数字化时代下现代办公室管理创新途径研究
——评《现代办公室管理》
林 玲
办公室状态与人类大脑状态相似，是一个集成管理组织，负责管理整个组织的安全性和稳定性。因此，办公室直接影响整个组织的正常运作。办公室管理的强化就意味着组织综合能力的提升，所以办公室管理的改革和创新至关重要。在这一背景下，《现代办公室管理》应运而生。书中提出在政党、政府、军事组织、公司、机构和民间组织中，办公室人员至关重要。但是，不同时期和社交发展环境对办公室组织及其员工有不同的设置，功能和基本要求。在当今时代，组织和管理的现代化和科学化变得越来越复杂，办公室及其人员的工作也变得越来越复杂。《现代办公室管理》一书结合了作者多年的教育、研究和实践经验，并利用许多前人的相关科研成果，提供了当前科学管理工作的全景。他提出办公室管理是科学。其理论基础是基于管理科学、行为科学、科学社会学、系统控制论信息理论以及相关科学和技术等基础科学。办公室工作实践与科学理论和原则密不可分。在此书中，作者结合相关案例，为办公室工作计划，绩效，日程安排，办公室调查和分析，办公室内部沟通和外部接待提供了更全面和更系统的解释。
现如今，数字化在互联网普及和互联网技术发展的帮助下，在各个行业都可以见到它的身影。传统的信息处理方法已经不适应现代经济和社会发展。根据当前的经济社会发展需求应该做出相应的改变。《现代办公室管理》中提到的网络计划技术法，也是比较新颖的现代技术。现代数字办公室使用计算机技术和最新信息技术自动处理办公业务流程，并将许多手动办公操作结合到计算机操作中，以实现高效和快速的目标，这其实就是办公室管理在顺应时代发展潮流的又一创新。数字办公室的出现，从过去的手工办公模式转变为计算机化，可以有效加强公司和机构的内部管理，并为领导决策提供基础参考。
参考郑陆的动物训练模型[6] ，运动组动物均进行一次性力竭离心运动(持续下坡跑)，依次进行第I级负荷(0°，8.2m/min)15min(相当于53%VO2max)、第II级负荷(-5°，15m/min)15min(相当于64%VO2max)、第III级负荷(-10°，19.3m/min)(相当于76%VO2max)直至力竭。力竭标准为长时间运动后，大鼠趴伏于跑台上，在驱赶下也不能进行移动。
通过协调组织“三大活动”，真正做到了理论学习与技术学习“两不误”。2017年夏季，先后与天津商业大学、河北工业大学合作，邀请专家教授对社区矫正工作人员开展专门心理干预、心理健康、罪犯心理等方面的脱产培训教育200余课时，知识储备、队伍素质、能力水平均得到了进一步提升。2017年11月，特邀江苏大学应用心理学研究所所长进行授课，讲述绘画投射技术在社区矫正中的作用及筛查后的应对措施，讲解利用测评结果解决心理问题的技巧以及社区矫正工作人员在日常工作中的应对措施。2017年12月，邀请心理咨询机构老师讲解如何利用心理沙盘走进社区服刑人员的内心世界以及如何在日常监管工作中运用咨询结果。
创新是激励公司的基础。在中国的一些中小企业中，办公室员工过于顺从领导的安排，当然领导者也常常忽视其他下属的看法。这导致了办公室的处理效果很低并且缺乏主动性和远见，工作模式一直都是按照传统方法进行，缺乏创新性。《现代办公室管理》书中认为传统的办公管理理念和管理模式已不能满足现代企业发展的需要。为了确保公司每天都在取得进步，办公室工作需要对未来有一定的期望。因此，现代企业办公室工作需要适应时代，不断实施方法创新和机制创新。
随着时代的发展，数字化也越来越盛行，将其运用与办公室管理也越来越普遍。对于数字化时代下现代办公室管理创新途径，本文将介绍到J2EE技术以及Oracle数据库。这是一种新的软件开发架构技术，J2EE与传统的软件开发技术不同，在现在的办公室管理应用中还不是很常见，但由于它们的实用性，将来在办公室中普遍运用是个必然趋势。J2EE技术基于组件技术，更加注重软件跨平台功能，更具可移植性和可重用性。Oracle数据库可以容纳大规模数据存储应用程序，由于其具有强大的可移植性、兼容性、良好的连接性和出色的开放性等特性被普遍应用于现在的企业中，是一个企业级的生产率较高的大中型数据库。通过采用标准的SQL语言，可以实现管理中数据的轻松管理，非常适合Java技术。此外，该项目的基础数据导入非常方便，直接导入系统后便可以使用。系统可以导入和导出大量数据，方便管理员管理。该系统也会给办公人员提供各种针对办公业务实际情况的帮助文档，使得操作更加便捷。在办公室使用该系统之后，便可以实现无纸化处理大量文件。这有效地提高了工作效率并显着降低了工作成本。
总体而言，由于经济发展和科学技术的进步，办公室的核心作用日益明显。 因此，积极探索办公室管理的有效途径，不断完善自身管理体制，创新工作模式，以及先进的科学技术，是加强团队建设和办公效率的重要途径。这样才能提高整体的工作效率，就像《现代办公室管理》书中所说，不管哪个组织，办公室人员都至关重要。
（作者单位：塔里木大学）
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