企业人事档案管理工作的运用与创新
邹群(中国石油天然气集团公司青海油田职工总医院，甘肃 敦煌 736202)
摘要： 现代经济水平的不断提高，带动了中国各项产业规模的不断扩大，当下激烈的市场竞争环境既为企业提供了更多的发展机会，同时也为企业带来了更大的挑战。社会竞争的主题归根到底是人才的竞争，人事档案是对企业内部人才进行配置的重要依据。目前，传统的人事档案管理方式已经无法满足新时代的需求，企业管理必须打破传统模式，不断创新，带动企业水平的提高。文章根据企业人事档案管理工作的运用与创新进行了探讨。
关键词： 企业人事档案管理工作；存在问题；创新措施
0 引言
当前市场竞争压力不断扩大，企业要想脱颖而出，还应当提升企业内部的管理能力。人事档案管理工作是企业内部管理的核心内容，它实现了人力的合理配置，是企业人力资源部门的主要工作内容，只有企业内部配备高质量人才，管理机制不断完善，企业本身才能发展壮大。因此，企业负责人应当更新自身观念，带动企业人力资源管理部门与时俱进，结合当下新型的信息化技术，构建新型的人事档案管理模式，为企业的发展助力。
1 企业人事档案管理的重要意义
人力资源管理部门是保证企业内部稳定的重要部门，通过对人才进行招揽、配置、培训等工作，为企业的发展注入活力。人事档案管理工作作为人力资源管理部门的主要业务之一，能够合理地对于企业内部的人力资源进行规划，保证配置的合理性，从而带动企业不断发展完善。同时，完善人事档案管理工作，能有效地提高员工的工作效率。当前我国企业正在面临新型的市场竞争环境，各项产业迫切地寻求转型，企业作为我国经济发展的重要支柱，在新时代的要求下，也不断的寻求创新，提高企业的管理水平。人力资源管理部门应当结合数据化的技术手段进行人事档案管理，使每个员工都能在自己合适的岗位上发挥最大的效益，能有效地施展员工工作的积极性，有效地提高企业在市场上的竞争力。但是，当前我国企业内部的人事档案管理工作存在着较多不健全的地方，应不断改进与完善。
2 当前企业人事档案管理存在的问题
2.1 档案管理方式方法较为落后
近年来我国社会经济不断地增长，为企业的发展注入了活力，但是很多企业在目前的市场竞争环境下，主要关注怎么样能获得经济利润，并没有重视企业内部管理工作的加强，导致了对于人事档案管理工作的重视程度较低，档案管理方式存在落后的现象。目前，我国很多企业在进行档案管理的过程中，仍采取手工操作的手段，简单地将人事资料进行记录，并随意进行放置与保管，并没有提升企业的人力资源管理效率。同时，手工管理存在弊端，不仅操作手续繁琐，增加了工作人员的负担，同时造成了资料易丢失、记错等情况。当前是现代化社会，电子信息技术应当成为企业内部管理的主要形式，但是企业内部没有结合现代化的信息管理手段，导致了档案信息陈旧，即使部分企业建立了人事档案数据库，功能也相对单一，没有发挥出信息化系统的最大作用。
2.2 人事档案材料内容不齐全
企业内部的人事档案必须要具备完整性，才能了解每个员工的实际情况，从而达到人力资源有效配置的目的。但是当前我国企业内部人事档案管理的内容不齐全，导致了在参考过程中信息不足，从而造成了人事信息的不完整和不正确。企业内部人事档案的内容包括很多，如员工的学历证明、学位证明、技术职称等，但是很多企业在与员工签订完劳务合同之后就没有收集相关的人事资料，导致了资源的不全面。同时，在进行档案收集时，由于没有相关的标准，容易将一些存在问题、手续不完备，甚至存在问题的材料归档，影响了真实性。档案的收集存在滞后性，也是当下造成人事档案不完整的主要因素之一，如个别员工的资格证书已经获得，但是企业并没有及时地进行回收并统计，在后期进行绩效等分发的过程中，部分职工的福利待遇没有得到保障，导致了企业内部管理容易出现混乱的现象。
2.3 人员素质建设不足
