教学档案和学生档案才是最终要的，而对于基建工程，只要工程能够顺利的竣工，对基建档案进行管理规划是可有可无的，这无形中就增加了基建档案管理工作的难度，而且在这种观念的影响下，很多基建档案管理的工作人员都是由各个部门的工作人员兼职，很少能够同时兼具档案管理和工程建设管理的专业知识，这就使得基建档案管理无法做到及时化、规范化和专业化。
2.2缺乏完善的基建档案管理制度
虽然我国教育部门对高职院校的档案管理工作提出了明确的要求，要求实施分类、规范、科学的管理方式，但由于该政策在具体的实施过程中仍然存在很多问题，尤其是对基建档案的管理，一些年代比较久远的基建资料已经丢失、损坏，再加上当时没有及时的进行整理与归档，这就使得在基建工程中一旦出现任何施工问题，就很难准确的找出问题的原因。由此可见，缺乏完善的基建档案管理制度，严重阻碍了档案管理工作的正常运行。
2.3档案信息化程度不高
档案信息数字化、网络化是档案工作发展的必然趋势，能满足档案信息快速、准确、及时检索的需要。目前，一些高职院校的档案工作仍停留在手工操作层面，没有配备专业的档案信息系统，只有档案目录的输入和打印由计算机完成，其他环节如收集整理、查找利用等仍然采用传统的手工方式。档案全文数字化、档案信息网络化检索和利用等现代化管理、利用方式距现实较远。传统的方式直观，但是任务量大、效率不高、无法对信息进行快速查找和利用，难以适应大数据时代对档案工作的新要求。
2.4档案收集不齐全不完整
在高职院校档案管理工作中收集是最难的环节之一。巧妇难为无米之炊，没有各部门的基础文件资料，档案部门的工作难以进行。有些部门领导档案意识薄弱，在工作中不注重对重要材料的保存，或是出于本部门方便利用等原因不向档案部门移交，档案收集不齐全不完整的现象普遍存在。收集难的问题并不是辽宁金融职业学院独有的情况，这种现象可以说是高职院校档案工作的通病，也是高职院校档案工作最难以解决的问题之一。
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3 高职院校基建档案管理建议与举措
3.1建立基建档案信息化数据管理平台
在新时期下，互联网技术在高职院校得到了广泛应用，数字化校园成为高职院校发展的重点和方向。通过互联网技术的应用，能够有效提升高职院校的教学水平及办公水平，实现教学和办公的信息化，因此这也为高职院校基建档案信息化建设提供了良好的条件。高职院校就要重视对基建档案信息化数据管理平台的建设，转变传统档案管理的观念和模式。在基建档案信息化数据管理平台中，具有多种模块设置，不仅能够实现对院校基建档案数据的收集和整理，还能够具备检索、识别、编排和信息数据转换等功能。基建档案信息化数据管理平台还要能够支持基建信息实时跟踪，特别是在高职院校的基建改造或扩建过程中，实现对基建信息的及时收集和整理，并对基建信息实现有效的分析，为院校基建工作提供帮助。另外，高校要注重针对基建档案构建档案信息数据库，将原有的纸质载体档案转换为数字档案，并据此形成规范的档案数据，充实基建档案信息数据库。用户可基于关键词，对所需档案进行检索和调用。
3.2完善基建档案管理制度，确保制度落到实处
要健全基建档案管理的相关制度，从制度上规范档案的管理行为，保障档案工作有章可循、有规可依，避免出现随意性和盲目性。应该根据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案工作规范》等国家有关档案的规定，结合学校的具体情况，制定一套符合学校实际的、行之有效的档案管理制度体系，明晰工作职责和任务，将档案工作纳入部门和相关人员的年度考核，并引入奖惩机制，将档案工作表现与评优评先和职称评审挂钩，激发档案管理人员的热情和积极性。
3.3提高基建档案管理人员综合素质
高职院校基建档案信息化管理中，档案管理人员是档案管理的直接实施者，其自身综合素质对管理质量有着密切的关系。由于基建档案管理信息化建设对档案管理人员的要求也更加高，因此需要其具备良好的互联网技术以及计算机水平。为了提升档案管理人员的综合素质，高职院校可以通过定期开展专业培训，将先进的信息化管理知识和技能来向档案管理人员进行传授，从而提高其信息化管理水平。
3.4加强领导明确责任，重视基建档案管理信息化建设工作
高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。院校基建档案是整个学院档案的重要组成部分，领导对基建档案的管理信息化的重视程度决定着该项工作是否真正得到开展，毕竟这项工作在人员、经费和设施方面的投入很大，需要给予大力支持与资金投入。为了实现基建档案管理信息化，学院必须要建立健全档案管理责任制度，对日常性管理工作要明确其职责和权限，责任到人，这样一是遇到问题能够快速查出责任人及时解决问题，二是把管理人员置于制度的制约之下，增强工作积极性和责任感。制定相关制度时要明确学院领导职责，学院主要领导或该项工作分管领导在明确职责的同时，还要做好组织协调工作，真正落实责任机制。
4 结语
综上所述，在高职院校的建设发展过程中，基建档案的管理工作发挥着不可替代的作用。而且随着高职院校规模的日益扩大，当前的基建档案管理工作模式已然不再适应学校发展的实际需求。为此，高职院校应该重视对基建档案管理工作模式的改进与创新，要增强对基建档案管理工作重要性的认知与理解，加大对基建档案管理工作的宣传力度，让学院领导和基建档案管理工作者能够提高自身的专业素质和工作责任感，进而构建具有现代化特征的基建档案管理形式，进而促进管理工作者工作效率和质量的提升。
参考文献
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论文作者:闫晓亮,于淼
论文发表刊物:《工程管理前沿》2019年21期
论文发表时间:2019/11/29
标签：基建论文; 档案论文; 高职院校论文; 档案管理论文; 工作论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 《工程管理前沿》2019年21期论文;