摘要：文书档案管理工作质量直接关系到档案管理质量和完整性,为了有效提升档案管理的有效性,充分发挥档案管理的积极作用,需要采取必要措施提高文书档案管理水平。因此,本文在对文书档案管理中现存的一系列问题进行深入探究的基础上,提出相应解决策略,以有效促进档案文书管理工作质量进一步提升。
关键词：文书档案管理;问题;解决策略;
1文书档案管理的意义
1.1促进企事业单位发展
文书档案管理是企事业单位内部管理的重要组成部分,对企事业的发展有着重要影响。文书档案管理是将企事业重要资料整合在一起,有利于促进企事业发展,实现企事业单位发展目标。在企事业单位发展过程中,档案管理人员通过文书档案管理,找出对企事业发展有用的资料,可以为领导决策提供资料支持。
1.2提升企业综合竞争力
文书档案管理是企事业工作过程的重要环节,尤其对企业综合竞争力有着重要影响。文书档案管理,可以提升企业综合竞争力,有助于企业获取市场竞争优势。一方面,档案管理人员通过文书档案管理,可以提取出有价值的信息,有助于企业领导做出精准决策。另一方面,文书档案中的失败经历、错误案例,可以为企业提供经验借鉴,能减少企业决策失误,有利于企业选择正确市场方向。
1.3提高内部员工工作效率
文书档案管理是一项重要的资料管理工作,对企事业内部员工效率有着重要影响。一个员工工作效率非常高的企事业单位,一定是一个文书档案管理水平非常高的单位。文书档案管理工作,对企事业内部员工工作具有指导意义,它既可以指导员工总结工作经验,又可以指导员工调整工作内容,有利于员工更好地为单位服务。档案管理人员通过文书档案管理工作,可以为企事业内部员工指明工作方向,有助员工更快更好地完成工作任务。
2文书档案管理中存在的问题
2.1文书和档案工作缺乏有效衔接。
由于目前我国缺乏完善的文书档案管理制度和机制,导致实际文书工作和档案工作之间的衔接存在一定问题,进而造成文书档案管理工作不够规范和科学,影响文书档案管理水平的进一步提升。文书和档案工作两者具有一定差异性,但是连接密切,要有序开展文书档案管理各方面工作,就要理顺文书工作和档案工作两者之间的具体关系,在此基础上保证文书档案管理能够顺畅进行,并提升工作质量。
2.2不重视文书档案管理工作。
在市场经济快速发展中,文书档案管理的作用日渐凸显,需要重视该工作。但是我国各行各业在实际运行管理中,管理层不重视文书档案管理,并且对于该工作缺乏深刻认识与仔细调查,造成文书档案管理工作缺乏正确指导,存在诸多不规范行为。同时,由于文书档案管理不受企事业单位领导重视,所以企事业单位在开展文书档案管理工作的时候缺乏科学的流程和计划,严重浪费人力、财力和物力。
2.3文书档案管理手段落后。
目前在文书档案管理过程中,管理人员管理手段过于落后,缺乏科学性的管理方式,直接导致管理效率低下,难以有效提升管理水平。另外,一些文书档案管理人员缺乏专业知识,难以系统化地对各方面文件进行管理,导致内部系统较为混乱,影响文书档案管理水平。
2.4文书档案管理培训工作有待加强。
企事业单位现有的文书档案管理人员良莠不齐,随着企事业单位的发展,需要做好管理人员的培训工作,以有效提升其专业知识和技能,促使文书档案管理质量提升。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆而目前企事业单位对于文书档案管理的培训工作缺乏系统性和相关制度,难以及时更新工作人员的工作思维与方式,影响文书档案管理效率。
3文书档案管理的解决策略
3.1提高对文书档案管理工作的重视程度
企事业单位应加强对文书档案管理工作的重视程度,认识文书档案管理重要性,发挥文书档案管理价值。第一,企事业单位领导需要转变自身意识,深度理解文书档案管理工作,研究文书档案管理工作和企事业发展之间的联系。同时企事业单位领导应该举办宣传大会,宣传文书档案管理工作重要性,树立员工文书档案管理意识。企事业单位应鼓励员工研究文书档案管理工作,利用经济扶持,提高员工参与积极性。企事业可以设立奖励机制,对积极参与的员工进行奖励,维持其工作热情。第二,员工应革新传统观念,主动参与文书档案管理工作,协助档案管理人员完成工作,提高企事业内部运行效率。档案管理人员应遵循企事业内部制度以及相关档案管理法规,主动完成工作任务,并及时向领导反映工作情况,使领导增加支持力度,保证文书档案管理工作的质量。
3.2加强档案管理人员队伍建设
企事业单位应加强档案管理人员队伍建设,提高档案管理人员的综合素质和工作能力。第一,做好招聘工作。企事业应根据文书档案管理工作实际需求制定招聘指标,并严格按照招聘指标招聘,确保招收的应聘者素质和能力符合要求。在招聘时,企事业单位需要通过技术考核、能力考核、素养考核等多种考核,检测应聘者实际能力和水平,选择能力最佳、水平最高的应聘者。对于文书档案管理经验丰富的应聘者,单位可以优先招收,避免人才流失。第二,做好培训工作。企事业单位应开展多样化培训活动,通过丰富的培训内容,增加档案管理人员知识储备,提高其工作水平,使其可以顺利完成文书档案管理工作。
3.3改良文书档案管理方式
企事业单位应改良文书档案管理方式,通过现代文书档案管理,实现文书档案管理信息化发展。第一,培养档案管理人员信息化管理意识。企事业单位需要做好信息化管理意识培养工作,帮助档案管理人员树立信息化管理意识,促使其利用信息设备完成工作任务。企事业单位可以制定管理制度,强制要求档案管理人员利用信息技术,提高文书档案管理信息化程度。企事业单位应监督文书档案管理过程,提升信息设备利用率,提高文书档案管理水平。第二,加强资金投入。企事业单位应在文书档案管理方面增加资金投入,购买高质量设备,满足档案管理人员工作需求,提高其工作效率。同时企事业需要定期维修设备,及时更换新设备,为档案管理人员提供良好的工作环境。对于积极使用信息设备的工作人员,企事业可以给予适当奖励,提升其工作积极性。
3.4做好文书工作和档案管理工作的衔接
企事业单位应做好文书工作和档案管理工作的衔接,提高文书工作和文书档案管理工作质量。第一,建立沟通机制。企事业单位需要构建一条流畅的沟通渠道,让档案管理部门和其他部门直接沟通,让文书采集更加顺利,提高文书采集速度。档案管理部门可以提醒其他部门,让其做好准备,从而提升文书采集效率,更好地完成文书档案管理工作。第二,制定文书规范。文书质量决定档案管理质量。企事业单位需要制定文书规范,保证文书质量,从而提升文书档案管理质量。单位可以设置统一的纸张、文字颜色、文体格式,禁止使用复印纸、铅笔等书写工具。档案管理人员在收集材料时,应当拒收非统一格式的文书,确保文书档案统一性,使文书档案管理工作变得更加简单、轻松。
4结语
文书档案管理工作是企事业单位可持续发展的重要前提,相关的领导和工作人员要充分认识到这项工作的重要性,积极创新改革工作方式,引入信息化的管理方式,提高机关文书档案管理工作的质量,切实做好档案管理工作。
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[3]孙晓.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].机电兵船档案,2016(4):20.
论文作者:刘厚丽,章茜
论文发表刊物:《基层建设》2019年第19期
论文发表时间:2019/9/21
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