中外电子文件管理之比较，本文主要内容关键词为：文件管理论文,中外论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近年来，随着电子计算机技术的迅速发展，计算机已越来越广泛地应用于各行各业，由此也产生了大量的电子文件。这就给传统的文件与档案管理带来了新的挑战。如何对这些电子文件进行科学有效地管理成为各国档案工作者不断探讨和实践的重要课题。本文拟就国内外在电子文件管理方面的异同作一简要比较，以寻求电子文件管理的最佳途径，推动文件与档案管理的现代化。
一
国内外在电子文件管理方面存在很大差异，主要体现在以下几方面：
1.电子文件管理规划。美国早在1993年再版的《联邦文件管理术语手册》中，对电子文件管理规划的定义作了具体规定：不论文件载体形式，围绕文件的产生、维护、利用和文件的处置而展开的管理机构记录信息所需的经计划、协调过的一整套政策、操作程序及活动。在对电子文件管理规划的任务方面，也有较明确的规定，即阐明工作的内容，要做什么，如何做，为什么做等。电子文件管理规划的实质是以法制化、程序化、制度化、规范化、标准化的科学管理手段，强化人们的档案意识和文件工作责任感，保证文件档案工作的质量，提高各部门的工作效率。
目前国内对电子文件管理规划的重视还不够，没有统一的规划，各机关、档案馆只是在实践中自己摸索。要实现电子文件管理的法制化、程序化、制度化、规范化和标准化，就必须改变当前电子文件管理各行其事的状况，尽快制定出电子文件管理规划。
2.利用光盘技术保存档案。利用光盘技术（欧美国家常称之为数字图像技术）保存档案原件是指利用激光扫描将档案原件上的信息以数字的形式存储在光盘上，也就是将纸质文件转化成电子文件。这种方法保存档案不仅信息容量大，存储密度高，便于拷贝复制和安全保管，而且有助于提高存取速度和利用效率，是目前比较先进的保存电子文件的方法。正因为如此，利用光盘技术保存档案引起国际档案界的普遍关注。首先，他们注重激光扫描的质量，因为这直接关系到光盘档案图像文字的清晰度和还原效果。其次，在利用光盘技术对档案原件进行转换处理时遵守相应的法律规定。美国、加拿大等国已制定出了适用于制作电子文件的法律准则。欧美一些国家还要求在扫描之前对档案原件进行复查，以确保光盘技术在档案管理领域中的应用符合法律规范。再次，建立完善的光盘检索系统。瑞典对光盘技术的使用作了明确规定：“当计划使用数字图像技术时，有必要编制一个光盘检索系统……”此外，欧美国家在利用光盘技术保存档案时还注意到确保保存和利用档案信息的超时完整，同时对档案原件转化为光盘档案之后采取慎重处置的态度。美国联邦档案在得到美国国家档案与文件管理局的批准之前不能擅自销毁。
现在我国的电子文件主要采用的是磁盘存储、脱机采集的做法，利用光盘技术保存档案在国内还没有被广泛采用，只有少数的单位使用了这一技术。利用光盘技术保存档案在我国还只是刚刚起步，没有相应的管理措施，技术水平较之于欧美还有一段距离，这有待于我国档案工作者的进一步努力。
3.电子文件中心保存电子文件。在电子文件的管理方面，美国有一套独到的办法，那就是电子文件中心保存电子文件。电子文件中心是美国国家档案馆内部的一个机构，在那里收藏着大量联邦电子文件。这些电子文件产生于美国联邦政府计算机的应用过程，内容也涉及到政府的各方面活动。电子文件中心的档案工作者与联邦政府的各机构合作，共同对电子文件的价值进行鉴定，只有具有长期保存价值的电子文件才能收藏进美国国家档案馆的电子文件中心。档案工作者根据凭证性、法律性、信息价值及该信息是否具有长期研究的潜力等方面对电子文件进行鉴定，还要考虑到电子文件的内容是否是原始信息；产生于哪个机构；为什么会产生这些信息；用户将怎样利用这些信息；该文件对联邦项目及政策会带来什么影响等。同时，转移到电子文件中心的电子文件要和普通档案一样必须遵守美国国家档案法对档案至少保留30年不开放的规定。
目前，我国开展办公自动化方面活动的单位很多，各机关部门在业务活动中也大量使用电子文件，但却没有一个专门的机构来管理电子文件。大量的电子文件则是同纸质档案一样由各个档案馆自行管理，对电子文件如何鉴定并接收进馆没有统一规定，这些都有待我们去研究解决。
