第十四届国际档案大会的学术特点及主要议题，本文主要内容关键词为：议题论文,四届论文,学术论文,大会论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
2000年9月21日至26日，第十四届国际档案大会在西班牙历史名城塞维利亚隆重召开，来自150多个国家和地区的3000多名代表济济一堂，使大会的规模再创历史新高。本届大会一如既往地成为国际档案界的学术盛会，全方位地展示了进入新千年之际国际档案界学术研究与交流合作的新发展，其学术成果必将对各国档案学术研究产生广泛而深远的影响。笔者难以全面地理解和阐述本届大会的学术贡献，只能将与会的点滴感受与读者分享。
处于世纪之交，千年之交的本届国际档案大会具有强烈的时代特色和学术特点：
主题宏大，议题广泛。三次全体报告会，两次平行会议，五个自由论坛，会前研讨会，以及国际档案理事会下属各处和专业委员会举办的一系列学术研讨活动，以其广泛的视角和崭新的思路将“新千年与信息社会中的档案”这一大会主题烘托得鲜明而深刻。各次会议涉及的议题十分广泛，兼顾理论和实践，全球性和区域性，社会视角和专业视角，传统理论和创新思维等各个层面，包括电子文件管理的理论与技术方法，档案学科的历史与发展，档案教育，档案立法，档案馆的社会作用，档案信息利用，档案与质量管理、档案术语等，体现了档案学研究领域的扩展和研究水平的提高。
面对挑战，明确定位。各种形式的专业研讨表明，档案专家、学者和实际工作者对由于技术进步和社会发展带来的严峻挑战已经十分敏感，应战的姿态非常明确，思路日益清晰。几乎在每一个议题的讨论中人们都在关注已经发生和正在发生的变化，并据此调整自身的定位和对策。许多报告人不约而同地探讨当今时代档案工作者的职责和社会形象，主张以拓展的职能、开放的工作方式、先进的技术手段塑造档案事业的今天和未来。
视角开阔，新论层出。本届大会的研讨中，一些新鲜主题、新鲜观点格外引人注目。如从不同角度研究“档案在休闲社会中作用”显然比第九届国际档案大会提出的“学术利用”、“实际利用”、“普遍利用”具有更大的社会意义；探讨档案和档案服务的“市场化”(marketing)，对一些档案管理活动实行“商业运作”问题在国际档案大会上似乎也是史无前例；不仅阐述文件、档案在运用ISO9000系列标准实行质量管理(TQM)领域中所起的作用，而且探索对档案馆工作实行质量管理的方法和程序引起了与会者很大的兴趣。在大会报告中辅助使用录像放映、多媒体演示投影等手段也使学术探讨更有新意，效果更好。
档案原则，倍受关注。当技术改变了档案工作的方法和流程时，不少档案工作者把注意力集中到技术对策上，本届大会研讨中许多专家却再三强调档案原理、原则、方法的生命力和重要性。无论是讨论电子文件的管理问题，还是档案立法、档案教育问题，最终的落脚点大多定位在档案理论原则上。专家们认为，技术的进步使档案理论得到修正和发展，但无论任何时候技术都不能取代专业理论。尤其是在复杂的技术环境中，坚持档案理论、原则和职业精神对于保留完整真实的历史记忆更加重要。
学术氛围，成果丰硕。历时六天的大会洋溢着浓厚的学术气息。本届大会使与会者感到十分遗憾的是没有得到会议报告原文，这种获取专业资料的愿望可以在大会期间的展览会中得到一些弥补。来自各个国家和地区的档案机构，国际文件管理基金会(IRMT)、国际文件管理协会(ARMA)等相关组织的展台中陈列的大部分是专业出版物，以其题目之新、内容之丰富、成果之系列化而引人驻足，充分显示了近年来各国档案学术研究的长足进展。荷兰阿姆斯特丹大学档案学院的三位学者发起编辑的名为《档案学》的专业期刊，定位于国际性和学术性，包括不少国际档案界知名学者的编辑部首次会议也在大会期间召开。会内会外的成果展示、学术交流使与会者获得大量的学术信息，昭示着档案学科正在日益走向成熟和丰满。
三次全体报告会是本届大会的重头戏，报告会的议题成为大会的三条学术主线。来自15个国家16位发言人围绕三大议题阐述了有关学术思想，其中许多观点颇有见地，发人思考。
第一主题：全球范围内电子文件的管理及利用
