Intranet网Web信息组织与管理的模式研究，本文主要内容关键词为：模式论文,组织论文,信息论文,Intranet论文,Web论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
Intranet是一种企业（此外企业包括政府机构）内部信息管理和信息交换的基础设施，它基于Internet通信标准和WWW信息流通模式（Web技术、浏览器、页面、检索工具和超文本链接等），是以TCP/IP协议作为基础，以Web为核心应用构成的统一、便利的信息交换平台。它能够实现广泛的功能，包括电子信息发布、目录服务、文件共享、电子邮件、安全性管理、网络互联等诸多领域。它的重要的作用是将企业的各种信息资源，通过Web服务器在企业内部发布，实现信息共享（和外界互联时，通过企业网络的防火墙，外部用户可以浏览部分信息）。
Web全称World Wide Web，简称Web、WWW或3W，是将网络上各种媒体的信息资源——文本、图形、图像、声音、视频等组织起来的一种方式，它采用HTTP协议进行传输，用HTML语言组织信息（可在其中插入VBScript、JavaScript、ActiveX和Java Applet增加动态性）。Web所采用的公开的协议和文档格式保证了数据在各种平台、不同浏览器之间的一致性，企业内部员工只需一个浏览器就可浏览Web服务器上的信息，并执行数据库查询等联机事务处理，不必考虑企业中各种具体的使用机型，技术上十分便于管理。但是现代企业信息量大，涉及面广，包括有：企业内部信息资源，如：人才资源、财务信息、销售信息、设备信息、新产品开发信息、企业会议录、日常生产信息、广告信息等；外部信息资源，如：政府各部门文件、客户信息、市场信息、竞争对手信息、图书资料等。如何将企业的各种信息资源进行有效合理的组织管理，及时、准确地在Intranet中发布，使企业员工能在其权限范围内及时有效地查找到自己所需的专题信息，帮助其顺利完成工作是Intranet成败的关键。本文将从信息来源、信息管理的模式、Web信息组织方式等几个角度出发，探讨Intranet网Web信息组织与管理的模式。
1 Intranet信息来源
根据企业信息的来源渠道，我们可以把企业中的信息资源分为三类：正式信息(formal information)、项目／团组信息(project/group in-formation)和非正式信息(informal information)。
1.1 正式信息
正式信息是企业信息管理的主体部分，是企业直接参与和支持的信息，通常已经经过了准确性、及时性、机密性、可靠性及委托的审核。大致包括以下一些信息：
(1)机构信息。包括企业的背景及历史，企业的部门构成及状况，各部门的职能介绍等。
(2)职员信息。包括职员的个人基本信息，工作范围和专长，联系方式及工作表现等。
(3)日常新闻。包括企业内部发生的事件，行业竞争动态，企业短期内的目标计划等。
(4)职工手册。包括职员的工作职责，注意事项，工作程序和企业文化等。
(5)政策法规。包括企业内部各种章程。
(6)产品目录，广告及行销资料。包括企业每种产品的介绍，广告信息，市场及用户反馈信息等。
(7)财务报告、生产状态报告。包括企业内部各种财务报表，各种业务流程中所使用的各种单据，业务报告等。
(8)最新教育培训资料。包括企业为员工的再教育设置的培训信息，参考资料等。
(9)帮助信息。包括提供企业信息资源的查找途径，企业管理信息系统的使用方法，企业FAQ(Frequent Asked Questions)等。
这类信息由于是企业直接参与和支持的，所以具有可靠性高和信息规范化程度好的特点，便于使用。
1.2 项目／团组信息
项目／团组信息用于专门的小组中，主要是为了便于组员间的相互联系、交流、协作，包含有管理项目的进展情况和最终要成为正式信息的内容。这些信息通常不列在企业级的目录中，有口令保护或对可能产生问题的一般存取进行了某种限制。这类信息通常是各个部门专用的受保护的信息资源。
这类信息适用范围窄，只为专门的小组服务，由小组内部专人负责管理或组员共同维护管理。
1.3 非正式信息
