摘要：近些年来，企业档案业务外包工作不断推进，将企业档案业务外包给专门的档案管理公司，能够有效的弥补档案管理的不足，使档案管理的效果以及水平得到提升，减少档案管理过程中消耗的资源以及成本。但是在此过程中也需要注意到档案业务外包过程中可能存在的风险，采取有效的措施进行应对，及时消除隐患，充分发挥档案业务外包服务的作用。
关键词：业务外包；企业档案管理；应用
引言
随着时代的进步，整个社会向着信息化发展，各项工作开始强调专业化，档案管理业务外包就是一项专业化的工作。企业的档案是一个企业活动情况的整体反应，它是企业发展和生存的重要资料之一。为了加强企业档案的管理，档案管理业务外包被更多地应用到各个企业。此项工作帮助企业整合资源，减少管理的投入，让企业将更多的资源用在核心工作的研究上，是企业发展的大趋势。
1企业档案业务引进外包的原因
从企业内部需求来看，企业档案属于企业的资产，企业档案工作的相关事宜几乎完全取决于企业本身。企业是以盈利为目的，现代企业制度要求企业最大限度地节约成本，提高经济效益，档案管理作为企业产业链的—个环节，并不是企业所擅长的，它不能直接创造经济效益，只是单纯地起到间接的支持作用。从投入与产出的经济效益角度考虑，那些由自己建立的完整档案工作机构需要大量的资金和时间投入，于是造成了企业管理层对于企业档案管理工作的忽视。因此，企业档案工作深化改革成为企业档案管理工作自身发展的迫切需要。从档案工作的外部环境来看，新的环境要求档案行政管理部门由管理型向服务型转变，但部分企业对于档案行政管理部门干预企业档案管理存在较大的反感，迫使出现—个新的机构或组织来缓和两者之间的关系。对于档案管理的业务外包机构而言，既可以承担部分从档案行政管理部门分流出来的微观管理职能，对企业档案工作规划完成或特定任务提供服务并针对相关问题提供专业性建议，又可对不具备档案保管条件的企业提供有偿的服务。因此，实现企业档案管理业务的外包显得十分必要和迫切。
2企业档案外包服务的风险分析
2.1档案原件出现丢失、损毁的情况
在档案寄存外包以及数字化外包的服务中，容易出现档案原件丢失、损毁的情况。在档案外包过程中是需要对档案进行搬运的，如果在此过程中不能妥善的管理，就容易出现丢失、损毁等情况。而且数字化更容易出现档案原件丢失、损毁的情况。将档案寄存在外包公司中，就很少在移动或开箱查档，管理起来相对容易，涉及到的人员数量也不多，因此丢失、损毁档案的情况比较少。但是数字化管理过程中，需要对档案进行逐页扫描、核对、搬运、开箱、装入等[1]，由于环节比较多，容易发生风险。
2.2信息出现泄露
档案的价值主要在于其内容，因此必须要保证档案内容的安全性。在档案业务外包服务中，档案信息内容的泄露风险是到处存在的，档案内容信息的泄露更容易造成大的危害。档案寄存外包时，档案信息调阅、或寄存档案没有封箱移库时是比较容易出现档案内容泄露的。数字化外包时，扫描、录入以及核对等环节也容易出现档案内容泄露的风险。档案信息化外包时，外包公司升级维护信息系统，或者员工对档案信息进行查阅时，都容易出现档案信息内容泄露的风险。此外一些企业还将档案的销毁进行外包，如果档案销毁不彻底，或者在此过程中不能有效的监管，也会使档案信息内容泄露。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3业务外包在企业档案管理工作上的应用
3.1利用业务外包，降低企业管理成本，提高工作质量