来自西班牙、美国、南非、意大利和加拿大的5位专家和学者论述了信息社会中电子文件管理和利用的思路及对策，其主要观点可以归结为如下方面：
1.电子文件的保管目标。档案工作者的主要职责是保证电子文件的真实、可靠、可利用、可存取和可理解，为此，可以建立文件内容、背景信息、结构信息、外形特征信息的组合保管模式。
2.电子文件的鉴定。可采用职能分析的方法，即根据文件形成机构的职能及活动过程来判断电子文件的价值。电子文件的鉴定工作应从其生命起始阶段开始，将鉴定方案嵌入电子文件管理系统之中。档案工作者应通过鉴定工作参与对文件、档案管理的智能控制。
3.电子文件的保护。电子文件的保护概念应从保护载体转向其内容，从保护文件的次序转向保护文件的完整性、可存取性和可理解性。目前电子文件信息的保护有五种方法，即保护形成和存储文件的原始技术；在新平台上仿真原始技术；用迁移技术将电子文件转换到新系统之中；将文件转换为最新格式；将文件转换为标准格式。这五种方法各有利弊。电子文件保护的成功与否不仅要看在既定物质技术条件下文件是否真实，同时还要看其能否以内容的可理解性和可存取性继续为其形成的活动提供真实凭证。
4.电子文件的利用。电子文件的利用目前有多种方法，如载体复本利用、网络传输、在线利用等。电子文件的检索中，利用接口需与著录相一致。要建立利用者满意的档案信息服务系统，采用恰当的方法创造用户可接纳的界面，电子文件的长久利用离不开对文件的整理与著录，而整理与著录必须尊重来源原则，实现电子文件内容、结构和背景信息的连结。
5.档案工作者在电子文件管理中的角色。电子文件的管理和利用是各国档案工作者共同面对的难题，档案工作者应该意识到因此而带来的职责、任务、技术、方法方面的变化，从被动走向主动，从文件管理的末端走向前端，参与文件的形成并介入文件运动的全过程。从电子文件的管理的需求和目标出发选择相应的技术，而不要单纯依赖某种技术解决管理问题，甚至被技术所误导。档案工作者还应从独自工作转而成为文件形成者、利用者及管理者的合作伙伴。
第二主题：档案学科的发展
来自德国、瑞士、中国、巴西、奥地利和西班牙的6位专家和学者从历史、教育、法律等角度阐述了他们对档案学科发展历史和未来走向的看法，其论点主要集中在如下方面：
1.档案学科的发展历史和趋势。档案学科随时代的进步而发展丰富，无论是在欧美还是在亚洲，档案学都有悠久的历史，并在现代得到了极大的丰富和发展，档案学各分支学科之间相互影响，档案学已经成为一门独立的学科。目前，档案学研究的开放性更加明显和突出，跨学科方法论为档案学科的独立发展提供了坚实的基础。
2.档案学的研究方法。档案学科发展史证明，相关学科方法的借鉴和引用对于自身发展具有重要的作用：16世纪法学方法帮助人们从法律凭证角度认识了档案的功能；18世纪古文书学方法帮助人们从事实记录角度认识了档案的功能；19世纪历史学方法帮助人们从原始史料角度认识了档案的功能；20世纪社会学方法帮助人们从人类记忆角度认识了档案的功能，信息学的方法又帮助人们从信息资源角度认识了档案的功能。在档案学研究呈现多样化趋势的今天，借鉴社会学的方法有助于分析不同地域的不同档案管理模式，总结适用于不同历史文化背景的档案实践、理论和方法。不同国家对档案和档案学有不同的定义，并对档案学的学科性质有不同的科学界定和解释。档案管理普遍规律的研究要以多样性和差异性为基础，以适用于更为广泛的档案文化背景。
3.档案教育。档案教育是满足社会需求的一种社会服务。由于社会需求具有多样性、动态性、具体性等特点，目前在大学档案教育和职业档案教育的策略和内容上还没有形成普遍认可的模式。档案教育应着眼于方法论，重点培养学生胜任专业工作的能力，帮助学生学会运用知识和传播知识，学会利用原有的知识和经验形成新的研究成果，掌握分析和解决复杂问题的基本方法。要应变社会发展与变化对档案工作带来的挑战，要对付层出不穷的新问题，要解决各种未知的具体难题，档案界就应倡导档案学术研究，发展档案教育，以促进新思想、新观念和新方法的传播。
