档案资源信息化——21世纪福建省档案事业发展的战略选择，本文主要内容关键词为：档案论文,福建省论文,事业发展论文,战略论文,世纪论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》指出：“大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。”这是党中央面向新世纪作出的重要战略决策，也是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源，档案资源信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，是事关档案事业全局发展的战略，如何抓住历史赋予我们的难得发展机遇，推动档案资源的信息化步伐，这是新世纪档案事业光荣的责任与使命。我们要站在战略发展的高度，从理论上分析信息化对档案事业的影响，研究档案资源信息化的主要内涵和发展规律，从而进一步明确档案资源信息化的必要性和紧迫性，明确档案信息资源化的具体任务和要求，为今后档案资源信息化战略的规划和构想提供科学的理论依据。
一、档案资源信息化是国民经济和社会信息化的一项重要内容
1.信息化与档案资源信息化
随着信息化时代的到来，在未来信息社会决定一个国家和地区生产力发展水平的不再是自然资源、历史条件等等，而是包括知识在内的各种信息，信息将成为知识经济时代最为重要的资源。可以说，以信息资源有效开发和应用为标志的信息化是一场信息革命，它意味着各相关信息行业都必须随之进行深刻的变革，走信息化的道路，从而推动社会全方位的发展与进步，这是社会发展的潮流，对档案工作具有重要的意义。
按照信息化理论的一般规律和要求，结合档案资源的特点，笔者试图对档案资源信息化作一概念性的描述，即：档案资源信息化，是国民经济和社会信息化的一个组成部分，是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。要正确理解档案资源信息化的内涵，应从以下几个方面来把握：
一是档案资源信息化的核心内容是档案信息资源的建设。档案资源信息化的对象主要是档案资源，因此档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发与利用程度。只有通过档案资源的合理配置和数字化、网络化，才能真正实现档案资源的有效开发与利用，实现档案资源信息化目标。
二是档案资源信息化的基础是信息技术的应用。无论是档案资源加工的数字化，还是档案信息传输的网络化，都是以计算机技术、通信技术以及相关信息技术为工作手段和技术基础，档案资源信息化离不开信息技术在档案领域的应用。
三是档案资源信息化的目的是档案信息资源的社会共享。信息化的目的是信息资源的有效开发与应用，这同样也是档案资源信息化的实现目标，档案资源信息化就是要通过计算机网络的信息传输，最大限度地实现档案信息资源共享，从而创造档案的社会效益和经济效益。
2.档案资源信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分
在党的十五届五中全会通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》中，适时地“把推进国民经济和社会信息化放在优先位置”，使信息化成为我国经济结构调整的核心战略，成为国家不可动摇的发展意志。
按照信息化战略的总体要求，信息化要以全社会信息资源有效开发利用为核心，这势必要求作为社会基础信息的档案资源必须要实现信息化，从某种程度上，就是要把档案资源的信息化摆在优先发展的战略高度。
档案信息作为公务和经济活动的记录，与国民经济和社会发展密切相关，在未来信息网络中将占有重要的位置，信息化是档案事业发展的必然选择。特别是随着办公自动化程度的提高、电子文件的出现，将使原有的档案管理理论、管理模式、应用技术、存贮载体，甚至包括档案生命周期理论、档案价值理论、档案商品化理论，发生革命性的变化，档案资源信息化将对档案学理论和档案工作实践产生巨大的影响。档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，科学规划档案资源信息化工作，以档案信息资源建设为核心，以网络化管理为基础，以实现档案信息资源的共享为目标，才能真正实现档案资源的信息化，实现档案工作的地位和价值。
3.档案资源信息化是21世纪档案事业发展的战略选择
“十五”期间，我国将把推进国民经济和社会信息化放在优先位置，在全社会的各行各业广泛应用信息技术，加快现代信息基础设施建设，政府在政策法规、信息人才、市场机制、信息服务等各个方面将提供良好的发展环境，特别是把信息资源的开发和推进信息资源的共享作为信息化的核心与主体，为档案资源信息化提供了一个千载难逢的发展机遇。如果抓住机遇，我们就必将在资金、政策、人才等方面获得有利的发展条件，求得最佳的发展空间。
互联网的发展，推动着信息资源的开发利用，为信息的自由共享提供了有效的应用与传输途径。通过网络，用户可突破时间和空间的限制、打破档案信息传输的瓶颈，随时随地在网络上检索和查询所需的信息。以网络为基础的信息技术为实现开放式、全天候、交互性的档案信息共享提供了最佳的技术和途径，实现档案信息管理的网络化是档案资源信息化的重要前提。
