提高烟草企业办公室档案管理工作效率的思考研究
赵青青
（贵州省烟草公司黔西南州公司 贵州 兴义 562400）
摘 要： 对于企业的档案管理来说，档案管理制度是其基础，并且所有的企业档案管理工作都是在档案管理制度的基础之下展开的，并且制度也正好是实践中最为矛盾的一点，因此，在企业改革的环境下，制定适合企业目前运营状态、提高工作人员的效率的档案管理问题就成为了我们现在最需要研究的问题了。在企业的改革中，一定会伴随着新制度的制定，在制定新的制度的时候，不仅仅要确保制度的正确性，还要考虑到这个制度是否具有较强的执行性，是不是可以帮助员工改掉怀的习惯，这是企业在改革的时候需要注意的问题关键。
关键词： 档案管理；烟草企业；工作效率；思考
一、企业管理的制度的更新
由于企业的行政制度是关系到每一个员工的，因此，在制定的时候，应该让每一个员工都参与进来，这也是制定好的行政制度的关键。烟草企业办公室的档案管理制度是企业中的档案管理者拟定的，由于这些文件管理员没有参与所有工作流程，制定的规则和条例必然会在执行过程中造成不愉快的问题。这是公司雇员抱怨不合理制度的原因之一。因此，企业的管理者在制定制度的同时，一定要积极的听取员工的意见，在听取员工意见的基础上在对制度实施制定，可以很大程度的减少实施制度过程中出现的问题。
二、企业办公室的组织机构的改革
在进行企业的管理改革中，企业的组织机构也是其中一个重要的因素，企业应该对组织机构进行有效人员裁剪和人员安排，最大化的利用人才，经金字塔式的组织结构逐渐的转变成扁平式的结构形式。扁平式的结构形式越来越被应用在企业中，在整个世界的范围也逐渐的扩大，扁平式的组织结构在一定的程度上减少了金字塔式对人才的浪费，企业的组织结构强调权力下放：不同管理层次之间的关系相对较小，而且大部分分布在较低层次的雇员之间，因此每个雇员都可以承担自己的责任。问责制和权威还使整个组织能够有效地运作和更好地运作。同时，这也可以确保社会始终充满新的活力。职能管理的最重要方面是确保对每项职能的管理和监督：每一个实务单位往往只关注该单位智力完成的程度，并对整个系统实行纵向管理控制。该股通常缺乏全面的实质性联系。业务流程管理的目标是整个企业的战略目标，以客户需求和市场份额为指导。整个企业的业务行为是一个整体过程，许多其他部门行为也被归入这一整体过程。总之，创建一个组织在企业发展中起着重要作用。对于企业的员工的分配和人力资源管理都有着至关重要的作用。因此，加强企业的组织机构的改革是促进企业发展的关键因素。
三、企业办公室档案管理的信息化改革
在企业信息发展方面，与企业管理部门之间存在着相互促进和相互依存的关系。在正常情况下，企业结构相对稳定，但随着市场经济的不断变化和发展，企业对信息的要求不断增加，企业的非支配地位逐渐占主导地位。提高组织结构的灵活性和效率。为了适应市场经济的变化和激烈的竞争，公司不仅仅要求企业通过灵活的组织结构管理其生产。这也要求管理层灵活应对任何时候发生的变化。不同区域的企业部门、分支机构或名册管理人员可以利用管理信息系统进行分析和判断，从而直接就生产管理问题做出决定。通过网络的支持和实用的管理信息系统，可以迅速建立一个小型的、以部级单位为中心的组织结构，这种结构将更加灵活和有效。提高企业档案管理结构调整和组织结构优化的成功率。
结语：
由于企业外部环境中的许多因素迅速变化，企业的行政对策不仅可以继续满足提高原始管理进程处理速度的要求，但是，还必须考虑重新设计业务和管理进程，包括优化和恢复组织结构。设计除了对提高企业档案管理的效率和降低成本产生重大影响外，管理信息系统在促进企业文件管理业务和过程的转变方面发挥着更大的作用。这些职能是通过信息规则、开发和利用信息资源的新方法以及合理的信息流通渠道来履行的。因此，管理信息系统在企业文件管理的结构调整中发挥着关键作用。
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