任何工作都是需要成本的，企业档案的管理也不例外。企业的本质工作就是要获得利益，而企业档案的管理需要大量时间、精力、资金等的投入，将太多地资金投入到档案的管理的中企业工作就失去了它的本质意义。现在的企业一般都用到网络来管理档案，这种高科技的形式更容易造成损失。如果管理人员在档案管理时出现失误，还会给公司带来不小的损失，得不偿失。因此，企业应该好好地利用起专业机构的，将档案管理工作进行业务外包，不再费力气去招聘和培养专门的档案管理人员，多多为企业招聘一些核心技术上的人才，为企业节省人力资源。企业可以将一些不涉及到企业的机密档案交给专业的机构，利用他们专业化的系统服务，为企业节省相应的人力和物力，将这些资源用于提高企业核心工作的质量，让企业能持续的发展。在利用业务外包达到降低管理成本的目的的同时，企业也应该注意很多问题。比如，在选择相应的管理机构时，企业要注意不要只顾着盈利，选择一些没有门槛的档案管理中介机构。在选择档案管理中介时，要充分了解这个中介公司的各种情况，仔细的查看其营业执照、税务登记证等几本证书，在和中介机构签订合同时要仔细阅读，注意该机构所提供的服务是否符合企业的利益，还有它所提出的条件与企业需要支付的费用是否相符，不要为了贪小便宜造成不必要的损失。当然只关注这些是远远不够的，企业还应该派专门的员工去调查该机构近几年的活动情况，与其他企业对其档案管理工作的评价等，观察此机构对档案信息的保密工作做的怎样，中介机构是否能正常运行，选择一些口碑比较好的机构进行档案管理的业务外包。只有选择了合适的机构，才能让业务外包在档案管理上起到更积极的作用，让企业能节省更多的经理和金钱，专注于提高员工的工作质量。
3.2运用业务外包，发挥档案信息的价值，落实服务
档案的价值在于档案的信息化建设可以将档案中的信息推广，让档案的信息更好的服务于社会。而档案的信息化建设需要专门的人才和设备，人才的培养和设备的更新都需要大量的投入。现在我国的企业并没有这么多的资源投入到档案的信息化建设中来，企业更多关注的是生产和经营给自己带来的收益，这种常态制约着档案信息化建设的发展。但这并不意味着档案缺少其利用价值，只是大多是企业没有将档案的价值很好的发掘出来。相比于企业，档案的管理机构更具有专业性，可以建立更为科学的档案信息化体系。因此，企业要将档案教给管理机构去整理，机构一方面在提供整理服务可以营业，还能实现档案信息的增值。企业可以将与档案的管理机构合作，要求他们将一段时间以内的档案整理好，提供有价值的信息给企业的员工，员工们可以从中分析出有利于企业发展的信息，逐渐建立信息化体系，让企业更好的发展。大多数企业本着利己的原则，只注重了自身对档案信息的运用，很少有将档案的信息提交到国家的，让档案无法发挥其全部的价值。业务外包就解决了这个问题，企业将档案交给相应机构管理，可以将分散的信息集中在一个服务机构，如档案寄存处、档案管理中心、档案托管站等。在保证档案的安全性下，这些机构能将档案中的资源开发出来，将企业档案的资源共享，让档案信息更好的服务于社会。但是有的企业认为这种形式就是将企业的机密公之于众，不利于企业的发展。这种想法是错误的，服务机构只是帮助企业将档案中的信息整合，挑选出有价值的信息，并非泄露机密。因此，企业要做的就是充分利用业务外包的优势，将档案管理工作交给专业的机构，在自己得利的同时，让档案信息发挥出它全部的价值，服务于社会。
结束语
企业档案外包业务近几年来得到很好的发展，不仅使企业更好的完善自己的内部结构，也促进了以档案业务外包为目的的企业机关的发展，更好的让档案走人生活，提高档案的利用率。
参考文献
[1]周永军.浅析业务外包在企业档案管理中的应用[J].云南档案.2010(05)
[2]刘瑞芬.企业档案业务外包探析[J].山东档案.2011(01)
[3]李圭雄，黄力.企业档案管理业务外包可行性研究[J].档案学研究.2004(04)
论文作者:李群
论文发表刊物:《基层建设》2018年第31期
论文发表时间:2018/12/17
标签：档案论文; 企业论文; 外包论文; 档案管理论文; 业务论文; 信息论文; 机构论文; 《基层建设》2018年第31期论文;