试论公共关系学在情报管理中的运用，本文主要内容关键词为：关系学论文,试论论文,情报论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
摘要 通过对情报管理中为什么运用公共关系学及怎样运用公共关系学等问题的分析，阐述公共关系学在情报管理中的运用。
关键词 公共关系 情报管理
情报学是一门新兴的综合性边缘学科，是现代科学技术迅速发展的产物，是专门研究情报工作理论和方法的学问。而对作为一种专门事业的情报活动实行科学的管理，是现代社会发展的需要，也是现代科学技术发展到一定阶段的必然产物。管理是一门科学，每项工作都离不开管理科学，作为情报交流活动，也同样需要管理科学。在情报管理过程中，曾经有过许多的原则、方法和手段，但如今，随着公共关系学的发展，探讨公共关系学在情报管理中的运用便被提上了新的日程。
1 情报管理中运用公共关系学的原由
1.1 情报管理中运用公共关系学的可行性
“公共关系”一词，是英文“Public Relations”的中文译称，有时简称为“公关”。随着社会分工趋向专业化、多样化，公共关系已逐渐成为一种现代管理方法和专门职业。公共关系可以帮助一个组织和它的公众之间建立交流理解、认可和合作关系，有助于管理部门掌握情况的变化，并监视这些变化，预测变化的趋势，以便组织与社会变化同步发展。其中，公共关系有三个基本特征：a.公共关系是一种“公众”间的关系；b.公共关系是一种传播交流活动；c.公共关系是一种管理职能。我们将情报管理与上述公共关系三个基本特征逐一比较，不难得出情报管理与公共关系有着非常类似的特征：首先，情报资源是全世界各国人民的共同宝贵财富，在情报管理中便要求遵循资源共享的原则；其次，情报也要积极进行传播和交流，只有这样，才能为人们所吸收、利用，才能体现出情报的真正价值。再者，情报部门作为传递信息的中介，必须对杂乱的信息和各种不同类型的情报用户进行有效的管理，才能发挥其作用。这样，在情报管理中运用公共关系学决不是牵强附会，而成为一种必要与可能。
1.2 公共关系学在情报管理中的地位和作用
系统论认为，任何一个开放系统，都要与周围其他系统相互影响，相互联系的。作为信息收集、整理、开发和管理的情报部门，它与社会公众以及外界各种政治、经济、科学技术、文化等活动环境都有着广泛而密切的联系。在情报管理中运用公共关系学，可以协调和完善内外关系，包括情报部门与社会的各种关系（特别是用户关系），为促进情报科学事业的发展创造良好的社会环境。情报中心与其环境存在着互动的关系。如图1：
图1 情报中心与其环境的互动关系
从图中可以看出，情报管理中的公关活动通过与内外公众的广泛接触，可了解到社会各方面对情报部门的要求，掌握内部工作条件，为情报部门提供目标管理依据；而通过情报用户反馈的信息，又可以加强情报部门的自身建设从而提高情报工作人员的积极性，激发工作热情，最终增强情报管理的活力。可见，公关活动是情报管理中不可缺少的组成部分，是情报管理中的一个重要环节，可促进公众对情报部门的态度的改善和认识的提高，从而形成有利于情报部门的舆论环境。随着情报事业的进一步发展，情报部门之间以及情报部门的国际交流与合作也越来越广，与各方面联系的方式越来越多，使情报部门处于一种多维联系的关系网络中。而通过情报部门开展各种公关活动，运用公共关系学原理，便可使各方面的关系互相协调起来，促进沟通，减少摩擦与冲突，为情报管理工作的顺利进行创造条件。
再有，情报管理正从过去单一的内部管理向内部管理与外部管理相结合的“大管理”方向发展。这就必然要运用公共关系学的方法和手段，了解外界环境的变化，注重社会各方面的横向联系沟通。
2 在情报管理中怎样运用公共关系学
2.1 确定情报管理中公共关系的基本目标
目标就是行动所要得到的预期结果，是满足人的需要的对象。“人离开动物愈远，他们对自然界的作用就愈带有经过思考的、有计划的、向着一定的和事先知道的目标前进的特征”。所以，在情报管理中确立公共关系的目标显得很重要，从而使情报管理中的公共关系行为有明确的目标指向，使其公共关系活动才有的放矢，有条不紊地开展起来。