4.数字化时代的档案工作。数字化时代出现了新的领域，产生了新的档案类型，同时也给档案工作者带来了新的任务。数字技术的广泛应用，使文件、档案管理与信息管理逐渐融为一体，使档案馆与图书馆、博物馆合作并成为社会公共文化服务和信息服务的有机组成部分。档案馆的服务范围不断扩展：从封闭的机要服务转向开放服务；从为单纯国家机构服务扩展到为全社会服务；从单纯为政府官员服务扩展到为广大民众服务。档案工作者将面对新领域产生的新型档案的挑战，如地理信息系统、科学数据库系统、远程医疗系统、办公自动化系统下的档案管理以及大量声像档案的管理。这些新型文件的管理将越来越多地由计算机应用程序协助完成，为了保证这些档案的真实与完整，档案工作者必须积极参与管理系统的创建和应用程序的设计。
5.档案法规。档案具有法律功能和信息功能，应对这两种功能加以区分，并构建一个被有关法律所接受的档案分类体系，界定诸如公共文件与私人文件、纸质文件与电子文件等不同种类的文件。这样做可以借助法律来规范各种档案管理规则，还为比较分析各种不同的档案法律提供了框架。许多国家的档案法规还反映了各种不同地域和不同文化背景下的档案概念差异。各国宪法大多规定档案是必须保管的历史遗产，利用档案是公民应享有的权力。档案在法律中的地位及其作为法律工具的状况反映了各国对保障档案交流作出的努力，也反映了各国信息利用的人权状况。档案是维系各民族文化的重要纽带。
第三主题：档案馆在休闲社会中的作用
来自哥斯达黎加、荷兰、塞内加尔、新加坡、俄罗斯的5位专家和学者交流了其所在档案机构在休闲社会中如何发挥作用的体会和成功经验，主要论点有：
1.休闲社会中档案馆的角色。休闲意味着人们将有充裕的时间去了解未知世界，它为档案馆提供了新的资源需求，档案馆可以借助网络和其他信息技术满足种种休闲需要。科技进步和社会发展开辟了新的休闲娱乐空间和方式，档案馆应该了解休闲活动的类型及其所处社会的类型，从而进行有针对性的服务。面对休闲社会扩大了的利用需求，档案馆既要保障利用者享有平等利用开放档案信息的权力，又要保证公民的个人权益不受侵害，保护其个人隐私和秘密。
2.休闲社会中用户服务的市场化。档案馆也要接受市场的检验，一些档案工作也可能实行商业运作，目前还有许多方面的限制。用户服务的市场化意味着通过服务达到用户的期望，主要目标是使档案利用者满意。休闲社会中档案馆应使那些需要档案和档案服务的人充分受益，为此档案工作者应该明确谁是用户，用户需要什么，谁将是高效率检索及其服务的获益者。
3.休闲社会中用户的培训。休闲社会中档案馆应主动上门服务，用户培训就是其中较为有效的一种主动服务方式。档案馆应了解其主要用户类型、用户研究的主题、馆藏文献资源的质量、用户研究所需设施和所期待的服务质量以及信息传播过程中新技术的作用和利用条约等，为档案利用者提供有关信息，为相关的研究者介绍馆藏，开展利用培训。
4.休闲社会中档案馆的形象。休闲社会中档案馆不再身居幕后，孤军作战，而是走进社会成为公民生活的需要。档案馆应利用信息技术，扩展服务范围和服务方式，定位于信息管理的前沿。档案馆应与图书馆、博物馆及其它领域合作共同开发信息资源以满足用户的需求，共同提高这些部门的整体社会形象和社会地位。
5.休闲社会中档案馆的服务对策。休闲社会中，档案馆的服务重心应当是当地的公民。档案馆的职责是挑选那些记录公民日常生活的文件，将它们保存下来，通过著录和管理将其提供利用。在休闲社会里，档案馆应遵循三条原则，即档案将对所有人开放；档案馆的服务质量高底取决于档案的利用人次多少；档案馆在信息社会中的角色和任务应更为宽广。为了实现上述目标，档案馆将采取多种形式、多种措施提供多层次的社会化服务，如有偿服务或无偿服务；与图书馆和博物馆联机检索；与国家和地方的其他档案馆结成合作伙伴；参与编写教材，辅助学校教育及其课堂教学；辅助历史研究及其他专题学术讨论；举办各种主题、各种形式的展览；与出版界合作编纂出版档案文献等。合作对策是档案服务取得成功的关键所在。合作意味着互补而非矛盾，强调的是共性而非差异，是质量而非数量，是多种思路而非思路唯一或分歧，是使用户满意的网络化服务而非孤立的和各自为政的重复服务。合作将充分利用现存的资源，在资金、人才、网络技术和用户满意服务等方面实现资源共享，充分发挥各合作伙伴的优势实现互利互惠，获取更多的机会，取得更大的成功。