通常企业服务器上会为用户留下部分磁盘空间，供Intranet用户自由上载或下载各种信息。当信息作者(Author)和用户(User)发现在Intranet上发布信息有多容易时，Intranet上会出现大量的非正式信息。这种非正式信息与个人主页(personal homepage)不完全相同，通常存放在Intranet服务器上的个人文件夹或目录里，它们是大家感兴趣的话题、评论、观念等，也可以是帮助请求等。通常这些内容都不需要拷贝，只需将URL(Universal Resource Location)指向感兴趣的内容，就可得到这些信息的最新版本。这种非正式的信息将大大刺激企业内部的合作发展，共享新思想、新观点。
这类信息具有新、快的特点，但可靠性不高、不规范、没有控制，除非知道信息存放的有效位置，否则不易查找到。对这类信息，企业需要有一定的政策限制，否则将陷入混饨的无序状态之中。
2 Intranet信息管理模式
企业的管理模式决定了企业内部信息流的流向，影响着信息管理的模式，反过来信息技术的飞速发展导致了信息管理模式的变革，也推动了企业管理结构的变革。信息管理的目标就是如何使组织机构内部形成一个清晰、高效的信息传递路径。
2.1 企业内部信息流模式
传统的企业管理是以层次结构为特征的，信息流的标准流向如图1所示。分层管理模式能有效的满足企业内各管理阶层的信息需求，但这种集中式的管理不够灵活，信息反馈速度慢，并且对管理人员来说信息的来源是透明的，他无法看到一些已经被过滤掉的但对其决策可能有帮助的信息。现代企业的生存环境决定了不宜采用这种信息流模式。
而在Intranet中，企业中的通讯障碍消除了，Web信息的发布可以消除企业组织上的分层结构，使员工能够参与决策制定过程，员工和部门都可以轻易地将自己的想法和建议告诉那些想知道和需要知道的人。这种分布的信息流模式非常灵活（结构如图2所示），信息传递更畅通也更完善，它使企业机构组织趋于“扁平化”，激发了员工的主动性和创造性，有利于企业的区域分散化经营管理。但是，在这种信息流模式下，信息没有一个固定的标准流向，信宿可以是网络的任何节点，信息流没有约束也没有控制，容易产生混乱，需要一些规则来进行控制，使信息流满足企业内部部门的协调和效率问题。
2.2 Intranet中的Web信息管理模式
在Intranet中，信息是通过Web来发布的，企业信息流模式决定了Intranet网Web信息管理模式。企业可能需要支持属于各部门的Web服务器，也可能集中管理企业的所有Web服务器。根据对信息控制的程度，Intranet中的信息管理模式可分为：集中式管理、完全无序的管理和分布式管理三种类型。
在这种情况下，所有在Intranet上发布的文档必须首先征得企业Web管理者的同意，并由Web管理者确定发布文档的权限。这种方式类似于传统的信息流模式，集中控制信息流和信息发布，能够很好地处理内容的维护、更新、可靠性和一致性等方面的问题，也能集中管理文档信息和使用者的权限。但是必须考虑到Intranet的规模和员工的数量，否则Web管理者将难以处理和及时响应各种请求，使之无法正常运行和维护。另外，这种管理模式将导致Web管理者权利的过分集中。
(2)完全无序的管理（结构见图4）。
由于HTML的制作和Intranet文档发布都非常简单，企业员工在Intranet上发布的文档将比通过传统手段发布的文档丰富得多。如果完全不加以控制，任何员工和部门都可任意发布信息，Intranet上的信息传播将变得不受限制。Web管理者拥有的唯一控制只是Intranet技术方面的政策，为用户提供技术支持。从长远看，这种模式将严重影响Intranet的有效性，信息的准确性、可靠性及有序化完全得不到保障，企业将陷入一种无效的信息环境中。
分布式管理是在维持Intranet自由度的同时引入一定的控制，要求部门管理人员负责控制自己部门的Web站点。在这种模式下，企业级管理员制订企业信息发布和使用规则，授权部门购买Web软件和硬件；部门管理员为部门员工制定发布文档内容的规则，负责维护文档链接的更新。这种管理模式的优点在于：
①充分利用每个人的力量，提高主动性和创新性，使大家成为问题的参与者，积极考虑解决方案；
