档案管理是学校管理的重要组成部分之一，对提升学校管理能力、积淀学校历史文化等具有重要意义。随着信息时代的快速发展，传统的档案管理模式弊端突显，已经难以适应学校现代化建设以及信息化社会人们对于档案管理的新要求。信息技术已经渗透于社会生活的方方面面，对于在学校管理中居于重要基础性地位的档案管理工作来说，也应紧跟时代潮流，革除传统模式的弊端，积极使用信息技术，加强信息化建设，提高档案管理的效率，让档案管理更好地为学校发展服务。
一、传统档案管理模式的弊端
1.传统档案管理有“三难”，即保存难、保密难、查找难。首先，传统的档案管理模式以卷宗、纸张为主，且数量庞大，不易保存，如果档案管理的环境不太理想，还容易出现档案卷宗腐烂变坏的情况。其次，传统档案管理的保密性较低，因为卷宗版档案均为人工操作，难免有意外情况出现，甚至会因人员流动性较大而发生信息泄露的情况，这对于档案管理工作的安全性造成很大威胁。第三，查找难。由于数量大、年代久、种类多、信息技术还未充分使用等多种因素的影响，人工查找纸质版档案会严重影响资料搜索效率，降低档案管理质量。
2.档案管理人员专业素质参差不齐，档案管理效率较低。我国档案管理专业起步较晚，高素质的档案管理人员的数量相比其他专业的工作人员还存在严重不足的情况。但是所有的学校都需要相对专业的档案管理人员，由此就造成高素质档案管理人员的供需不平衡。为了更好地开展档案管理工作，学校不得不降低标准，录用一些专业素养不太高的工作人员进行档案管理工作，从而难以保证档案管理工作的规范性。
3.档案管理制度不健全、信息化水平低，使得档案管理在服务学校发展中不能真正发力。档案管理制度不健全严重影响档案管理工作的开展。目前，大多数学校仍旧采用比较随意的“粗放型”管理模式，离信息化、数字化管理模式还存在较远一段距离；有的学校完全采用“拿来主义”，直接借用别人的管理制度，未能依据校情制定适合自身的档案管理制度；有的学校虽然制定了较为规范的档案管理制度，但在严格执行方面却存在着较为严重的问题，制度规范形同虚设，使得档案管理在服务学校发展中尚未能真正发力。
二、档案管理信息化建设的意义
1.这是适应时代发展需求、学校现代化建设的应有之义。人类社会目前已经进入信息时代，大数据、人工智能、“互联网+”等概念和技术正在改变着人们的工作和生活方式。对于档案管理来说，改变传统管理模式，积极使用信息化管理模式，提高档案管理的科学性和效率性，提高档案资源的利用效率，实现档案信息资源的整合和共享，是适应时代发展需求、适应学校现代化建设的应有之义。
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2.有利于提高档案管理的实效性，为学校领导进行科学决策提供及时、合理的参考和依据，更好为学校发展服务。档案管理最重要的功能之一是为学校领导进行科学决策提供参考和依据。准确、详实的档案记录是学校领导进行管理决策所依据的基础，只有档案管理实现数字化、信息化，使各个方面的档案都能及时、准确、科学且有效地得到保存和传播，才能提高档案管理的实效性和效率性，更好地为学校领导的科学决策提供支撑，从而使档案管理在信息技术的支撑下能够更好地为学校的发展服务。
三、档案管理工作信息化建设的策略
1.转变思想，纠正认知偏差，为档案管理信息化建设提供前提条件。真正实现档案管理的信息化建设，最重要的一点在于转变思想，提高对档案管理工作的重视，这是档案管理信息化建设的前提条件。思想不转变、认知有偏差，档案管理的信息化建设就会寸步难行。对于学校管理者来说，应该从思想上真正认识到档案管理的重要性，认识到档案管理是学校的一项基础性工作，必须加大投入力度，引进先进的软硬件设备，为档案管理信息化建设提供技术支持；对档案管理人员来说，应该纠正“档案管理就是干杂活的”这一认知偏差，消解在心理层面上对档案管理的抵触，强化对档案管理工作基础性、安全性、规范性、准确性和科学性的认知，树立现代化高质量档案管理工作理念。
2.提高档案管理人员的信息化素质，为档案管理信息化建设提供基础。档案管理人员的素质，影响着档案管理工作的成效。因此，高素质、专业化的档案管理团队是档案管理信息化建设的重要基础。首先，学校在招聘档案管理人员时，要重点考察其专业素养，接收有档案管理教育背景或高质量档案管理工作经验的人才，实现人岗合理配置；其次，强化对在岗档案管理人员的专业技能和理论素养的培训，及时更新在岗档案管理人员的知识储备、理论素养和专业技能，从而更好地适应新时期人们对学校档案管理工作的新要求。
3.建立健全档案管理制度，实现学校内部各种信息资源收集和整合的自动化，提高档案管理效率。学校必须依据校情制定规范、科学且能落实到位的档案管理责任制度和上岗制度，为档案管理的信息化建设提供制度保障。同时，学校还应尽快依据校情建立校园数字化平台，组建校园网。建立校园数字化平台，实现校内办公系统的信息化自动化，可以让档案管理更有序、更准确、更高效，也有助于更好地实现各个部门之间资源和信息的流通和共享，提高学校档案管理工作的效率。
信息时代下的档案管理工作必须革除传统档案管理的弊端，真正认识到档案管理信息化建设的重要意义，从转变思想入手，提高档案管理人员的信息化素质，建立健全档案管理制度，完善管理模式，组建科学高效的数字化信息平台，提高档案管理的信息化、智能化和高效性，提高档案管理的质量，从而为学校的可持续发展提供保障。
论文作者:王玫瑰
论文发表刊物:《中小学教育》2020年第388期
论文发表时间:2019/11/21
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