4.档案资源信息化是档案事业改革与发展的内在要求
随着信息技术的应用与普及，通过档案资源加工的数字化和传输的网络化等现代化技术手段以及相应的社会化服务，将形成对全社会开放利用的服务平台，利用者可以直接利用开放档案资源，真正享受《档案法》赋予的利用档案的权利，从而根本上改革传统的档案管理与利用方式，实现档案事业的跨跃式发展，建立新世纪创新的档案工作体系。
通过档案资源信息化，可以建立起多层次、多种类、跨系统的档案信息资源，运用现有集中统一管理的档案工作原则与管理体制，实现档案信息资源的网络管理和合理配置，实现档案即时信息与历史信息的链接利用，实现档案室基础与档案馆主体管理的一体化，从而使档案信息资源成为国家的宝贵信息战略资源，成为社会化服务的信息主体，这是档案事业可持续发展战略的重要内容。档案是不可再生的资源，是孤本性的历史记录，但经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，使档案资源为大众、为市场所开发、所利用，创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
通过档案资源信息化，实现档案资源信息的社会自由共享，可以进一步提高社会档案意识，提高档案的社会开放与利用程度，提高档案标准化水平，强化社会化服务功能，从而实现档案事业“依法治档”的局面；通过档案资源信息化，实现档案信息的数字化、网络化，可以进一步增加档案信息和档案工作的科技含量、技术含量，带动档案人才、技术、管理、理论等各个方面的发展，从而实现档案事业“科教兴档”的目标；通过档案资源信息化，采用先进的信息管理手段和社会服务功能，全面理顺信息条件下档案传统管理与现代管理的关系，实现档案馆网和档案资源的科学、合理的配置，实现馆室一体化、文档一体化以及标准化等先进的档案科学管理，从而实现“科学管档”的要求；通过档案资源信息化，利用网络这一最为有效和先进的信息传播方式，大力开发档案信息资源，加快档案开放步伐，提高档案的开放性和利用的主动性，实现全社会档案信息资源的自由共享，实现档案的社会价值和经济价值，这是充分“开发用档”的最有效途径。可以相信，在国家信息化的大环境下，档案资源信息化是档案事业发展的优先战略选择。
二、推进档案资源信息化的思维
档案资源信息化是一个逐步推进和实施的过程，更是一个复杂的系统工程，必须站在战略和可持续发展的高度，科学规划、协调发展。
(1)制定档案资源信息化的发展规划。
首先，各级档案行政管理部门的领导要充分认识信息化的重要性，认识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要意义，切实把档案资源信息化提到战略高度来思考，这是档案事业生存与发展的问题，也是创新与改革的方向。
其次，要结合我国国民经济信息化计划，制定档案资源信息化的发展规划，特别是信息化涉及馆际合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题，要进行充分的可行性研究，制定科学的计划，以求协调配合，共同发展，稳步推进档案信息化的进程。要结合国家制定的国民经济信息化战略，确定档案资源信息化的目标、措施、步骤与要求，制定中长期发展计划，制定以档案信息数据库、档案信息网络设施建设为重点的“金档工程”，并且争取将计划纳入政府发展规划和部门工作计划以及档案建设总体规划，作为今后档案工作的重点，扎扎实实地推进信息化计划的实施。
(2)要加快档案信息资源建设。
档案信息资源建设是档案资源信息化的一项基础工作，是指档案部门对本区域、本部门的档案信息资源进行合理配置、分工协调，形成档案信息资源库，以有效提供档案信息，满足和保障社会对档案信息资源的需要。档案信息资源建设的核心内容是档案信息资源库的建设，这是档案部门的一项工作中心。只有建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库，才能有效地实现档案信息的共享，满足社会对档案信息的需求。
档案要成为可利用的信息产品，需要进行对档案的组织、加工和生产，按照不同历史时期、不同载体的档案资源情况，建立两大资源信息系统。一是要建立档案目录数据库系统，将以往形成的、可开放利用的档案按照规范的著录和标引要求，建立档案目录数据库，通过网络检索利用及信息反馈形成，提供档案原件的利用服务；二是要建立档案文本信息资源库，通过档案行政管理手段，协调各机关、企事业单位形成的电子文件、电子档案，组织上网提供利用。
目前，福建省的档案信息资源库建设已经启动，全省性的综合档案馆文件级档案目录数据库体系即将建成，档案馆的多媒体档案查询系统也已经投入使用，文档一体化、馆室一体化工程的软件选用与试点推广等前期工作也已完成，这是福建省档案资源信息化的一个良好开端，在新的世纪，我们应始终不渝地坚持走信息化的道路，扎实工作，稳步发展，共同推进21世纪档案领域这一伟大工程的实施，充分实现档案信息和档案工作的地位和价值。
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