随着科学技术手段的不断进步与完善，企业的人事档案管理方法也应当贴合时代的要求，不断地结合新型的计算机技术，实现人事档案的信息化管理。但是当前我国企业在进行人事档案管理的过程中，很多员工都是老员工，没有掌握基本的信息化管理技术，导致了从业人员的技术水平较低。同时，企业在进行人才招揽的过程中，大多是对业务型人才等进行招揽，很少招纳专业的人才进行档案管理工作，很多非专业的人员从事档案管理，甚至存在兼职的现象，导致了现代企业档案管理工作不符合专业化的要求。
牟泽雄：文学失去了基本的即兴写作土壤——应酬唱和，成为书斋里的个人化创作，已经没有什么即兴写作了。加上近百年的新式白话教育，可能真正传统意义上的即兴写作已经不复存在了。
3 提升企业人事档案管理工作水平的创新手段
3.1 建立数据化人事档案管理系统
当前我国企业并没有建立专门的信息化人事档案管理系统，这是制约企业人力资源管理水平提升的重要因素之一。人力资源管理部门是企业的基础管理部门，但是当前部分企业对于人力资源管理中的档案管理工作的重视程度不够，只是单纯地过于注重企业发展过程中获取的经济利润，没有投入丰富的资源结合现代化的技术手段进行档案管理工作。因此，应当做好档案管理数据库内容的扩充工作，扩大数据检索的范围，不断丰富内部的数据信息。在建立人事档案信息库之前，应当根据企业员工的实际情况做好调查工作，如企业的员工人数、学历水平、工作时间、职称级别、技能证书等，做好档案的收集工作，方便进行信息的录入。其次，及时掌握企业人员信息变动情况，应当对数据库进行及时的更新，保证人事档案的数据库信息与企业的发展情况具有一致性，为信息的查询提供准确性。
由于数据化技术是新兴的技术手段，因此目前传统的档案制度难以应对当下的需求，应当跟随新技术的出现而不断地完善，制定出更加合理的档案管理制度，将具体的工作内容进行细化，带动员工水平的不断提高。企业应当不断提升自身的责任意识，除了注重企业的经济效益之外，更应当注重企业内部的管理，认识到人事档案管理工作的重要性，为档案管理工作注入新的活力。只有领导者重视档案管理工作，相关工作人员才会从根本上提升自身的责任意识，避免在工作过程中出现消极懈怠的情况。完善档案管理制度，将应当收集什么信息、收集方式、管理部门的主要职责等明示，保证企业内部的人事档案管理工作正规化。
3.2 制定合理的档案管理制度
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3.3 提升工作人员水平
档案管理人员的工作水平直接决定了档案管理工作的质量。当前我国档案管理工作人员队伍建设落后，亟需解决。企业应当定期对内部档案管理工作者进行知识培训，使其掌握新的档案管理技术，同时加大计算机技术的培训，加快档案管理信息库的建设。企业应当注重招揽相关方面的人才，使档案管理工作专业化。同时，规范档案管理工作者的工作行为。企业当前人才流动率大，导致了岗位经常有变更的情况出现，因此在档案管理工作者出现岗位变动时，一定要做好资料的交接工作，避免人事档案的丢失。
在2011年召开的中央水利工作会议上，胡锦涛总书记和温家宝总理对做好新时期水利改革发展“顶层设计”提出了明确要求。“顶层设计”是源于系统科学的一个概念，指用系统、全面的视角，审视系统建设中涉及的各个方面、各个层次和要素之间的关系，达到统筹、协调发展的目的。
4 结语
当下，科学技术突飞猛进，大数据已经成为了引领时代潮流的主要技术手段，各大企业必须迎合时代需求，为保证自己不被市场所淘汰，重视人事档案的管理工作，将档案管理与信息技术手段相结合，提升企业人力资源管理质量。企业负责人应当认识到人事档案管理的重要性，针对当前管理过程中存在的不足不断地进行整改，从而扩大企业在市场上的竞争力，带动企业健康发展。
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作者简介： 邹群(1969-)，女，汉族，湖南祁东人，助理档案员，主要从事人事档案管理工作。