②限制了企业Web管理者的权利，防止垄断决策Intranet的功能和占有信息；
③促进业务流程的变化，各个部门都有权创建自己的信息数据库，最终实现与外部用户和分销商的交流。
在大型现代企业中，由于这种管理模式综合了集中管理和无序控制的优点，得到了广泛的应用。
3 Intranet网Web信息组织方式
企业内部信息纷乱繁杂，如何才能使其成为一个有序的集合，方便企业的使用呢，我们常常需要对信息进行组织。信息组织是采用各种方法和手段使信息有序化的过程，它通过揭示信息间内在的逻辑联系，对信息进行加工、整理、提炼，使之系统化、浓缩化，从而达到便利信息传递和交流的目的。
3.1 信息结构类型
目前存在三种主要的信息结构：线性结构、分层结构和非线性结构。
线性信息结构的组织方式与一本书的组织方式相似，信息按顺序链接，一页紧凑着另一页。线性结构限制读者不能以非顺序方式浏览内容，大多数线性信息结构只允许用户向前或向后搜索。图6是这种结构的一个例子。
分层信息结构创建了向上或向下移动的路径。图7是这种结构的一个例子。
这两种信息方式只允许用户按照作者的思路来顺序读取信息，限制了用户自由发挥、选择信息的空间。而非线性的结构按内容的关系来链接信息，没有明显的结构，它允许用户随意在信息中漫游，用户可以在非线性结构中向上、向下、向左、向右、交叉、翻转等完全自由改变信息的浏览路径。Web上的信息组织就是非线性信息结构的例子，用户可以点击超级链接(hyperlink)随意从一个文档跳转到另一个文档，给予了用户信息浏览极大的自由度。图8是这种结构的一个例子。
3.2 信息组织原则
我们通常使用分类和主题的思想，对企业信息资源进行组织。
分类是通过抽象的思想将具有共同特征的信息聚集到一起的过程。它具有较强的系统性和族性检索功能，其分类体系便于用户扩检和缩检，逐步确定自己的检索范围，适应浏览检索的需要；同时适应企业内部各种层次的用户，不必用户熟悉并掌握逻辑检索式的构造策略及表达；分类还便于非文本媒体信息的组织；能为用户提供经济有效的检索路径。在进行这项工作时，我们首先要详细了解企业内部的通信渠道，然后将Intranet中的信息内容划分主题，并按部门、作用、项目或者指定的顺序联系相关的信息。在这个过程中要确保两个或两个以上的人员加入主题分类的任务，当一个人负责主题分类时，其他人可能考虑采用不同的方式考虑这些数据，由一个小组进行分类，可以增强分类的友好性，并保证广大员工接受这种分类法。下面列出企业Intranet主页包括的常见分类类型，以供参考。
最新信息、企业信息（历史和联系方法）、帮助和技术支持、软件和工具库、业务资源、销售和市场信息、产品信息、人力资源、室内工作投递、客户反馈、竞争对手数据、电话和电子邮件目录、质量系统记录、仪器和设备记录、财政信息。
这一过程可在Web Administrator指导下，由Web委员会全体成员提供自己部门的信息渠道，共同确定分类标准，对信息进行分类。也可由各部门的Publisher在部门内先分析自己的公用信息和专用信息，将公用信息送到Web Administrator处进行组织。具体采用什么方式由各企业的信息管理模式来确定。
主题法则是用自然语言深入揭示信息的知识单元，根据信息的自然情况直接设置检索点。主题法在表达概念上具有较强的直观性，按事物检索的功能强。当用户不清楚事物的具体类别时，可输入检索词查找信息，特别适合处理文本信息。因此从用户信息检索的角度出发，Web信息组织还必须提供关键字搜索／索引能力，使用户想要检索、浏览有关某一主题的信息时，得到相关信息所在的URL的集合。通常企业可以通过搜索引擎或索引工具实现此项功能，Web Crawker、Spider、AltaVista、Excite等都能提供企业级的搜索工具。另外，用户还可以通过从IS部门的信息经纪人页面和企业视图等得到相关的专题信息和帮助，在后面将详细介绍这几种方法。
3.3 信息组织手段
