摘要：办公室文书档案管理工作是办公室工作的一项重要内容，对于其他各项工作开展具有重要意义。为适应时代发展，办公室档案管理部门要重视文书档案管理水平的提升，对如何提升办公室文书档案管理工作效率与工作质量等方面进行思考，制定合理的办公室文书档案管理制度，定期对办公室文书档案管理人员进行教育培训，打造一支符合时代发展趋势，打造满足办公室各项工作需求的高素质档案管理队伍。
关键词：文书档案;问题; 档案管理;提升策略
1 办公室文书档案管理工作的必要性与重要性
文书档案是指“具有一定价值且能够转化为文件资料的各类档案”，对这类档案进行归档处理，有利于其他组织或者其他科室进行开发利用，作为法律凭证等。同时也是对档案资源的不断丰富，有利于档案部门顺利开展档案管理工作。
第一，为组织内部其他科室或者组织外部提供信息检索服务。办公室的各项活动宣传资料以及其他相关文件材料都属于办公室文书档案管理对象，将活动相关内容与资料相关意义等提供资料挖掘与文书档案整理等方式进行梳理，对相关部门与相关单位开展的业务进行有效的记载，经过科学合理的研究，这些业务资料可在各个方面被利用，为单位内部后其他相关组织提供支撑，便于相关机构进行各类信息检索，有利于文书档案资料资源有效性的提高。
第二，为组织内部或组织外部提供法律凭证。文书档案资料涉及到各个方面的信息，包括单位成立相关信息、单位注销、信息变更等方面都有详细的记载，是对单位内部的各项活动开展情况与运转情况等方面都有最真实的反映，而这些档案资料是具备法律凭证效力的，是纪检监察部门以及各级管理部门在对本单位进行违法乱纪调查时所需的重要依据，为这些部门开展相关工作提供便利。
第三，文书档案管理工作是组成国家档案工作的一部分。目前，档案部门所存档的信息越来越全面，资源越来越广泛，其中不仅包括社会文化、政治经济等方面的领域，还包括各类单位发展变化香瓜资料，这些都是国家档案中的重要资料。办公室文书档案管理作为档案部门的主要工作，是国家档案管理工作的延伸，是对相关历史资料进行真实、客观、详尽收集的基本要求，这不仅是办公室开展工作的关键，也是国家档案工作开展的重要部分。
2 现阶段文书档案管理出现的问题
2.1 领导不够重视
部分单位长期以来对于文书档案管理工作都没有树立正确的观念，也没有形成充分的认识，单位领导与管理者不重视文书档案管理工作。文书档案管理即文件整理，这是多数单位对文书档案管理工作的认识，认为只要文件不丢，存放与档案室即算完成文书档案管理，文书档案分类、归档与提取等方面都没有涉及。由于单位领导与管理则不重视文书档案管理，导致文书档案管理相关人员配置与经费投入等往往不足。比如，现代信息化技术普及的情况下，有些部门还没有设置专业的数字化档案管理设施，也没有相应的专业管理人员，导致文书档案管理与档案查阅都十分繁琐，使文书档案没有得到充分的运用。
2.2 部门之间协调不到位
目前，各部门文书档案管理过程中没有做到相互协调。有些部门因自身利益或其他原因将相关文书档案放置在本部门中，阻碍文书档案资料正常归档，文书档案管理工作人员经过多次收集也无法完成全部资料归档，文书档案管理工作受到较大的阻碍，文书档案也出现不完整的情况。有些部门虽然表面上配合文书档案管理员的工作，但实际上却很难及时将文件送至档案室，甚至一年才提交一次文书档案资料。另外，有些部门因工作需要借阅文书档案资料，但却未按时归还，导致文件丢失或无法找到。这些情况都是部门之间协调不到位的表现，同时也使文书档案管理工作受到影响。
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2.3 档案管理员素质较低
档案管理工作在公司或单位中属于底层工作，文书档案管理工作人员所处的地位以及可得的工资待遇往往较低，因此，担任文书档案管理工作的人员往往素质较低、年龄较大，很多公司或单位部门的档案管理工作人员都是临时聘用的人员或者接近退休的人员，部分人员甚至不具备档案管理能力，这些原因都会导致文书档案管理工作进度与工作质量受到影响。目前，部分单位文书档案管理工作还停留在简单的档案整理与存放层面，没有对文书档案进行分类管理，大量文件全部堆放在一起，档案管理仍没有实现数字化管理，导致在查阅文书档案时存在很大的困难。
3 文书档案管理的强化措施
3.1 积极转变观念，增加对文书档案的关注度
文书档案管理工作观念需转变，充分认识文书档案管理的必要性与重要性。1.各单位领导首先要认识都文书档案管理工作的重要性，重视该项管理工作的执行，领导的态度直接影响着该项工作的顺利开展。因此，领导必须要重视文书档案管理，关注文书档案管理工作进度与工作状况，要求档案管理人员定期汇报工作情况。2.工作人员的态度直接影响着文书档案管理工作质量。因此，文书档案管理工作人员必须引起高度的重视，对自身所承担的责任形成充分的认识，认真工作，不断创新，推动文书档案管理工作的顺利开展。
3.2 做好配合以及文书档案的对接
公司或单位各部门都会产生很多文书资料，文书档案管理工作要求各部门之间相互协调、相互配合，使文书档案管理工作能够顺利推进。1.文书档案管理工作人员要主动收集相关资料。为了防止档案归档遗漏或丢失，工作人员要积极主动到各部门收集整理文书档案。2.各部门要积极配合文书档案管理人员的工作，积极主动上交资料，查阅或借阅完资料之后要及时归还，保证文书档案的完整性。3.查阅或借阅文书档案要符合文书档案管理规范。文书档案管理有完善的规章制度，比如，查阅档案应先登记，未登记不能随意翻阅文书档案。有些文书档案是不允许借出的，查阅人员不能强行带走文件，只能在档案室中查看。相关人员都应自觉配合文书档案管理人员的工作，根据文书档案管理规范执行。
3.3 加强队伍建设，提高文书档案管理员素质水平
新时代背景下，文书档案管理工作要求管理人员的综合素质水平相对提高。1.选聘或引进专业的文书档案管理工作人员。文书档案管理不是简单的资料收集与存放，需要具备专业的技能与知识，各单位可通过选聘或引进等方式为文书档案管理工作召集人才，打造出一支专业的高素质的文书档案管理队伍。2.加强文书档案管理人员技能培训。现代数据信息化时代，文书档案管理工作也应该与时俱进，引进数字化管理模式，实行文书档案数字化管理。这就要求文书档案管理人员学习新技术，掌握新技能。因此，各部门要定期对文书档案管理人员进行培训，组织人员进行学习，可通过网络学习或外出交流学习等方式提高管理人员的文书档案管理能力与计算机运用能力，使文书档案管理工作真正适应时代发展需求。
4 结语
综上所述，办公室工作中的文书档案管理工作必不可少，办公司工作成效与文书档案管理水平直接相关，文书档案管理水平越高，办公室工作水平越高。因此，办公室领导与相关人员都必须充分认识文书档案管理工作的重要性，重视对文书档案管理人员的专业知识与技能培训，重视各部门之间的沟通协调与配合，重视引进数字化管理模式，使办公司文书档案管理工作不断规范化、数字化、智能化发展，使办公室工作水平得到提升。
参考文献
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[3]王耀波.淺析文书档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（18）.
论文作者:张莉娅
论文发表刊物:《基层建设》2020年第2期
论文发表时间:2020/4/30
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 办公室论文; 管理人员论文; 工作论文; 《基层建设》2020年第2期论文;