科研院所实时报销模式向预约报销模式转换的探讨
沈 丽，邱圣龙
(牡丹江医学院财务处，黑龙江 牡丹江 157011)
摘要 :随着科研院所科研经费的不断增加，科研院所财务工作越来越繁忙，在高节奏工作的环境下，财务人员与报销人员的矛盾也越来越多。笔者通过分析实时报销的现状与弊端，探究由传统实时报销转为预约报销模式转变的必要性，改善财务人员和报销人员的矛盾关系，提升财务管理的效率，进一步加强财务工作的管理水平，为决策层提供更全面科学的财务状况，实现财务工作核算型与管理型之间的转变。
关键词 ：科研院所财务；网上预约报销；传统报销
随着我国科研事业的迅猛发展，特别是近年来，随着我国科研经费投入不断增加，科研院所经济活动呈现多元化方向发展，科研腐败案例也逐渐暴露在公众的视野。党和国家正逐步完善科研经费管理的有关政策，全面提升财经法纪法规的管理。
实践证明，“因材施教、分层培养、工学交替、强化技能”的人才培养模式及课程体系是高职机制专业改革的一条可行之路，较好的解决了高职学生学习积极性不足、技能优势不明显的问题。至于工学交替实训及课程体系中存在的一些瑕疵，有待在实践中予以完善。
1 科研院所传统的实时报销现状
现阶段各大科研院所也不断提升科研项目管理能力与财务管理能力，为保障科研经费的合理合规使用，报销制度也越来越严越细，财务部门所承担的任务越来越重。科研院所财务报销审核工作是财务部门重要的基础性工作之一，各种科研报销业务繁杂、依照相关科研经费管理制度报销手续烦琐、涉及与多部门联合执行管理制度。它是院所贯彻执行国家每一项经济政策、法令、制度的直接体现，是一项政策性很强的工作，也面临着许多新的挑战。财务报销与每一位科研院所的成员息息相关，随着科研项目管理逐渐被收紧，使得科研经费的报销审核变得越发严格，而科研经费报销工作又是一项繁琐且需要专业技能的事项。在这种背景下，繁琐的报销工作将会对报销参与各方形成巨大的压力，该压力一方面来自于财务人员本身，另外一方面是科研人员的科研经费报销压力。报销事务参与各方都成为了科研项目经费管理、报销审查尺度收紧的代价承担者，随之财务和报销人员双方也产生了的矛盾。目前院所广泛采用的传统财务报账模式——实时报销核算模式不利于这个矛盾的解决，并且在一定程度上加深了这种矛盾的激化。
2 传统实时报销核算模式存在的弊病
2.1 报销时间过长 在传统的实时报销模式中，当财务人员接收到报销人员的单据后，即开始审核、判别、计算、录入、打印凭证等财务工作。一般情况下，每张报销单都需要经过5到15min制单时间(当天排队人数较多时，制单时间将会延长)。随后，报销人员凭借着财务审核后的报销凭证才可以到出纳处进行报销。若报销凭证缺少部分领导或者部门的签字，按照单位的财务管理规定，报销单据将无法审核通过，报销人员又需要重新到各审批部门进行审批。若出现相关人员因事不在办公室的情况，报销人员就需要重复往返审批部门办公室递单审批，审批人员签字后报销人员才能回到财务部门重新进行审核。在这个反复的过程，无形中占用报销人员大量的工作时间，传统的实时报销这种模式明显不利于科研业务的有序发展，同时也是对科研人力资源成本的一种浪费。
2.2 财务工作量巨大 报销人员集中时间将大量报销单据送往财务部门审核，财务人员一方面需要面对大量的原始凭证审核工作，另外一方面还需要对业务流程进行审核，财务人员还会随时面临解答和讲解各种报销业务中存在的问题，同时还要进行账务处理工作保障科研经费会计科目的准确性，录入会计信息系统。面对如此高节奏且出错率高的财务报销环境，由此给财务人员带来超高的工作负荷。
传统报销模式下，报销人员几乎每次报销都需要排队等候，当出现报销人数过多时，无形中会造成报销人员时间的浪费，在年底封账时甚至有很多报销人员在财务部门没有上班前就开始排队等候；网上预约报销模式下，报销人员可通过互联网进行报销单操作，解决空间的限制；除此之外，报销人员可以灵活安排自己报销时间，解决时间的限制；网上预约报销模式下，报销人员在完成报销单据的填制工作后，将报销单据交给财务人员即可，这无形中降低报销人员整体的报销时间。