在企业内部，Web页可分为两种基本的类型：内容页(content page)和信息经纪人页面(broker page)。内容页由对用户有价值的信息组成，而信息经纪人页面帮助用户找到和他们的需求相匹配的内容页。内容页有多种形式，它们可能是静态的，也可能是与数据库或信息仓库相结合的动态页面。一个好的信息经纪人页面通常是针对某一特定的用户群或是某一特定的功能而设计的。它由指向内容页的超级链接构成，并对链接的内容进行简短准确的描述，帮助用户衡量信息的可能价值。搜索引擎通常和信息经纪人页面结合起来使用，它与检索词主题相关的信息经纪人页面作为“热点”(hits)返回，其中包含了超级链接、匹配程度、专家的简短评价和更进一步检索的分类目录。下面介绍一些使用实例。
(1)企业视图。
企业视图给出了整个企业内部信息内容页的结构框架（实例如图9所示），它成树状结构展开。根页面由企业内所有部门的节点页面的URL所组成，各节点页面又由下一管理层次的节点页面的URL组成，这样层层深入下去，直到信息编辑（作者）自己的页面导航图。企业Web管理者负责根页面URL的维护与更新，各节点页面的维护则由相应层次的管理人员来负责。企业视图为我们提供了完整的企业信息的鸟瞰图，为信息管理者和使用者提供了方便，任何人都可以从任一节点页面出发向下链接，找到最底层的内容页。它的优点在于：
①企业视图一旦形成，信息编辑（作者）就可以自由发布信息，它们会自动出现在企业逻辑视图中。
②信息的分类和内容页受机构变革影响不大，对于产品生产线或服务部门的增减只需增加或删除相应的URL即可，即使部门设置发生变化，也只需改变相应节点页面的URL就能很快调整，而无需改变内容页的内容。
(2)阴影视图。
企业视图只是提供了所有已建设完成并在Intranet中发布的信息资源的管理路径，而对尚在建设中的信息资源没有给予揭示，为了避免不必要的重复建设或是集思广益吸取更多的人参与建设之中，企业常常需要对尚在建设中的信息资源进行管理，阴影视图正是对企业视图在这方面的完善，对还在建设中的尚未完成的信息内容页进行管理。它和企业视图的工作原理完全相同，只是最底层的节点页面有所不同。信息编辑（作者）所维护的导航页分为两个部分：已完成并发布的页面和尚在建设中的页面。当后者的草稿完成后，创作者将其放到自己的Web目录并与自己的导航页链接。草稿修改后，作者用相同的文件名将最新的版本放到相同的Web目录下，以便导航页自动指向最新版本，草稿加上版本编号后依然存在。当内容正式完成后，作者删去导航页中的尚在建设中的信息资源部分，将内容链接到已完成的部分即可。同样的，我们还可以将这项技术用于项目管理、职能管理当中。
(3)信息经纪人目录。
企业信息经纪人目录，有时也被称作“黄页”，是按专题组织的，能帮助用户找到他们所需要的信息经纪人。信息经纪人目录通常由Web管理者来维护。因为非正式信息的经纪人也出现在企业的信息经纪人目录中，故需要有一些机制来保障目录不会被过时的、冗余的页面链接所充满。同Intranet中的其它功能一样，其面临的最大挑战是加入一些集中的观点但又不至于产生集中管理中可能出现的瓶颈，为此出现了一种称为“日出”(Sunset)的解决方案来对非正式维护的信息进行管理。任何一个信息经纪人可通过Web上的表格或E-mail将自己的页面目录发给Web管理者或是一个能自动在信息经纪人目录上添加链接的脚本。通常非正式的信息经纪人可在信息经纪人目录中出现60天，如果在这60天内信息经纪人没有发出继续的请求，其链接将从信息经纪人目录中被删除。这就使非正式信息的经纪人页面既能够发布，也保证了企业信息经纪人目录不致成为过时信息的链接仓库。
4 结语
一谈到Intranet的构建，人们大都想到的是其所具有的功能，如：FTP、E
mail、信息发布、数据查询和视频会议等，或是Intranet的实现技术，如：网络基础结构如何架设、购买各种软硬件，却常常忽视管理方面的问题。本文从企业信息来源、信息管理模式、Web信息组织方式等几个角度，探讨了企业信息资源的组织和管理。不难看出，一个好的Web管理机构将有助于企业信息的维护和管理；一个好的Web管理方式的制订，有利于保证企业信息的准确性、安全性和可管理性；一个好的Web结构的构建，有利于企业信息的有序化、模块化和可扩展性。因此，在构建Intranet时，管理问题要从长计议，系统规划，不容忽视。