摘要：煤电一体化是一个综合能源产业，是在我国煤电供应与电力需求矛盾下产生的，这种经营模式不仅能够合理的整合资源、缓解交通运输的压力，而且符合我国可持续发展的理念。笔者从事的煤电一体化项目是国务院批准的国家重点项目，对档案管理要求极高，下面从煤电一体化公司档案体系的搭建与档案业务的建设谈谈自己的看法。
关键词：企业管理；煤电一体化；档案管理
为了全面做好某煤电一体化有限公司（以下简称“公司”）的档案管理工作，确保档案岗位能够为工程建设提供有效的服务，为基建、生产、经营等管理提供档案利用信息服务，结合我对某煤电一体化项目的发展现状，制定以下档案管理实施方案。
一、组织机构与管理职责
加强档案管理工作、完善档案管理机制。工程伊始需首要搭建档案管理组织机构，逐步丰富和完善档案管理的组织机构。明确档案管理部门的设置、人员配置、职责、隶属等内容，明确档案岗位的分管部门和分管领导，形成公司层面的三级管理机构。
为使档案工作层层落实，责任到人，公司还需要搭建基建项目档案三级管理网络。第一层次为由公司、档案管理机构和档案员组成的公司“三级”框架，第二层次是在监理公司、建设单位形成参建单位“三级”框架，即每个单位要有分管领导、档案管理机构和档案专责人员的组织机构，同时第三层次是在横向，要形成公司、监理公司、建设单位的“三级”档案管理职责，从而形成三级管理网络。
管理网各层次均需由公司、监理及各参建单位负责人分管，各层级的档案管理机构职责明确，各级档案专业人员的能力素质要得到公司档案管理机构的确认。
二、建章立制，规范档案管理工作的设计和执行
（一）制度设计
规范档案室基础管理工作，使各项工作有章可循、有法可依，必须制定档案工作规章和档案管理制度。
企业档案工作规章包括：企业档案管理规定、档案工作责任追究制度、应急管理办法(预案)、文件归档责任规章。
企业档案管理制度包括：归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、统计制度、利用制度、保密制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作管理制度。
注：煤矿档案整理规范参照《煤矿建设项目档案管理规范》执行，根据“与煤矿项目配套建设的电厂、铁路专用线、化工厂等方面的档案管理参照相关行业标准”的要求，电厂档案整理规范参照《火电标准》执行。
《煤矿建设项目档案管理规范》规定了煤矿建设项目档案工作组织、职责要求，明确了项目文件归档、项目档案整理、保管、利用、信息化管理及项目档案验收的基本方法，档案分类方案依照《煤炭企业档案分类规则》执行。
《火电标准》是火电档案管理体系的管理性标准，是以电力档案管理实践和经验成果为基础制定的，规定了档案整理要求、业务工作流程、文件收集、整理的工作方法及规范。档案分类方案依照《火电企业6-9大类档案分类及保管期限划分表》执行，详细规定了火电企业文件材料档案归档范围和保管期限。）
（二）制度执行
档案制度的建立是开展档案工作的基石，制度涵盖了各项要求、流程、规范，但同时要形成对制度的宣贯、宣讲，对制度执行情况的指导、监督，对收集待归档材料的审核。
三、档案基础设施和信息化建设
档案管理不同于一般管理行为，必须要配备相对完善的档案基础设施，为档案管理提供较为有利的工作环境。要配备面积充足的档案库房，达到八防标准。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆办公、阅览、库房三分开；要配置档案密集架、消磁柜、消毒柜、空调、温度调节器、温湿度表等必备的档案设备设施，以确保档案在存档过程中保持最佳状态；要为档案人员配备电脑、复印打印扫描一体机等设施，以及档案工作需要的办公耗材。