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3 传统的实时财务报销核算方式向预约模式财务报销转变的必要性
传统报销模式下，报销人员无法全面掌握项目费用的使用状况和结余金额，每次都需要通过财务人员对项目费用进行咨询，这无形中会增加课题负责人与财务人员的工作量；网上预约报销模式实施后，课题负责人可清晰明确的看到自己的科研项目经费使用情况，并及时把握科研项目的整体进度，查询科研经费报销使用情况，使得报销费用更科学、清晰。课题负责人只需通过财务报销网络即可进行查询科研经费，大大减少财务人员工作量。与此同时，课题负责人还可以通过财务报销网络查账了解财务人员做账情况，当发现账目疑问时，课题负责人可以及时与财务人员沟通，保证财务工作的透明性。
从微观角度分析，能源计量工作在工业领域中有显著的应用成效。该工作的主要内容是对一些大型耗能设备进行以下几种能源的消耗监测测：（1）热能消耗量；（2）水资源消耗量；（3）电能消耗量。有效地对这些能源进行消耗监测管理，不仅可以极大地提升工业企业的精细化管理水平，还可以极大地扩展工业企业的管理功能，例如，使企业实现计量设备管控，从而有效地分析产品能耗，快速核算出能耗成本等。另外，由于能源计量技术具有成本低和风险小等特点，因此，有效地将能源计量技术应用到节能降耗工作中具有重要的作用[3]。
3.2 实现财务报销从传统的实时模式向预约模式转换的优势
在这种传统的实时财务报销模式下，报销人员也是有很高的负面情绪，不仅仅等待时间过长抱怨报销兑现慢，而且一旦出现报销单据审核不通过的情况，极易引发与财务人员的冲突，甚至出现辱骂财务人员或者殴打财务人员的现象发生。由于财务工作每天都是重复繁重的工作内容，而大额科研经费、行政支出需要部门甚至于科研院所领导签字审批，他们就需要牺牲自己个人科研时间对财务报销事宜进行审批，使得正常办公秩序受到影响。这种传统观念与模式的财务管理办法，与当今高节奏快速的社会发展步调格格不入，也使得财务管理受到空间和时间双方面约束，难以履行核算和监管两大职能。
传统的报销模式，报销人员需要排队等候报销，当财务人员告知报销资料不全或者不符合报销要求时，由于等候时间过长等原因报销人员极易产生负面情绪，无形中会加深财务人员与报销人员之间的矛盾；然而，网上预约报销模式能改变过去报销人员排队的情况，所有的报销人员只要完成报销单填制、递交工作即可进行后续操作，如此下来，无形中有效降低报销人员等候的时间，报销人员也就不容易产生负面影响，报销人员、财务人员也就不会轻易发生冲突与矛盾。
传统报销模式下，报销人员只需要按照要求进行发票、原始凭证的收集，报销人员本身并不需要了解财务制度，报销人员只会按照财务的要求进行报销，并不会对财务制度进行主动学习；在现在，网上预约报销模式的出现对每一笔报销费用进行明确规定，对于部分超额报销项目是无法通过系统进行录入，例如出差住宿费、交通费等。如此下来，报销人员必须主动了解财务制度的要求，使报销人员主动积极地学习财务制度。所以网上预约报销模式是一种可以提升报销人员参与度，并促进报销人员主动学习单位财务管理制度的方式，如此下来，将会有效降低报账出错的概率，提高财务人员的工作效率。
3.1 传统的实时财务报销核算方式与预约模式财务报销的区别 传统报销模式下，报销人员排队等待才能进行报销，过多的排队人员使财务人员需要面临嘈杂的工作环境，产生较大的心理压力，财务人员的情绪也会受到极大影响；网上预约报销模式下报销人员可通过网络完成单据填制，并不需要排队等待制单，进而使财务部门工作环境变得更加安静，有效缓解财务人员的工作压力，使财务人员可以保持积极、乐观的心态开展财务管理工作。与此同时，财务人员可以把预约单的信息导入系统中，随后即可完成录入工作，这无形中有效提高财务人员工作的效率，还可以大大降低手动输入的错误率。从报销人方面看，当财务审核人员接受报销单据后，报销人员即可自行离开，可有效降低传统的实时报销模式排队的时间。从财务人员方面看，统一对原始凭证进行审核，如果遇到不符合要求的凭证，财务人员可以利用电话通知报销人员进行调整，若原始凭证内容真实可靠，财务人员可以统一汇总进行处理，使财务对账工作自动化不断加强，以此提升财务报销的效率与财务管理水平。