2.2 制定情报管理中公共关系的基本准则
公共关系的基本准则，是开展情报部门公共关系工作的准绳和基本出发点，同时也是顺利开展情报管理中公共关系不可缺少的重要组成部分，在情报管理的公共关系实践中具有十分重要的理论指导意义。其中，主要包括用户原则、真诚原则以及长期性原则等。对于情报部门来说，公共关系在很大程度上是它与其情报用户之间的相互关系，因为用户是情报部门公众范围内的核心部分。其中，研究用户及其需求是情报机构向广大用户提供最优化情报服务的重要条件，可以争取更多的用户更全面地利用情报服务，扩大情报机构的服务对象和服务范围；还有助于采取相应的措施，更充分地发挥科学交流的非正式渠道传递情报的效能。只有很好地贯彻用户原则，情报机构和情报系统人员才能经常性地开展用户及其需求的调查研究，才能为改进情报工作提供足够的反馈信息，及时地、主动地、有预见性地、高效率地开展情报管理工作。真诚原则则要求情报管理中的公关活动必须把各种真实的事实坦诚地向公众公开，以期取得公众的理解、支持和合作。情报管理中的公共关系工作是一项长期而艰巨的工作，这就需要公共关系工作人员长期不懈的努力，不断创新，不断进取，不断积累公共关系的成果。
2.3 确定公共关系活动的模式
公共关系活动模式，就是用数种具体的公共关系技巧和方法，围绕一个明确的公共关系目标，实现特定的功能，所构成的工作方法系统。鉴于各种情报传播交流方式、公众的特点不同，公共关系活动的目标不同等，所采取的公共关系模式也就不同了。具体的公共关系模式列图2如下：
图2 公共关系活动模式
对于各种公关活动模式，我们从字面上也都能理解其用途，如宣传性公关是用于大力宣传情报的有关知识，防御型公关是指搞好情报机构自身的建设，分类标引、检索等业务工作，有利于用户的查找咨询，这就能够很好地防御用户的“进攻”。在什么场合和状态下，分别选用其中一种最佳的公关活动模式，便有利于情报管理工作的开展。
2.4 定期与不定期地进行公关工作的评估总结，进一步推进情报管理工作
情报机构公关活动的评估测定，是对其公共关系计划实施的结果进行调查、分析，找出工作中的不足和成绩，为以后的公关活动提供反馈信息，它总结了上次活动成果，又为下次活动提供经验与借鉴，从而促进情报管理工作的顺利铺开，有助于制订出符合当时情况变化的各种政策和计划，使情报管理工作能沿着正确的方向并按照其自身发展规律顺利开展，加速情报工作的日常基本建设。
3 反对错误倾向
公关活动虽然在情报管理中有着较大的作用，能更好地推动情报管理工作，但它决不是灵丹妙药，包治百病，它的职能实现要受到一定条件的制约，并带有一定的局限性。
在对公关活动的认识问题上，有的人将庸俗的关系学与公共关系学混淆起来，认为开展情报管理中的公关活动就是搞“关系学”、“多说几句好话”之类的。在此，我们要有明辨是非的能力，不能因此而全盘否认公共关系学在情报管理中的重要作用。再有，对于“公关”在情报管理中的作用和重要性，既不能夸大也不能缩小，不能认为有了“公关”啥事都好办，也不能认为没有“公关”情报管理工作就会开展不起来，既反对那种“情报管理有没有公关都无所谓”的态度，也反对那种“情报管理与公关”是“风牛马不相及”等等之类的看法。我们在谈公共关系学在情报管理中的运用时，应尽量避免以上种种错误倾向，也应尽量纠正各种不良的思想认识。
总之，公共关系学在情报管理中的运用尚处在探索尝试阶段，各方面都还不很成熟。应在情报管理工作的实践中，不断地摸索出正确的方法和规律，从而更好地运用公共关系学为情报管理工作服务，促进情报资源的开发和利用，形成一个完善的情报管理系统，充分发挥情报管理的作用，推进情报管理工作不断开拓与发展，繁荣中国的情报科学事业。
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