加强档案信息化建设。信息化的实现可以通过引进档案管理系统，实现档案工作由始至终的信息化：充分利用并拓展火电档案管理系统功能，通过大量工作不断增加录入归档档案条目，以提高检索效率和档案管理工作效率，实现档案的信息化管理。
四、加强档案基础业务建设
1.普及档案管理制度，完成阶段基础归档工作。定期开展档案研讨、培训、档案法以及相关标准的宣贯，定期指导各部门兼职档案员对本部门形成的档案进行分类、整理工作。
2.印发年度档案工作计划，提高档案管理的计划性，尤其对上级单位要求和年度重点工作要勤加关切，完成年度档案归档和利用要求，圆满完成上级单位档案工作要求和重点档案管理工作。
3.建立档案管理台账。以“痕迹化”促进档案管理规范化。要对档案库房管理情况、档案库房室藏档案数量、年度出入库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况（包括学历、职称、培训情况等）、档案设施设备使用情况、档案归档情况、档案鉴定销毁情况、档案统计情况等内容建立台账，如实记录档案管理各环节的管理痕迹，通过“痕迹化”管理实现档案管理的规范化。
4.有侧重地开展基建档案管理，实现档案管理标准化，圆满通过档案专项验收。
(1)按照工程项目建设前端、过程、后期三个阶段，分解细化各阶段档案工作的侧重点。
前端管理作为项目档案的首要环节，是保证项目档案齐全、完整的关键。采取“事先介入”的方式，参与合同审查，即合同条款必须有项目档案归档责任、归档时间、档案编制质量等内容。参与支付控制，即工程款支付签批单档案人员签字。过程管理作为项目档案的重要环节，是保证项目档案真实、准确、系统的关键。
采取“事中控制”的方式，即参加设备开箱、参加每周工程进度协调会，参加阶段检查、工程节点交工验收。建立项目档案交底机制，按照项目档案规划，对参建单位的施工文件在形成过程中的注意事项、文件的归档范围、质量要求和编制要求，分期向参建单位进行交底；按照项目单位工程的划分，要求参建单位对文件形成内容，向项目公司进行交底，掌握项目档案管理的主动权。后期管理作为项目档案的必要环节，是考核项目档案完整、准确、系统、有效的重要手段，也是全面考核项目建设成果，检验项目设计、施工、管理，检验项目档案管理与项目同步，检验工程质量的主要依据。
采取“事后严把验收关”，即强化项目档案的移交、验收与评价，保证项目档案规划的全面落实，保证项目档案工作目标的最终实现。
(2)档案管理标准化与档案专项验收的准备工作要从基建项目伊始就着手开展。
严格按照国家档案局、国家发改委和上级单位《重大建设项目档案验收办法》等规定进行收集、整理、立卷移交归档，专项验收前要对机构设置、责任落实、制度建设、归档过程（形成、积累、收集、整理、归档）、系统化（分类、组卷、编号等）与同步等情况进行再次核查，归档内容要涵盖前期、工程、设计、施工、竣工、设备、验收等各个环节，确保基建档案归档达到齐全、完整、系统的要求，安全质量符合归档要求。同时，对验收检查组在抽查、汇报、答疑、招待等过程中可能发生的情况进行预估并做好准备，确保顺利通过档案验收
五、档案管理精细化和生产运营期的档案利用
基建转生产期后，档案管理的重点由基建转向生产运营，在整改档案专项验收提出的问题的同时，开展档案管理工作的调研和专项检查，在重视档案收集归档的同时，逐步加大档案利用的推进力度，推进档案管理精细化。
通过查、借阅登记及利用效果反馈登记，编写档案利用典型事例材料推广档案的利用作用，坚持在工作中时刻把握“档案工作是服务工作，档案管理的最终目的是利用”的原则，坚持在工作中做好对项目建设的服务和积极推动作用，生产期要时刻把握好档案利用的效果，促进全员职工科学利用档案的热情。
论文作者:傅朝彦
论文发表刊物:《基层建设》2019年第15期
论文发表时间:2019/8/5
标签：档案论文; 档案管理论文; 项目论文; 工作论文; 制度论文; 情况论文; 基建论文; 《基层建设》2019年第15期论文;