6.2.4 不得经营下列国家和本市禁止生产经营的食品、食品添加剂和食品相关产品：《中华人民共和国食品安全法》第三十四条规定的禁售食品、食品添加剂、食品相关产品； 《食用农产品市场销售质量安全监督管理办法》第二十五条规定的禁售食用农产品；《上海市食品安全条例》第二十三条规定的禁止生产经营的食品；《上海市人民政府关于禁止生产经营食品品种的公告》规定的禁止生产经营的食品。
在科研院高速发展的背景下，在保障高质量的科研研究要求下，应实现对财务管理模式的创新，以更高的财务管理水平完善财务管理体制与财务约束机制。单位内部应进行深化改革，结合国家公务卡结算制度改革，配合信息化平台，建立新型财务报销模式。通过建立财务报销预约模式与公务卡使用制度相互结合的运行机制，使科研院现有的财务活动变得更加多样化与复杂化，不断促进单位财务管理水平的提升。
卡尔曼滤波(kalman filter, KF)通过递归的方法，迭代更新估计值来减小误差 [4]。KF的优点在于计算过程只需要上一时刻的估计值和当前时刻的观测值，极大地减少运算内存的消耗。
3.2.1 缩短财务报销排队等候时间，节约科研人员的工作时间 在传统的报销模式下，大量的报销业务导致财务部办公室经常出现排队等候的情况。当执行预约报账后，报销人员可随时开展报销业务申请，并按照自己的时间进行报销安排，改变过去长时间排队等候的情况发生。与此同时，财务部门办公室杂乱无章、互相拥挤的工作环境也会逐步消失。
3.2.2 有效提升财务制度的宣传力度，改善财务人员、报销人员之间的沟通方式 在执行预约报销模式后，报销人员会逐渐对报账流程进行熟悉，从思想上对财经法规产生认同感。只有报销人员从内心接受新的财务报销流程，报销人员会对财务人员票据审批标准产生认同感，有效降低财务人员与报销人员之间不必要的争论。在实施报账的过程中, 报销人员与财务人员应共同营造和谐的工作氛围，并从客观上让所有的科研人员了解财务运作，也让财务更好地为科研院所服务。
3.2.3 有效提升财务工作效率，实现核算型与管理型之间的转变 财务人员工作得到进一步的简化，工作效率的提升使财务人员的作业时间得到有效降低，财务部门的工作也实现核算型与管理型之间的转变通过科学合理的方式，解决科研院所“报账难”的问题。
同时，公务卡结算制度改革为预约报销模式提供了便利条件。这些年来，在中央预算部门、省级预算单位共同努力下，公务卡结算制度得到有效推动，科研院所作为中央预算部门、省级预算单位中的一员，也正逐渐开始执行公务卡结算制度。随着公务卡结算制度的不断推行，“零现金结算”也逐步取代传统的现金结算方式，提高财务事务的办事效率，同时降低科研院所现金的使用量，为预约报销模式的推动打下基础。
4 结论
综上所述，预约报销模式具有节约人工成本、提升办事效率的优势。预约报销模式的推广与实施一方面需要科研院所财务部门的努力，另外一方面还需要其他部门的鼎立配合。科研院所应出台响应的激励政策，使公务卡进一步普及，不断推动“零现金结算”的开展，防止公务支出的腐败行为，提升科研院所报销项目的效率，为科研院所的成员带来更高效便利的报销模式。与此同时，预约报销模式能有效提升财务部门报销业务的处理效率，使财务部门可以有更多的可支配时间，为决策层提供更全面科学的财务数据。如此下来，财务人员可以从事更高层次的财务管理工作，使财务管理工作更加透明，实现财务工作核算型与管理型之间的转变。
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中图分类号 ：G647.5
文献标识码： A
文章编号： 1001-7550(2019)02-0170-03
作者简介 :沈丽(1966-)，女，学士，高级会计师，研究方向：财务管理。
通讯作者 :邱圣龙，E-mail:qiushenglong@126.com。
(收稿日期 ：2019-01-09 )
本文编辑 ：(郭丽双 )
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