4.利用因特网（国际互联网）为用户提供服务。在电子文件的管理利用方面，为方便用户，欧美一些国家已经启动计算机档案检索系统并在国际互联网上开通主页。自1995年万维网服务器投入运行以来，英国公共档案馆就在研究探索利用因特网为用户提供远程在线利用服务的技术方法。并力争到2001年将所有馆藏档案的目录等检索工具全部输入计算机并与因特网相连，实现档案的远程在线检索。美国国家档案馆的电子文件中心也已在国际互联网上开通主页，用户可以从互联网上检索到电子文件中心的电子文件。但检索电子文件信息要受到美国信息自由法案的约束，对有违信息自由法案的检索，在检索过程中就会被数传机扣留，以维护国家安全和公民的隐私权。美国国家档案馆和电子文件中心都有自己的电子邮件地址（llgopher.nara.gov170和cer＠nara.gov ）。用户可以通过电子邮件直接和电子文件中心取得联系。
我国目前还没有利用因特网为用户提供远程在线利用服务。在一些图书馆出现了计算机网络检索系统，但档案馆的档案和电子文件还未上网。在一些高校中，电子文件的部分文本文件和少量数据库也只是传输到了校园信息网，由于种种条件的限制，国内档案馆的电子文件暂时还不具备上网的条件，广大档案工作者也正在往这方面努力。
二
尽管国内外在电子文件管理方面存在诸多不同，但其中还有一些共同点。
1.电子文件的应用日益扩大。计算机的普及，使电子文件的产生和应用成为必然，各国的许多机关、部门、企事业单位都建立了计算机管理系统，计算机自动控制、辅助设计、信息检索、质量保证等系统。有的行业计算机普及率已达80%以上。大量的电子档案载体代替了传统的纸质档案载体，对电子文件的管理将成为今后档案工作的重点。不管在国内还是国外，电子文件的应用都呈逐渐上升的趋势。
2.对电子文件进行规范化管理。电子文件的广泛应用，促使各国对电子文件的规范化管理关注起来。一些机关部门针对自己的实际情况分别制定了相应的办法或实施细则。在英国，针对政府各部门电子文件及其相关材料的管理问题，英国公共档案馆积极行动起来，由该馆馆长牵头成立了一个由各政府主要机关信息技术部门负责人参加的领导小组，负责该项工作的整体组织协调。英国公共档案馆首先制定了一项供各部委使用的《电子文件管理指南》，为各部委提供了一个最优化工作指南的框架，这是英国公共档案馆在电子文件管理方面取得的最重要的一项研究成果。此外，他们还着手制定了3个电子文件管理办法， 对电子文件的鉴定、接收和保管进行了规定。1996年10月，我国国家档案局为解决电子文件及其档案管理问题成立了电子文件归档领导小组，专门研究电子文件归档、管理、利用、法律效力以及长期保存问题。1997年初，国家档案局会同有关单位编制了《计算机辅助设计（CAD）文件管理》、《CAD电子文件光盘存贮、归档及管理要求》， 以此作为电子文件管理的技术法规。
3.对电子文件的管理和研究工作不断深化。英国公共档案馆的电子文件管理和研究工作目前主要有4 个方面的内容：一是对政府各部门电子文件的产生和管理现状进行了一次调查，摸清各单位电子文件的格式和采用的应用软件种类，并据此制定了电子文件管理指南，规范各部门的电子文件的管理和归档；二是研究提出国家档案馆接收电子文件的基本格式和保管电子档案的基本方法与要求；三是积极参与欧洲各国组成的一个“工业改革计划”项目，研究制定统一的用于电子文件的软件标准，希望各国软件公司采用；四是积极开发万维网服务器，研究远程利用档案的技术和方法，最大限度地满足社会对档案信息资源的需求。
我国对电子文件管理研究工作也方兴未艾，各机关单位纷纷结合具体情况，不断探讨对电子文件管理的有效方法，对电子文件的归档、保管、利用及实际工作中出现的情况进行研究探讨，这方面的文章也不断见诸报刊杂志。同时，CAD 电子文件档案管理开始试点并将逐步推行全国实施。这些理论与实践的有益探索，已初步建立起电子文件管理的框架，中国的档案工作也逐步进入电子档案管理的新阶段。
总而言之，国内外在电子文件管理方面既有不同点也有共同点。不同点主要存在于国内与欧美在发展水平上的差距和管理体制的不同，国外的先进经验我们可以借鉴，但不能照搬。共同之处也在于电子技术迅速发展的大趋势，使国内外在电子文件管理方面走到了一处。